Timebutler vs. klassische Zeiterfassung: Was ist die bessere Wahl für mobile Teams

Mit mobilen Teams bzw. Remote Work ist die Zeiterfassung oft eine echte Herausforderung. Es reicht längst nicht mehr, einfach nur Stunden aufzuschreiben. Mitarbeitende starten zu unterschiedlichen Zeiten, arbeiten an verschiedenen Orten und haben unterschiedliche Verträge. Viele Firmen probieren dafür Zeiterfassungs-Apps oder stellen sich etwas in Google Sheets zusammen. Doch wirklich zufriedenstellend ist das selten: Die Tools sind entweder zu unflexibel oder erfordern so viel Anpassung, dass man fast schon ein eigenes System entwickeln müsste. Die entscheidende Frage lautet also: Sollte man sein bestehendes System weiter mühsam anpassen oder lieber auf eine Lösung wie Timebutler setzen, also eine Software, die speziell für mobile Teams entwickelt wurde? In diesem Guide vergleichen wir Timebutler mit klassischen Online-Zeiterfassungstools in fünf zentralen Bereichen:

• Benutzerfreundlichkeit
• Flexibilität der Software/ Anpassungsmöglichkeiten 
• Rechtssicherheit 
• Datenschutz
• Zentralisierung

In diesem Artikel bekommst du ein besseres Gefühl dafür, welche Online-Zeiterfassung wirklich zu deinem Team passt.

Welche Anforderungen haben mobile Teams an die Zeiterfassung?

Mobile Teams gibt es in vielen Formen: von Techniker:innen im Außendienst über Fahrer:innen und Monteur:innen bis hin zu Remote-Mitarbeitenden, die flexibel von überall arbeiten. Egal in welcher Rolle: Diese Teams wechseln ständig zwischen Aufgaben und arbeiten oft an ganz unterschiedlichen Orten. Deshalb brauchen sie eine Zeiterfassungslösung, die:

• Check-in/Check-out mit einem Klick ermöglicht, statt lange Formulare auszufüllen.
• Intelligente Erinnerungen sendet, damit keine Einträge vergessen werden.
• Eingaben minimiert, zum Beispiel mit Dropdowns oder vorausgefüllten Aufgaben.
• Mobile Freigaben erlaubt, sodass Führungskräfte Zeiten auch unterwegs prüfen und bestätigen können.

Wie gut erfüllt Timebutler diese Anforderungen im Vergleich zur klassischen, manuellen Zeiterfassung? Im Folgenden nehmen wir den Vergleich etwas genauer unter die Lupe.

Was ist Timebutler?

Timebutler ist eine Online-Zeiterfassungssoftware, die Unternehmen dabei unterstützt, Arbeitszeiten einfach zu erfassen, Abwesenheiten zu verwalten und gesetzliche Vorgaben im Blick zu behalten. Mitarbeitende können sich von überall und über jedes Gerät ein- und ausstempeln, Überstunden und Krankheitstage erfassen und jederzeit sehen, wie viel Urlaub ihnen noch zusteht. Für Führungskräfte bietet Timebutler eine transparente Übersicht über die Teamzeiten und ermöglicht es, die notwendigen Reports vorbereitend für Lohnabrechnung und Compliance schnell und unkompliziert zu erstellen.

Was ist ein traditionelles Tool zur Zeiterfassung?

Ein traditionelles Zeiterfassungstool ist meist gar kein echtes Tool zur Zeiterfassung, es wird nur dafür zweckentfremdet. Beispiele dafür sind:

• Google Sheets, in die Mitarbeitende manuell Start- und Endzeiten der Arbeitszeit eintragen.
• Excel-Vorlagen, die jede Woche im Team herumgeschickt werden.
• Trello-Karten, in denen Arbeitszeiten als Kommentare oder Labels hinzugefügt werden.
• Asana-Aufgaben, die auf „In Bearbeitung“ gesetzt werden, um Stunden grob zu dokumentieren.
• Messenger Nachrichten (z.B. via WhatsApp oder Slack) wie „Bin jetzt raus!“, die nirgendwo erfasst werden.

