Die Deutsche Bahn wurde bereits 2009 zu einer Strafe von 1,1 Millionen Euro verurteilt, weil sie ohne rechtliche Grundlage sensible Mitarbeiterdaten wie Adressen und Bankverbindungen systematisch verarbeitet hatte. Ein extremes Beispiel, aber es macht deutlich, wie hoch die Risiken sind, wenn Unternehmen beim Umgang mit Personalakten die Datenschutzvorgaben missachten.
Und die Bahn ist kein Einzelfall: Auch viele andere Firmen haben bereits Bußgelder zahlen müssen. Mal waren es „nur“ kleinere Summen, doch auch diese können empfindlich sein und schnell zum Risiko für Image und Finanzen werden.
Die gute Nachricht: Compliance muss nicht kompliziert sein. In diesem Artikel erklären wir dir, wie du gesetzliche Vorgaben einhältst, Mitarbeiterdaten DSGVO-konform schützt und deine digitalen Personalakten effizient strukturierst. Wir zeigen dir außerdem ein Tool, das dir viel Arbeit abnimmt und deine HR-Prozesse verschlankt und automatisiert.
Was ist eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte ist eine sichere und übersichtliche Möglichkeit, Mitarbeiterdokumente und -informationen zu verwalten. Sie enthält alles: von Arbeitsverträgen über Leistungsbeurteilungen bis hin zu Urlaubs- und Krankmeldungen. Im Grunde ist sie die moderne, elektronische Personalakte, also die Weiterentwicklung der klassischen Papierakte.
Welche Dokumente gehören in eine digitale Personalakte in Deutschland?
Welche Unterlagen verpflichtend aufzubewahren sind, hängt vom jeweiligen Land ab. Wenn du nach deutschem Recht arbeitest, solltest du insbesondere folgende Dokumente in der Personalakte speichern:
- Stammdaten der Mitarbeitenden (Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten)
- Arbeitsvertrag und alle Nachträge/Änderungen
- Gehaltsabrechnungen
- Urlaubs- und Krankheitszeiten
- Leistungsbeurteilungen
- Schulungen und Zertifikate
- Abmahnungen und Disziplinarvermerke
Rechtliche Hinweise:
Weitere Details findest du in der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie im Bundesdatenschutzgesetz, §26.
Wie lange müssen digitale Personalakten in Deutschland aufbewahrt werden?
Die Dauer der Aufbewahrung hängt davon ab, welche Informationen enthalten sind. Laut Handelsgesetzbuch (HGB) §257 müssen Lohn- und Handelsunterlagen zehn Jahre aufbewahrt werden. Arbeitsverträge, Stundenzettel oder ähnliche HR-Dokumente unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.
[Hinweis: Alle Angaben sind ohne Gewähr. Rechtliche Vorgaben können sich ändern und sollten regelmäßig geprüft werden.]
Welche Dokumente gehören in eine digitale Personalakte in den USA?
Wenn dein Unternehmen nach US-Recht arbeitet, sollten insbesondere diese Unterlagen in der Personalakte gespeichert werden:
- Bewerbung/ Lebenslauf
- Unterzeichneter Arbeitsvertrag oder Offer Letter
- Formular I-9
- W-4 Steuerformular
- Leistungsbeurteilungen
- Disziplinarunterlagen
- Vergütungs- und Gehaltsübersicht
- Kündigungsunterlagen
Rechtliche Hinweise:
Weitere Details findest du in den Aufbewahrungs- und Speicherfristen des US Citizenship and Immigration Service, in der IRS Publication 15 sowie in 29 CFR Part 1602.
Wie lange müssen digitale Personalakten in den USA aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfristen für Personaldaten sind im US-Recht klar geregelt:
- Formular I-9: drei Jahre nach Einstellung oder ein Jahr nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses – je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt.
- Lohn- und Gehaltsunterlagen: mindestens drei Jahre.
- W-4-Formulare: mindestens vier Jahre, nachdem die Steuer gezahlt wurde oder fällig war – je nachdem, was später eintritt.
- Unternehmen mit mehr als 15 Mitarbeitenden: alle Unterlagen zu Einstellung, Beförderung und Kündigung mindestens ein Jahr aufbewahren; bei laufenden Untersuchungen der Equal Employment Opportunity Commission entsprechend länger.
[Hinweis: Alle Angaben sind ohne Gewähr. Rechtliche Vorgaben können sich ändern und sollten regelmäßig geprüft werden.]
So organisierst du digitale Personalakten für Compliance
Du weißt nun, welche Dokumente wichtig sind, aber wie organisierst du sie so, dass du jederzeit alles schnell wiederfindest?
1. Ein Ordner pro Mitarbeitendem
Stell dir vor, ein Audit steht an und du brauchst die Leistungsbeurteilungen einer ausgeschiedenen Mitarbeitenden. Nach langem Suchen findest du sie, allerdings unter dem falschen Namen.
Solche Fehler sind nicht nur nervig, sondern auch ein echtes Compliance-Risiko. Deshalb sollte jede:r Mitarbeitende:r einen eigenen Hauptordner haben. Das ist der einfachste Weg, um organisiert zu bleiben, Zugriffsfehler zu vermeiden und Daten sicher am richtigen Ort abzulegen.
Mit einer HR-Plattform wie Timebutler kannst du automatisch individuelle Ordner für jede Person anlegen: Verträge, Informationen und weitere Dokumente landen so direkt im richtigen Ordner. Das spart Personaler:innen viele Stunden an Sortierarbeit.
