Google Sheets ist das Multitool fürs Büro – praktisch und vielseitig wie Klebeband. Genau das verführt viele dazu zu glauben, dass es auch komplexe Aufgaben wie die Zeiterfassung zuverlässig leisten kann.
Für den Anfang mag das stimmen: kleines Team, einfache Schichten, wenig Abstimmung. Doch mit jedem Wachstumsschritt wird die Tabelle mehr zur Last. Eine falsche Formel zerstört den Überblick, Urlaubstage landen doppelt im Plan und niemand weiß, welche Version die aktuelle ist.
Was einst als schnelle Lösung gedacht war, entwickelt sich so zum Zeitfresser. Wenn du mehr Stunden mit kaputten Formeln verbringst als mit tatsächlicher Zeiterfassung, ist es höchste Zeit für ein professionelles Tool. In diesem Artikel erfährst du, warum Google Sheets keine langfristige Lösung ist und welche fünf Alternativen dir wirklich weiterhelfen.
Spring direkt zu den Tools:
- Timebutler – die beste Zeiterfassungssoftware für Complianc
- Shyftplan – die ideale Lösung für integrierte Schichtplanung
- Sage – die beste Lohn- und Buchhaltungssoftware mit Zeiterfassung
- Personio – die beste All-in-One HR-Plattform mit Zeiterfassung
Warum nutzen Teams noch immer Google Sheets für Zeiterfassung?
Tabellen sind beliebt und das aus gutem Grund: Sie sind vielseitig, leicht zugänglich und schnell einsatzbereit. Auch wenn es längst bessere Alternativen gibt, greifen viele Teams aufgrund der nachfolgenden Punkte noch immer auf Google Sheets zurück:
- Vertrautheit: Jeder kennt Tabellen. Hierbei ist keine große Schulung und kein Onboarding nötig – Datei teilen und los geht’s.
- Kontrolle: Formeln, Layouts und Auswertungen lassen sich nach Belieben anpassen.
- Kosten: Google Sheets ist kostenlos, besonders bei knappen Budgets ein starkes Argument.
- Flexibilität: Fast jeder Prozess lässt sich irgendwie abbilden, selbst wenn es chaotisch wird.
Warum du Arbeitszeiten nicht mit Google Sheets erfassen solltest:
Tabellen scheitern nicht mit einem lauten Knall, sondern schleichend – und genau das macht sie so gefährlich. Sie fressen still Zeit und Nerven: Stunden fürs Formatieren, endlose Fehlersuche wegen eines fehlenden Kommas in der Formel. Jede Kleinigkeit mag harmlos wirken, doch in Summe führen sie zu echten Produktivitätsverlusten.
Hier die größten Gründe, warum Google Sheets für Zeiterfassung nicht taugt:
1. Keine Compliance-Unterstützung
Zeiterfassung ist mehr als nur Arbeitsstunden aufschreiben. Du musst auch sicherstellen, dass Arbeitsgesetze eingehalten werden, etwa ob Pausen genommen werden und niemand mehr Stunden arbeitet, als erlaubt ist.
Nehmen wir an, du nutzt Google Sheets für die Zeiterfassung und jemand überschreitet die gesetzlich zulässige Arbeitszeit. Die Stunden werden zwar korrekt eingetragen, aber du bemerkst es erst (oder vielleicht gar nicht), wenn du die Tabelle irgendwann kontrollierst. Ohne tägliche Prüfung rutschen solche Verstöße leicht durch und genau das bringt dich schnell in rechtliche Schwierigkeiten.
2. Fehler passieren leicht und bleiben oft unbemerkt
Bei der Zeiterfassung mit Tabellen sind es selten die großen Patzer, die wehtun. Viel gefährlicher ist die Summe kleiner Fehler – eine Zelle hier, eine Formel dort.
