Arbeitszeiten erfassen ist in Deutschland kein Nice-to-have, sondern eine gesetzliche Pflicht. Zwischen Arbeitszeitgesetz, Bundesarbeitsgerichtsurteil und DSGVO kann es aber schnell unübersichtlich werden. In diesem Leitfaden erfährst du, welche Vorgaben wirklich wichtig sind, welche Konsequenzen bei Verstößen drohen und wie digitale Zeiterfassung dir hilft, alles rechtssicher und ohne Stress zu managen.
Überblick über die wichtigsten deutschen Arbeitsgesetze
Es gibt drei zentrale Regelungen, die für Arbeitszeiten relevant sind:
1. Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
Das Arbeitszeitgesetz legt genau fest, wie lange und wann Mitarbeitende arbeiten dürfen.
Wesentliche Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes:
- Maximal 8 Stunden pro Tag und 48 Stunden pro Woche. In Ausnahmefällen bis zu 10 Stunden täglich, wenn der Durchschnitt innerhalb von 6 Monaten wieder bei 8 Stunden liegt.
- Nach 6 Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten Pause, zwischen zwei Arbeitstagen mindestens 11 Stunden Ruhezeit.
- Sonn- und Feiertagsarbeit ist grundsätzlich verboten, außer in bestimmten Branchen wie Gesundheitswesen, Gastronomie oder Sicherheitsdiensteeit.
- Arbeitgeber:innen müssen Überstunden über 8 Stunden täglich dokumentieren.
2. Bundesarbeitsgericht-Urteil (2022) – Az. 1 ABR 22/21
Dieses Urteil verpflichtet alle Arbeitgeber, sämtliche Arbeitszeiten zu erfassen – nicht nur Überstunden.
Das bedeutet konkret:
- Du musst ein System einführen (manuell oder digital), das alle Arbeitsstunden deiner Mitarbeitenden korrekt dokumentiert.
- Es reicht nicht aus, wenn Mitarbeitende ihre Zeiten „freiwillig“ selbst notieren.
- Eine Richtlinie ohne kontrollierbares System ist unzureichend.
3. Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Zeiterfassung bedeutet immer auch die Verarbeitung personenbezogener Daten, deshalb ist DSGVO-Konformität Pflicht.
Das sind die wichtigsten Datenschutz-Anforderungen:
- Transparenz: Mitarbeitende müssen wissen, welche Daten erfasst werden, warum und wie lange.
- Einwilligung: Wenn zusätzliche Methoden wie GPS genutzt werden, ist eine explizite Zustimmung der Mitarbeitenden nötig.
- Datenminimierung: Es dürfen nur Daten erhoben werden, die wirklich notwendig sind.
- Sicherheit: Alle Daten müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt sein.
- Rechte der Mitarbeitenden: Jeder hat das Recht auf Einsicht und Korrektur seiner Daten.
Was passiert, wenn du gegen deutsches Arbeitsrecht verstößt?
Wenn du die gesetzlichen Vorgaben nicht einhältst, setzt du dein Unternehmen gleich mehreren Risiken aus. Ein Verstoß gegen das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) kann Bußgelder von bis zu 15.000 € nach sich ziehen. In besonders schweren Fällen sogar ein Strafverfahren. Zusätzlich drohen Klagen von Mitarbeitenden, etwa auf Schadenersatz oder Nachzahlung von Gehalt.
Auch bei der DSGVO wird es schnell teuer: Schon bei „leichteren“ Verstößen können Strafen bis zu 10 Millionen Euro verhängt werden. In schwerwiegenden Fällen mussten Unternehmen bereits dreistellige Millionensummen zahlen.
Neben den finanziellen Risiken drohen auch Image- und Reputationsschäden, die es schwer machen können, neue Mitarbeitende zu gewinnen oder Geschäftspartner zu überzeugen.
5 Wege, wie automatische Zeiterfassung dir hilft, Arbeitsgesetze einzuhalten
Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts (2022, Az. 1 ABR 22/21) verpflichtet Arbeitgeber, ein formales System zur Zeiterfassung einzuführen, das alle Arbeitsstunden dokumentiert. Wie genau das geschehen soll, ist jedoch nicht konkret geregelt.
Viele Unternehmen greifen daher zunächst zu manuellen Lösungen wie Excel oder Google Sheets. Doch genau das birgt Risiken:
- Fehleranfälligkeit: vergessene Einträge oder falsche Zahlen
- Verlorene oder gelöschte Daten: keine vollständige Nachvollziehbarkeit
- Aufwändige Audit-Vorbereitung: verstreute Dateien machen Prüfungen schwierig
- DSGVO-Risiken: ungeschützte Tabellen in geteilten Ordnern sind unsicher
Eine digitale oder elektronische Zeiterfassung mit spezialisierter Software vermeidet diese Probleme. Schauen wir uns an, wie das in der Praxis funktioniert.
1. Automatische und fehlerfreie Aufzeichnungen
Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts (2022, Az. 1 ABR 22/21) verpflichtet Arbeitgeber, alle Arbeitszeiten zu erfassen – nicht nur Überstunden. Zusätzlich schreibt das Arbeitszeitgesetz regelmäßige Pausen und Ruhezeiten vor.
Bei manueller Zeiterfassung entstehen schnell Fehler: Mitarbeitende tragen Zeiten zu spät ein, vergessen Pausen oder übersehen ganze Arbeitstage. Dadurch fehlen wichtige Daten und im schlimmsten Fall bleibt unbemerkt, dass jemand mehr arbeitet, als gesetzlich erlaubt ist.