Aber auch ohne spezialisierte HR-Software ist eine sichere Ablage möglich: Tools wie Google Drive, OneDrive oder Dropbox bieten die Möglichkeit, für jede:n Mitarbeitende:n eine einheitliche Ordnerstruktur einzurichten, etwa mit Unterordnern für Verträge, Gehalt, Beurteilungen und Zertifikaten.
2. Standardisierte Unterordner anlegen
Wenn es einen Ordner pro Mitarbeiter:in gibt, ist der nächste Schritt die Standardisierung. Wenn jede Personalakte gleich aufgebaut ist, lassen sich Onboardings leichter wiederholen und der Prozess hängt nicht mehr von einer einzelnen HR-Person ab, die ‚weiß, wo alles liegt‘.
So versteht jede:r sofort die Struktur. Audits lassen sich so einfacher vorbereiten, und HR-Aufgaben können problemlos übergeben werden.
Ein Beispiel für eine klare Struktur:
- /Onboarding/ (Verträge, Angebote)
- /Performance/ (Beurteilungen, Beförderungen, Abmahnungen)
- /Abwesenheiten/ (Urlaub, Krankheit, Abwesenheitsnachweise)
- /Zertifikate/ (Schulungen, Zertifikate, Lizenzen)
- /Legal/ (Abmahnungen, Kündigungsschreiben, vertrauliche Korrespondenz)
Mit solchen Unterordnern weiß man sofort, wo welches Dokument hingehört.
3. Einheitliche Dateinamen verwenden
Kennst du das? Du suchst ein Kündigungsschreiben von vor sechs Monaten und findest nur Dateien wie MA_Final_v2.pdf. Du öffnest drei Dokumente, bevor du das richtige findest.
Das lässt sich vermeiden: Mit einer klaren, konsistenten Benennungsstruktur wird jede Datei sofort auffindbar. Ein Beispiel:
Nachname_Vorname-Dokumenttyp-JJJJMMTT.pdf
Beispiel:
- Bauer_Anna-Vertrag-20240115.pdf
- Garcia_Juan-Leistungsbeurteilung-20240630.pdf
Kombiniert mit standardisierten Unterordnern bringt das:
- Klarheit: Jede:r erkennt sofort, was in der Datei steckt.
- Suchbarkeit: Dateien erscheinen logisch sortiert nach Name oder Datum.
- Compliance: Dokumente lassen sich bei Audits oder rechtlichen Prüfungen schnell vorlegen.
4. Metadaten nutzen
Metadaten sind Zusatzinfos zu Dateien (z. B. Dokumenttyp, Mitarbeiter-ID, Abteilung). Sie helfen beim schnellen Filtern und Suchen. Praktische Tags sind:
- Mitarbeiter-ID
- Abteilung
- Eintrittsdatum
- Dokumenttyp
- Aufbewahrungsfrist (z. B. „3J-Gehaltsabrechnung“ oder „6J-HR“)
Gerade wenn dein Team wächst, sorgen Metadaten dafür, dass du jederzeit in Sekunden das richtige Dokument findest.
Beispiel-Ordnerstruktur für eine:n Mitarbeiter:in
Mitarbeiter: Marvin Müller – Marketing Specialist
Ordner: Team/Marketing/Marvin_Mueller/
- /Onboarding/
- Marvin_Mueller-Arbeitsvertrag-20240110.pdf
- Marvin_Miller-W4-20240110.pdf
- /Performance/
- Marvin_Mueller-Beurteilung-Q2-2024.pdf
- Marvin_Mueller-Beurteilung-Q2-2024.pdf
- /Zertifikate/
- Marvin_Mueller-SEO-Zertifikat-2022.pdf
So schützt du digitale Personalakten
Organisieren ist nur die halbe Miete. Ebenso wichtig: Die Daten müssen sicher bleiben und dürfen nicht in falsche Hände geraten. Daher gilt es, folgende Punkte zu beachten:
1. Zugriff kontrollieren
Nicht jede:r braucht Zugang zu allen Daten:
- HR hat vollen Zugriff
- Führungskräfte sehen nur die Unterlagen ihrer direkten Mitarbeitenden
- Mitarbeitende haben Lesezugriff auf ihre eigenen Dokumente
2. Sensible Dokumente gesondert aufbewahren und schützen
Manche Unterlagen erfordern besondere Sorgfalt (z.B. medizinische Unterlagen, I-9-Formulare, Nachweise über Anpassungen am Arbeitsplatz). Diese sollten in separaten, klar markierten Ordnern liegen, mit Zugriff ausschließlich für die HR- und Rechtsabteilung.
3. Sicherheit und Audits gewährleisten
Auch ein perfekt organisiertes System bleibt verwundbar ohne Sicherheit und Kontrollen. Um dich abzusichern:
- Nutze verschlüsselte Cloud-Speicher
- Aktiviere Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für Admins
- Führe Zugriffsprotokolle und Audit-Trails ein
- Plane vierteljährliche Audits, um fehlende oder abgelaufene Dokumente zu erkennen
- Richte Cloud-Backups mit Versionierung ein
- Teste regelmäßig deine Wiederherstellungsprozesse
Digitale Personalakten in Timebutler verwalten
Mitarbeiterdaten zu verwalten muss weder kompliziert noch chaotisch sein. Mit Tools wie Timebutler hast du ein sicheres, zentrales System, das den gesamten Lebenszyklus digitaler Personalakten abdeckt. Und das Beste: Timebutler ist DSGVO-konform, flexibel anpassbar und auf effiziente HR-Prozesse ausgelegt.
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