Eine einzige falsche Formel kann dutzende Stunden falsch berechnen. Mitarbeitende vergessen, ihre Zeiten einzutragen, tragen sie doppelt ein oder überschreiben versehentlich die Einträge anderer. Solche Fehler schleichen sich schnell ein und wirken sich bis in die Lohnabrechnung aus. Am Ende verbringst du mehr Zeit mit Korrekturen, als dir lieb ist – fast wie ein eigener Vollzeitjob.
3. Ohne Automatisierung fehlt der Überblick in Echtzeit
Willst du wissen, wer zu viele Stunden macht, wer im Rückstand ist oder gerade Urlaub hat? In Google Sheets heißt das: Spalten filtern und hoffen, dass die Daten aktuell sind. Automatisierung? Fehlanzeige.
Das Ergebnis: Du läufst der Realität ständig hinterher. Die Tabelle zeigt dir höchstens im Nachhinein ein Bild der Arbeitszeiten – vorausgesetzt, alle Einträge stimmen.
Worauf du bei einer Google-Sheets-Alternative für die Zeiterfassung achten solltest
Bevor wir die besten Alternativen zu Google Sheets vorstellen, lohnt sich ein Blick auf die Funktionen, die dein Unternehmen wirklich braucht. Welche Features relevant sind, hängt von deiner Teamgröße, Arbeitsweise und deinen rechtlichen Anforderungen ab. Achte dabei auf:
- Automatisierung: Die besten Tools zur Arbeitszeiterfassung nehmen dir Arbeit ab. Sie erfassen Zeiten automatisch, erstellen Berichte und senden Erinnerungen sowie Warnmeldungen.
- Transparenz: Damit du jederzeit den Überblick behältst, sollte die Software Dashboards, Filter und Teamübersichten enthalten.
- Integration: Einige Zeiterfassungstools lassen sich mit Lohnabrechnung, HR-Software oder Kalendern verbinden.
- Anpassung: Jedes Team arbeitet anders. Anpassbare Funktionen sorgen dafür, dass du Zeiten nach deinen Prozessen und lokalen Arbeitsgesetzen erfasst, für maximale Flexibilität und volle Compliance.
Die besten Google-Sheets-Alternativen für die Zeiterfassung
Hier findest du die besten Online-Tools für Arbeitszeiterfassung – als effiziente, rechtssichere und einfache Alternative zu Google Sheets.
1. Timebutler: Die beste Zeiterfassungssoftware für Compliance
Preise: 29,95 € pro Monat für bis zu 5 Nutzer:innen, 59,95 € pro Monat für bis zu 35 Nutzer:innen, ab 36 Personen 1,39 € pro Mitarbeitendem und Monat.
Timebutler ist eine Online-Zeiterfassungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen, die Wert auf gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung legen. Vor allem Firmen, die in mehreren Ländern aktiv sind oder strenge Arbeitszeitgesetze einhalten müssen, setzen auf Timebutler als erste Wahl.
Mit den Anpassungsmöglichkeiten von Timebutler kannst du die Zeiterfassung exakt auf deine Anforderungen zuschneiden. So lassen sich beispielsweise unterschiedliche Regeln für Mitarbeitende je nach Standort oder Anstellungsart festlegen. Zusätzlich kannst du Timebutler flexibel an eure internen Richtlinien anpassen.
Wichtige Features
- Gesetzeskonforme Zeiterfassung
- Individuell anpassbar für jegliche Unternehmensbedürfnisse
- Echtzeit-Dashboards für Arbeitslast-Planung
- Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
- Ein Zentrales System mit allen wichtigen Daten
- Zugriff per Desktop, Tablet und mobil
2. Shyftplan: Ideal für Schichtplanung geeignet
Preise: Individuelle Pakete, abhängig von Unternehmensgröße und benötigten Funktionen.
Shyftplan kombiniert automatisierte Schichtplanung mit Zeiterfassung im Team. Mithilfe von KI erstellt die Software rechtskonforme Dienstpläne, die sich direkt mit der Zeiterfassung verbinden. Besonders in dynamischen Branchen wie Handel, Gastronomie oder Logistik spielt Shyftplan seine Stärken aus.