Solche Methoden sind zwar umständlich, werden aber trotzdem viel genutzt, weil:

• sie vertraut wirken, denn das Team kennt die Tools bereits, also scheint ein improvisierter Workaround einfacher zu sein als ein neues System einzuführen.
• sie Kontrolle geben, denn eigene Tabellen oder Tools bieten maximale Flexibilität, besonders bei Schichtarbeit oder komplexen Überstundenregelungen.
• ein Umstieg abschreckend wirkt – nach Jahren mit dem alten System fühlt sich der Wechsel mühsam an, vor allem wegen der Datenmigration oder Akzeptanz im Team.

Solange alle am Schreibtisch sitzen und im selben Büro arbeiten, kann das funktionieren. Aber sobald Teams verteilt oder mobil sind und Arbeitszeiten ohne großen Aufwand erfasst werden sollen, braucht es ein automatisiertes System, das den Prozess vereinfacht und vor allem Zeit spart.

1. Timebutler vs. traditionelle Zeiterfassungstools: Benutzerfreundlichkeit

Traditionelle Tools wie Google Sheets machen es schwer, Arbeitszeiten unterwegs zu erfassen. Stell dir vor: Du bist zwischen Terminen unterwegs, sprichst mit Kund:innen oder Kolleg:innen und löst vielleicht gerade ein akutes Problem. Dann fällt dir ein: du hast vergessen, deine Arbeitszeit einzutragen. Jetzt musst du den Laptop rauskramen (wenn du ihn überhaupt dabei hast), die Tabelle öffnen, zur richtigen Zelle scrollen und versuchen, dich daran zu erinnern, wann du angefangen hast. Das Ergebnis: ungenaue Zeiten oder gar keine Eintragung bzw. Dokumentation der Arbeitszeiten und Pausen. Timebutler nimmt genau diese Hürde aus dem Weg. Wenn mehrere Mitarbeitende an einem Standort arbeiten, lässt sich ein Zeitterminal über Smartphone oder Tablet einrichten, um Arbeitsbeginn und -ende zu erfassen. Alternativ können Mitarbeitende ihre Zeiten automatisch über die virtuelle Stechuhr aufzeichnen oder direkt im System eintragen. Alle Funktionen sind über das Smartphone verfügbar – so können Teams ihre Zeiten in Echtzeit erfassen, ohne den Arbeitsfluss zu unterbrechen oder später auf ihr Gedächtnis angewiesen zu sein.

2. Timebutler vs. traditionelle Zeiterfassungstools: Anpassbarkeit

Mobile Arbeit funktioniert nicht à la „one size fits all“ Methode. Manche starten früh, andere arbeiten im Schichtsystem und die Regeln für Überstunden unterscheiden sich je nach Standort. Dazu kommen Teilzeitkräfte oder externe Mitarbeitende mit eigenen Anforderungen. Deshalb braucht es ein flexibles System, das sich an die Realität deines Teams anpasst. Traditionelle Tools wie Excel oder Google Sheets lassen sich zwar anpassen, aber nur mit viel Aufwand. Jede Spalte, jede Formel, jeder Prozess muss manuell aufgebaut und gepflegt werden, was schnell zum Vollzeitjob wird und fehleranfällig ist. Wenn du z. B. Überstunden erfassen, Pausenregeln einhalten oder Tätigkeiten nach Standort trennen willst, heißt das: Formeln anpassen, hoffen, dass niemand das Template zerschießt und am Ende der Woche alles nochmal manuell prüfen. Timebutler macht individuelle Einstellungen ganz leicht: Du kannst Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Urlaube flexibel nach Standort, Rolle, Vertragsart und vielem mehr anpassen – mit über 60 Funktionen rund um Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und Urlaubsplanung.  Auch individuelle Abwesenheitstypen lassen sich anlegen, wie etwa unterschiedliche Regeln für Vollzeit-, Teilzeit- und externe Mitarbeitende. Und wenn bestimmte Rollen eine manuelle Freigabe für Urlaub brauchen, während andere automatische Genehmigungen erhalten, lässt sich das mit wenigen Klicks einstellen. Jede Person sieht genau die Informationen, die für ihre Rolle relevant sind – alle Daten werden dabei zentral gebündelt. So behalten Führungskräfte den vollen Überblick über Arbeitszeiten, Standorte und Vertragsarten, ohne mühsam fehlenden Einträgen oder Tabellen hinterherzujagen.