Digitale Arbeitszeiterfassung dokumentiert Arbeitsstunden in Echtzeit: Mitarbeitende stempeln sich beim Arbeitsbeginn ein, egal ob im Büro oder im Homeoffice, und bei Pausen oder Feierabend wieder aus. Ein- und Ausstempeln ersetzt die klassische Stechuhr und sorgt für verlässliche Daten. Keine Verzögerungen, keine Lücken.
So hilft Timebutler bei der Zeiterfassung:
Mit Online Zeiterfassung siehst du sozusagen live, wer gerade arbeitet und wer Pause macht. Du erkennst sofort, wie viele Stunden Mitarbeitende an diesem Tag noch arbeiten dürfen und ob Pausen eingehalten werden. Überlastungen fallen direkt auf, ohne Verzug und direkt nachvollziehbar.
2. Flexible Anpassungsmöglichkeiten an deine Anforderungen
In vielen Unternehmen gelten nicht für alle Mitarbeitenden dieselben Regeln. Ein Beispiel:
Du leitest eine vollständig remote arbeitende Marketing-Agentur. Die meisten deiner Mitarbeitenden leben und arbeiten in Deutschland, drei sitzen in Frankreich und zwei in Kanada.
Für dein Team in Deutschland und Frankreich gilt die DSGVO. In Kanada hingegen greifen eigene Datenschutzgesetze. Zusätzlich unterliegen deine Mitarbeitenden in Deutschland dem Arbeitszeitgesetz, während in Frankreich und Kanada die jeweiligen lokalen Arbeitszeitregelungen gelten.
Du musst also gleichzeitig mehrere Datenschutzgesetze und Arbeitsgesetze beachten. Manuell ist das kaum machbar, mit spezialisierter Zeiterfassungssoftware aber schon.
So hilft Timebutler bei individuellen Arbeitszeitregelungen:
Timebutler ist sowohl DSGVO- als auch Arbeitszeitgesetz-konform. Dank flexibler Einstellungsmöglichkeiten kannst du individuelle Arbeitszeiten, Pausen und Urlaubsregelungen für jede Person oder jedes Team hinterlegen. Mit über 30 Konfigurationsoptionen passt sich Timebutler auch komplexen Compliance-Situationen mühelos an.
3. DSGVO-konforme Datensicherheit
Sobald Arbeitszeiten digital erfasst werden, spielt Datenschutz eine zentrale Rolle. Zeiterfassung bedeutet immer auch, personenbezogene Daten zu speichern und genau hier greift die DSGVO.
Was das konkret heißt:
- Mitarbeitende müssen jederzeit nachvollziehen können, welche Daten erfasst werden, wofür sie genutzt werden und wie lange sie gespeichert bleiben.
- Nur berechtigte Personen dürfen Zugriff haben. Alle Daten müssen vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation geschützt sein.
So hilft Timebutler bei Gesetzeskonformität:
Mit Timebutler bestimmst du granular, wer auf welche Daten zugreifen darf. Mitarbeitende können ihre eigenen Daten jederzeit einsehen, während sensible Informationen zuverlässig geschützt sind. Damit du nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite bist, sondern auch Vertrauen im Team schaffst.
4. Einfache Audit-Vorbereitung
Wenn dein Unternehmen von Behörden, Wirtschaftsprüfern oder internen Revisionen geprüft wird und du nur ein manuelles System hast, musst du mit endlosen Suchen nach Dateien und Unterlagen rechnen. Tabellen und Dokumente, verteilt über verschiedene Ordner und Laufwerke, machen die Vorbereitung extrem mühsam und rauben viel Zeit.
Mit einer digitalen Zeiterfassungssoftware ist das anders: Alle Daten liegen zentral sowie sicher gespeichert ab und lassen sich als fertige Reports für Audits oder interne Prüfungen herunterladen.
So hilft Timebutler bei der Berichterstellung:
Im Timebutler-Berichtecenter kannst du Mitarbeiterdaten in wenigen Klicks exportieren – in Reports, die alle Compliance-Anforderungen erfüllen. Egal ob Arbeitszeiten, Personalakten oder Urlaubsübersichten: Alles ist sofort als klare, visuelle Auswertung verfügbar.
5. Klarer Überblick und verlässliche Daten
Nach DSGVO haben Mitarbeitende das Recht, ihre Personalakten einzusehen und bei Bedarf zu korrigieren. Eine digitale Zeiterfassungslösung dient hier als zentrale Quelle der Wahrheit: Alle Informationen zu Arbeitszeiten sind an einem Ort abrufbar. Mitarbeitende können ihre Daten einsehen, teilweise selbst aktualisieren und verstehen ihre eigenen Aufzeichnungen besser. Das entlastet HR-Teams von einfachen Rückfragen und schafft mehr Transparenz und Vertrauen.
So hilft Timebutler, um Transparenz zu schaffen:
Das Timebutler-Dashboard gibt jeder Person einen individuellen Zugang, der in Echtzeit Arbeitsstunden, Urlaubstage, Krankmeldungen und Überstunden abbildet.
Mit Timebutler entspannt alle Arbeitsgesetze einhalten
Die deutschen Arbeitsgesetze sind streng, aber mit digitalen Lösungen wie Timebutler leicht umzusetzen. Die Software zur automatischen Zeiterfassung ist vollständig arbeitsrechts- und DSGVO-konform. Zusätzlich kannst du Einstellungen flexibel anpassen, um auch Regelungen in anderen Ländern einzuhalten. Alle Daten sind sicher gespeichert und jederzeit abrufbar, perfekt vorbereitet für Audits. Gleichzeitig haben Mitarbeitende transparente Einsicht in ihre eigenen Daten.
Nimm dir den Stress mit Arbeitszeiten und Gesetzen: Mit Timebutler richtest du in 10 Minuten ein rechtssicheres Zeiterfassungssystem ein, ohne Excel-Chaos oder Angst vor Bußgeldern.
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