Timebutler: Urlaubsplanung, Abwesenheiten & Schichtplanung

1. Was der Online-Urlaubsplaner leistet

Timebutlers Online-Urlaubsplaner und Abwesenheitsmanagement-Modul deckt Urlaub, Krankmeldungen, Homeoffice, Sonderurlaub, Arzttermine und jede individuelle Abwesenheitsart ab, die die Organisation erfassen muss. Laut Timebutlers Marketing erhält jede:r Mitarbeitende ein aktuelles Urlaubskonto mit Arbeitstagen, genehmigten Urlaubsanträgen, Ansprüchen und vertragsbasierten Einstellungen - automatisch aktuell gehalten, sobald Anträge genehmigt werden.

2. Abwesenheitsarten - Anpassbar

Laut Timebutlers Funktionsseiten Einstellungen & Konto und Urlaubsplaner:

• Eigene Abwesenheitsarten können mit eigenen Farben, Kürzeln und Freigabe-Einstellungen erstellt werden.
• Beispiele, die Timebutler explizit nennt: Urlaub, Krankmeldung, Homeoffice, Dienstreisen, Arzttermine, Sonderurlaub.
• Jährliche Limits können pro Abwesenheitsart gesetzt werden.
• Bearbeitungs- und Anzeigerechte können pro Art konfiguriert werden.
• Eigene Felder können hinzugefügt werden, um die genau benötigten Informationen pro Abwesenheitsart zu erfassen - Eingabe-Typen umfassen Text, Datum, Ja/Nein und weitere.

3. Antrags- und Freigabeprozess

• Einreichung: Mitarbeitende stellen Anträge mit den relevanten Feldern. Der aktuelle Urlaubssaldo wird Mitarbeitenden vor der Einreichung in Echtzeit angezeigt.
• Mehrstufige Freigabeprozesse: Die Organisation wählt, wie viele Vorgesetzte einen Antrag genehmigen müssen, wer das ist und in welcher Reihenfolge.
• Freigabe per E-Mail: Führungskräfte können Urlaubsanträge direkt aus ihrem E-Mail-Postfach prüfen und genehmigen, mit Benachrichtigungen an die richtigen Personen.
• Dokumenten-Anforderung: Sensible Abwesenheitsarten können Dokumente erfordern (z. B. Krankschreibung) bevor die Freigabe erfolgt.
• Automatische Saldo-Aktualisierung: Sobald alle Freigaben vorliegen, aktualisiert sich der Urlaubssaldo automatisch.

4. Detailansicht pro Zeiteintrag

Laut der Funktionsseite zum Urlaubsplaner zeigt die Detailansicht jedes Zeiteintrags:

• Mitarbeiterdaten
• Start und Ende, Kalender- und Arbeitstage (automatisch berechnet)
• Status und eingegebener Kommentar
• Informationen zur Vertretung und deren Zusage
• Überschneidungen mit Einträgen von Kolleg:innen
• Zusammenfassungen des Urlaubskontos (bei Urlaubsanträgen)

Die Bearbeitungshistorie wird für jeden Eintrag aufgezeichnet - Mitarbeitende und Führungskräfte haben vollen Zugriff darauf, wer eingereicht, bearbeitet, abgelehnt oder genehmigt hat.

5. Urlaubssperren („Urlaubsverbote und Warnungen")

Das ist ein benanntes Timebutler-Feature: Urlaubssperren können Urlaubsanträge in kritischen Zeiträumen begrenzen - für eine bestimmte Abteilung, einen Standort oder das gesamte Unternehmen. Beantragt ein:e Mitarbeitende:r Urlaub in einem gesperrten Zeitraum, erhält sie/er eine Warnmeldung, den Antrag zu verschieben. Urlaubssperren können auch Warnungen anzeigen, um Unterbesetzung in Spitzenzeiten zu vermeiden, ohne Anträge vollständig zu blockieren.

6. Mehrfach- und wiederkehrende Einträge

• Zeiteinträge können für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig eingegeben werden.
• Urlaubsanträge für wiederkehrende Feiertage oder Abwesenheiten können einmal eingerichtet und wiederholt angewendet werden.

7. Urlaubssaldo & Übertrag

Laut der Preisseite und der Urlaubsplaner-Funktionsseite unterstützt der Urlaubsplaner:

• Aktueller Urlaubssaldo pro Mitarbeitendem, einschließlich verfügbarer Tage, ausstehender und genehmigter Anträge, Feiertage und vertragsspezifischer Ansprüche
• Automatischer Übertrag (Rollover) der Urlaubssalden
• Echtzeit-Sichtbarkeit für Mitarbeitende des tatsächlichen Urlaubssaldos

Spezifische Übertragsregeln (Obergrenzen, Fristen, Anspruchsaufbau) sind konfigurierbar, aber die genauen Richtlinien-Optionen werden auf den öffentlichen Marketing-Seiten von Timebutler nicht aufgezählt.

8. Kalender- & Listenansichten

• Kalenderansicht: Visuelle Übersicht der Urlaubs- und Abwesenheits­einträge, mit individuellen Filtern.
• Listenansicht: Dieselben Daten in tabellarischer Form für Führungskräfte beim Prüfen von Anträgen oder Updates.
• Farbcodierung: Abwesenheitsarten sind im Kalender farblich gekennzeichnet.

9. Schichtplanung

Für Organisationen, die im Schichtbetrieb arbeiten - Einzelhandel, Gastronomie, Gesundheitswesen, Industrie, Logistik - enthält Timebutler ein Schichtplanungs-Modul. Der Workflow ist: Anlegen → Zuweisen → Veröffentlichen.

Schicht anlegen

• Titel, Datum und Uhrzeit setzen (laut Schichtplanungs-Seite dauert das Anlegen einer Schicht unter 30 Sekunden).
• Optional Abteilung und Standort hinzufügen - Timebutler schlägt dann die am besten passenden Mitarbeitenden oben in der Auswahlliste vor.
• Entwürfe können jederzeit vor der Veröffentlichung aktualisiert oder entfernt werden.
• Vorherige Woche oder einzelne Tage kopieren und nur das anpassen, was sich geändert hat.

Mitarbeitende zuweisen

• Verfügbarkeits-Indikator zeigt, ob die/der Mitarbeitende an dem Tag frei ist - Urlaub gebucht, Krankmeldung oder bereits einer anderen Schicht zugewiesen.
• Mehrere Mitarbeitende können einer einzigen Schicht zugewiesen werden, jeweils mit eigenen Start- und Endzeiten.
• Teilschichten werden ohne Umwege sauber erfasst.
• Pausen innerhalb einer Schicht werden über geteilte Zeitblöcke abgebildet (z. B. 08:00-12:00 und 13:00-17:00).
• Nachtschichten, die über Mitternacht gehen, werden automatisch erkannt und über zwei Tage dargestellt.

Veröffentlichen

• Neue Schichtpläne sind standardmäßig nur für Führungskräfte sichtbar - Mitarbeitende sehen nichts bis zur Veröffentlichung.
• Ein Klick veröffentlicht die gesamte Woche.
• Für aktuelle und zukünftige Wochen können Schichten zurückgenommen und angepasst werden.
• Vergangene Wochen bleiben als Audit-Trail erhalten - wichtig für Dokumentation und Compliance.

Delegierte Planung

• Die Schichtplanung kann an Teamleitungen und Führungskräfte delegiert werden.
• Jede Führungskraft plant den eigenen Bereich - sie sieht und bearbeitet nur die Schichten im eigenen Verantwortungsbereich.
• Admins haben jederzeit den vollen Überblick über die gesamte Organisation.