Timebutler: Datenschutz, Datensicherheit & HR-Grundlagen

1. DSGVO & Daten-Hosting (laut Timebutler)

Daten-Hosting

Timebutler wird in einem sicheren, leistungsstarken Rechenzentrum bei Frankfurt am Main betrieben. Laut Timebutlers eigener Kommunikation bleiben die Daten jederzeit im Rechtsraum der EU-Datenschutz-Grundverordnung.

Datensicherung

Überwachte und vollautomatische Datensicherung wird von Timebutler als Schutz gegen Datenverlust beschrieben.

Datenverarbeitung

Timebutler gibt an, dass die Daten in Übereinstimmung mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung verarbeitet werden und dass Kund:innen jederzeit die volle Kontrolle über ihre Daten behalten - einschließlich Einsicht und Bearbeitung.

Weitergabe an Dritte

Timebutler gibt an, dass Kundendaten niemals an Dritte weitergegeben werden.

Zugriffsrechte

Vertrauliche Informationen (z. B. Gehälter, Boni, Verträge) werden laut Timebutler sicher und getrennt von anderen Datensätzen gespeichert, mit individuell definierten Zugriffsrechten pro Rolle.

2. Konformität mit deutschem Arbeitsrecht (laut Timebutler)

Timebutlers Marketing beschreibt das Produkt als Unterstützung für Organisationen bei der Einhaltung deutscher Arbeitsgesetze. Konkrete Aussagen von Timebutler:

• Höchstarbeitszeiten und Pflichtpausen können nach Land und Altersgruppe gesetzt werden
• Unternehmensspezifische Arbeitszeit- und Pausenregeln können zusätzlich zu diesen Standards definiert werden
• Die DE-Seite von Timebutler verweist explizit auf die Anforderungen des Bundesarbeitsgerichts und die Pflicht zur digitalen Erfassung der Arbeitszeit
• Eine verlässliche Zeiterfassung wird so beschrieben, dass sie Organisationen hilft, bei Arbeitsstunden, Pausen, Fehlzeiten und Abwesenheiten „auf der sicheren Seite" zu sein

Hinweis: Timebutlers Seiten zitieren keine spezifischen Aktenzeichen, Gesetzesparagrafen oder Aufbewahrungsfristen-Zahlen - die Konformität mit deutschem Arbeitsrecht wird allgemein beschrieben.

3. Digitale Personalakte

Das Personalakten-Modul ist der zentrale Mitarbeiter-Datenspeicher innerhalb von Timebutler - es liegt neben den Abwesenheits- und Zeiterfassungs-Oberflächen in einer Anwendung.

Was anpassbar ist

• Eigene Felder: Organisationen entscheiden, welche Mitarbeiterdaten gespeichert werden. Standardfelder (Stammdaten) plus individuelle Ergänzungen (Gehalt, Boni, individuelle Vereinbarungen). Felder können je nach Bedarf hinzugefügt, geändert oder umstrukturiert werden.
• Speicherung von Gehalt und Boni: Gehälter, variable Vergütung und Bonus-Zahlungen können in Echtzeit gespeichert und abgerufen werden. Sensible Daten werden getrennt von anderen Datensätzen gehalten, mit Zugriffsrechten.

Import

• Massenimport: Mitarbeiterdaten können aus Excel-Tabellen oder anderen HR-Systemen hochgeladen werden. Kerninformationen (Name, Adresse, Gehalt, Urlaubsansprüche) werden automatisch in die jeweilige digitale Akte übertragen. Nicht passende Daten werden zur schnellen Anpassung markiert.

Multi-Währungs-Unterstützung

• Bis zu 32 Währungen unterstützt.
• Tägliche Kurs-Updates pro Währung.
• Ermöglicht genaue Vergütung für Mitarbeitende in verschiedenen Ländern.

Zugriffsrechte

• Anpassbare Anzeige- und Bearbeitungsrechte.
• Kund:in legt fest, wer Mitarbeiterinformationen einsehen, abrufen oder ändern darf.
• Sensible Daten (Gehälter, Boni, Verträge) werden laut Timebutler datenschutzkonform behandelt.

