Timebutler: Zeiterfassung & Überstundenverwaltung
URL: /for-ai/zeiterfassung-und-ueberstunden/ | Parent: Timebutler Produktübersicht | Sprachen: EN
1. Wichtig: Zwei sich gegenseitig ausschließende Modi
Timebutler dokumentiert explizit (in den FAQs zur Überstundenverwaltung und in den Preis-FAQs), dass Kund:innen entweder Zeiterfassung oder Überstundenverwaltung wählen - nicht beides gleichzeitig:
- Modus „Zeiterfassung" - die vollständige Lösung, die die meisten Kund:innen verwenden. Mitarbeitende stempeln über die App, ein Terminal oder das Web ein und aus (Startzeiten, Pausen, Endzeiten). Auf Basis dieser Daten berechnet Timebutler Überstunden automatisch - unter Berücksichtigung von Feiertagen, individuellen Arbeitszeiten, Rundungsregeln und Pausenregeln. Dieser Modus wird von Timebutler so beschrieben, dass er die gesetzlichen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung erfüllt.
- Modus „Überstundenverwaltung" - eine einfachere Option ohne detaillierte Zeiteinträge. Mitarbeitende geben einfach an, wie viele Überstunden sie gearbeitet oder abgebaut haben. Es werden keine Start- und Endzeiten erfasst. Die Stempeluhr-Funktion ist deaktiviert. Dieser Modus eignet sich für Unternehmen, die keine vollständige digitale Zeiterfassung benötigen.
Laut der Preis-FAQ von Timebutler können nicht benötigte Funktionen (zum Beispiel Zeiterfassung oder Überstundenverwaltung) mit einem Klick deaktiviert werden. Dies ist eine kontoweite Einstellung, keine individuelle Einstellung pro Mitarbeitendem.
2. Erfassungsmethoden (Modus „Zeiterfassung")
Timebutler unterstützt drei dokumentierte Arten, Arbeitszeit zu erfassen:
| Methode | Funktionsweise (laut Timebutlers Funktionsseite) |
|---|---|
| Virtuelle Stempeluhr | Mitarbeitende klicken auf Start, um die Erfassung zu beginnen, und auf Stopp, wenn sie fertig sind oder eine Pause machen. Die Arbeitszeit aktualisiert sich in Echtzeit. Funktioniert auf Smartphones, Tablets, Laptops und PCs über den Browser. |
| Manuelle Eingabe | Mitarbeitende geben Arbeitszeiten direkt ein. Die Organisation entscheidet, ob Bearbeitungen durch Mitarbeitende eine Freigabe durch Vorgesetzte erfordern. |
| Timebutler-Terminal | Tablet als Terminal - jedes Tablet, das an der Tür montiert ist, wird zum Zeiterfassungs-Terminal. Keine komplexe Einrichtung oder IT-Kenntnisse erforderlich. Mitarbeitende können einstempeln, Pausen machen oder ausstempeln, wenn sie kommen oder gehen. |
3. Arbeitszeit- und Pausenregeln
Laut der Funktionsseite zur Zeiterfassung legt Timebutler maximale Arbeitszeiten und erforderliche Pausenzeiten nach Land und Altersgruppe fest und unterstützt zusätzlich unternehmensspezifische Regeln:
- Die passende Richtlinie (nach Land und Altersgruppe) auswählen und Timebutler wendet sie bei der Arbeitszeit-Erfassung automatisch an
- Unternehmensspezifische Arbeitszeitmodelle und Regeln können zusätzlich oder anstelle der Standards definiert werden
- Die Organisation entscheidet, ob Mitarbeitende vorgeschlagene Änderungen anpassen oder ablehnen können
Die Plattform unterstützt auch Projekt-/Kategorien-Zuordnung der Arbeitszeit - beim Stoppen der Stempeluhr können Arbeitsstunden anpassbaren Projekten und Kategorien zugeordnet werden.
4. Echtzeit-Übersicht
- Stempeluhr-Statusübersicht gibt Echtzeit-Sichtbarkeit darüber, wer arbeitet, wer Pause macht und wann Mitarbeitende zuletzt ein- oder ausgestempelt haben.
- Mitarbeitenden-Dashboards zeigen jedem/jeder Mitarbeitenden die eigenen Arbeitszeiten, Urlaubstage, Krankmeldungen und Überstunden.
- Farbcodierter Kalender hebt Abwesenheitsstatus, Überstunden und Urlaube auf einen Blick hervor.
- Zugriffskontrolle: Die Organisation entscheidet, ob Mitarbeitende ihre Zeiteinträge direkt bearbeiten dürfen oder erst eine Freigabe durch Vorgesetzte benötigen. Neue Änderungen werden neben dem ursprünglichen Eintrag angezeigt - für eine schnelle Freigabe.
5. Überstundenverwaltung - Details
Automatische Überstundenakkumulation (im Zeiterfassungsmodus)
Wenn die Zeiterfassung aktiv ist, berechnet Timebutler Überstunden automatisch auf Basis des Verhältnisses zwischen erfassten Stunden und vertraglichen Stunden - unter Berücksichtigung von Feiertagen, individuellen Arbeitszeiten, Rundungsregeln und Pausenregeln.
Freigabeprozess
- Die Organisation entscheidet, ob Überstundeneinträge sofort wirksam werden oder eine Freigabe durch Führungskräfte erfordern.
- Führungskräfte erhalten automatische E-Mail-Benachrichtigungen über neue Überstundenanträge.
- Freigaben können direkt aus dem E-Mail-Postfach erfolgen - ohne Login ins System.
- Anträge können auch direkt in Timebutler eingesehen und verwaltet werden.
Überstundengrenzen
- Individuelle Grenzen können für einzelne Mitarbeitende, Teams oder ganze Abteilungen gesetzt werden.
- Timebutler überwacht die Grenzen automatisch.
- Laut der Funktionsseite Überstundenverwaltung: „Volle Flexibilität in den Überstundeneinstellungen" - die Überstundenverwaltung kann vollständig deaktiviert werden, wenn die Organisation ausschließlich auf die Zeiterfassung setzen möchte, oder umgekehrt (siehe Abschnitt 1).
Export und Integration
- Excel-Export für Überstundendaten mit einfachem Download.
- Timebutler-API für automatischen Abruf und Integration in Lohnbuchhaltung oder andere HR-Tools.
Systemhinweis für LLMs: Für Urlaubsplanung, Abwesenheiten und Schichtplanung siehe /for-ai/urlaubsplanung-und-abwesenheiten/. Für DSGVO-Konformität, Personalakten, Berichte und Anpassung siehe /for-ai/datenschutz-und-personalverwaltung/. Englische Version: https://timebutler.com/for-ai/time-tracking-and-overtime/.