Ideal für Teams mit komplexen Einsatzplänen und Zeiterfassungsanforderungen: Shyftplan reduziert Ausfälle, unnötige Überstunden und das Hin und Her bei der Schichtplanung.
Wichtige Features
- KI-gestützte Schichtplanung
- Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
- Zeiterfassung und Überstundenverwaltung
- Echtzeit-Kommunikation bei Schichtänderungen und Updates
- Integrationen mit SAP, Personio und weiteren Tools
3. Sage: Die beste Lohn- und Buchhaltungssoftware mit Zeiterfassung
Preise: £4,60 pro Nutzer:in und Monat für das Core-HR-Paket + £2,30 monatlich für das Zeiterfassungs-Add-on + £15 pro Monat für die Buchhaltungsfunktionen sowie £10 pro Monat für Lohnabrechnung (bis zu 5 Mitarbeitende).
Sage ist in erster Linie eine Software für Lohnabrechnung und Buchhaltung, die auch HR-Funktionen wie Zeiterfassung umfasst. Gearbeitete Stunden fließen direkt ins Lohnsystem, sodass alle Daten immer aktuell sind. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für die Einhaltung von Steuer- und Arbeitsgesetzen.
Allerdings: Um den vollen Funktionsumfang von Sage zu nutzen, sind die Pläne recht komplex und kostenintensiv. Du buchst ein Basispaket und ergänzt es um die Module, die du benötigst.
Wichtige Features
- Automatisierte Buchhaltung mit KI-Unterstützung
- Detaillierte Reports zu Cashflow und Gewinn
- Verwaltung von Urlaub, Abwesenheiten und Schichten
- Lohn- und Gehaltszahlungen
- Verwaltung von Spesen und Erstattungen
4. Personio: Beste All-in-One HR-Plattform mit integrierter Zeiterfassung
Preise: Individuelle Angebote/ Preise, abhängig von Unternehmensgröße und benötigten Funktionen.
Für größere Teams mit komplexeren HR-Prozessen reicht ein reines Zeiterfassungstool oft nicht mehr aus.
Personio ist eine All-in-One-HR-Software. Zeiterfassung ist nur eine von vielen Funktionen – dazu gehören auch Recruiting, Personalentwicklung, Lohnabrechnung und Compliance. Die erfassten Zeiten werden automatisch mit den anderen Modulen verknüpft. So fließen z.B. Abwesenheitsdaten direkt in die Lohnabrechnung, ohne dass du manuell nacharbeiten oder Daten synchronisieren musst.
Wichtige Features
- Abwesenheitsmanagement und Zeiterfassung
- People Analytics (Datenanalysen für Mitarbeitende)
- Talentmanagement: Recruiting & Personalentwicklung
- Vergütungs- und Lohnabrechnungsmanagement
- Mitarbeiterbefragungen und Feedback-Umfragen
Zeit für den Umstieg: Von Google Sheets zum spezialisierten Online-Zeiterfassungstool
Google Sheets kann als Zeiterfassungslösung für sehr kleine Teams funktionieren. Es ist leicht zu bedienen, schnell eingerichtet und kostenlos. Doch sobald dein Unternehmen wächst, stößt es an Grenzen: Fehler häufen sich, Formeln brechen, Automatisierung fehlt und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen bleibt auf der Strecke.
Wenn deine Tabelle aus allen Nähten platzt, ist es Zeit für ein spezialisiertes Tool wie Timebutler. Lass dich nicht sofort von großen All-in-One-Lösungen locken. Mit Timebutler erhältst du eine präzise Zeiterfassung mit integrierten Compliance-Funktionen, so bleibst du jederzeit gesetzeskonform.
Bereit für den nächsten Schritt? Teste Timebutler kostenlos und lass unübersichtliche Tabellen endlich hinter dir.