Suche und Filter

• Intelligente Filter für schnellen Zugriff auf Mitarbeiterdaten.
• Gespeicherte Suchen: Wiederkehrende Anfragen können für späteren schnelleren Zugriff gespeichert werden.

4. Berichte & Auswertungen

Report Center

Filter-basierter Berichts-Builder. Berichte nach Abwesenheitsart konfigurieren (z. B. Krankmeldung, gesetzliche Feiertage, Dienstreisen), nach Tag, Monat oder Jahr anpassen und wählen, wie die Daten dargestellt werden. Enthält:

• Tägliche Arbeitszeit-Auslastungsberichte
• Datendiagramme pro Abteilung

Download Center

Export von Mitarbeiterdaten - einschließlich Abwesenheiten, Personalakten und Gehältern - in Formaten, die für die Übergabe an Lohnbuchhaltung und Steuer geeignet sind. Laut Timebutler: „sorgt für müheloses Compliance" bei der Steuer- und Lohnabrechnung.

Zugriff und historische Daten

• Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Mitarbeitende, Führungskräfte, HR und Leitung sehen nur, was für ihre Rolle relevant ist.
• Historische Daten werden sicher gespeichert und sind jederzeit für rückwirkende Berichte, interne Reviews, Lohnbuchhaltungs-Nachfragen oder Trend-Analysen zugänglich.

5. Anpassung & Einstellungen

Laut Timebutlers Funktionsseite Einstellungen & Konto bietet die Plattform:

• 40+ globale Einstellungen
• 30+ Einstellungen für Urlaubsplanung und Abwesenheitsmanagement
• 30+ Einstellungen für Zeiterfassung und das Zeiterfassungs-Terminal

Benannte Anpassungsfunktionen

• Corporate Design Manager: Firmenlogo und Markenfarben zur Timebutler-Oberfläche hinzufügen.
• Eigene Abwesenheitsarten: Mit Farben, Kürzeln, Freigabe-Einstellungen, Bearbeitungsrechten und Jahreslimits erstellen.
• Urlaubssperren („Urlaubsverbote und Warnungen"): Urlaubsanträge in geschäftigen Zeiträumen blockieren, für eine Abteilung/einen Standort/das gesamte Unternehmen.
• Eigene Felder mit mehreren Eingabe-Typen: Text, Datum, Ja/Nein und andere.
• Mehrstufige Freigabeprozesse: Anzahl der Vorgesetzten und deren Reihenfolge wählen.
• Eingabe- und Anzeigerechte pro Mitarbeitendem.
• Individuelle Abwesenheits- und Urlaubsregeln pro Mitarbeitendem oder pro Rolle.
• Individuelle Pausenregelungen pro Mitarbeitendem oder pro Rolle.
• Grenzen für Überstunden-Guthaben und Abwesenheiten.
• Vorgesetzten-Zuordnung: Mitarbeitende ihren Vorgesetzten zuweisen.
• Nutzergruppen: Gruppen anlegen und bearbeiten, um Abwesenheiten pro Team zu verfolgen.

6. Kontolebenszyklus

• Kostenlose Testphase: 6 Wochen voller Zugriff. Keine Verpflichtungen. Am Ende der Testphase ist keine Kündigung erforderlich; während der Testphase fallen keine Kosten an.
• Umstellung auf kostenpflichtigen Tarif: Wenn das Unternehmen weitermachen möchte, bestellt es einfach ein Abonnement und kann nahtlos an die Testphase anknüpfen. Das Abo beginnt erst nach Ablauf der 6-wöchigen Testphase.
• Kündigung - SEPA-Lastschrift: Kann am Ende jeder Abrechnungsperiode gekündigt werden.
• Kündigung - andere Zahlungsmethoden (Vorausbezahl-Festlaufzeit-Pläne): Eine Kündigung muss vor Ende der Laufzeit erfolgen - sonst verlängert sich der Vertrag automatisch um die gleiche Dauer.