3. Timebutler vs. traditionelle Zeiterfassungstools: Datenschutz

Arbeitsgesetze, insbesondere in Ländern wie Deutschland, verlangen, dass personenbezogene Arbeitszeitdaten sicher und nachvollziehbar gespeichert werden. Das betrifft Arbeitszeiten, Abwesenheiten und alle mit der Beschäftigung verknüpften Informationen. Eine geteilte Tabelle kann das schlicht nicht leisten. Jede:r mit Zugriff kann Einträge verändern, Zeilen löschen oder Daten sehen, die nicht für sie oder ihn bestimmt sind. Nachvollziehbarkeit? Fehlanzeige. Timebutler hingegen ist 100% DSGVO-konform. Die Software erfüllt alle Anforderungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung, unter anderem:

• Datenminimierung: Es werden nur notwendige Informationen gespeichert, wie etwa Arbeitszeiten und Abwesenheitsarten – keine sensiblen persönlichen Daten.

• Rollenbasierte Zugriffsrechte: Nur Personen, die Daten wirklich benötigen (z.B. Führungskräfte zur Überprüfung von Arbeitszeiten), können darauf zugreifen. Mitarbeitende sehen ausschließlich ihre eigenen Daten.

• Änderungsverlauf: Jede Anpassung, ob bei Zeiteinträgen oder Urlaubsanträgen, wird automatisch dokumentiert.

• Recht auf Einsicht und Korrektur: Mitarbeitende können ihre eigenen Daten einsehen und bei Bedarf Änderungen beantragen, direkt über ihr persönliches Dashboard.
• Sichere Datenspeicherung: Alle Daten liegen auf Servern in Deutschland, geschützt durch Verschlüsselung und strenge Sicherheitsmechanismen.
• Automatische Löschfristen: Administrator:innen können festlegen, wie lange Daten gespeichert bleiben sollen (z.B. drei Jahre). Danach werden sie automatisch gelöscht.

Kurz gesagt: Timebutler ist nicht nur benutzerfreundlich und flexibel, sondern sorgt auch dafür, dass die sensiblen Daten deines Teams sicher und geschützt bleiben.

4. Timebutler vs. traditionelle Zeiterfassungstools: Rechtssicherheit und Compliance

In Deutschland verpflichtet das Arbeitszeitgesetz Arbeitgeber dazu, Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden genau zu erfassen, inklusive Start- und Endzeiten, Pausen und Überstunden. Diese Aufzeichnungen müssen verlässlich, sicher und im Fall von Prüfungen oder Streitfällen jederzeit verfügbar sein. Traditionelle Tools wie Tabellen stoßen hier schnell an ihre Grenzen – besonders bei mobilen Teams:

• Fehleranfällig: Manuelle Eingaben führen leicht zu vergessenen oder ungenauen Stunden oder versehentlich überschriebenen Daten.
• Kein Änderungsverlauf: Es lässt sich kaum nachvollziehen, wer wann etwas geändert hat. Das macht es schwierig, die Richtigkeit der Daten nachzuweisen.
• Unsicher: Tabellen werden häufig per E-Mail oder über geteilte Cloud-Ordner weitergegeben. Dadurch haben zu viele Personen Zugriff und sensible Informationen wie Arbeitszeiten, Abwesenheiten oder Vertragsregeln können ungewollt verändert oder eingesehen werden.
• Keine Konformität: Tabellen warnen nicht, wenn Pausen fehlen oder gesetzliche Arbeitszeitgrenzen überschritten werden, was schnell zu Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz führen kann.

Timebutler minimiert diese Risiken. Die Arbeitszeiten werden in Echtzeit über eine virtuelle Stechuhr, ein mobiles Terminal oder manuelle Eingabe erfasst und jede Änderung wird automatisch dokumentiert. So ist immer nachvollziehbar, wer wann welchen Eintrag gemacht oder angepasst hat. Zudem lassen sich tägliche Arbeitszeitlimits und Pausenregeln je nach Mitarbeitertyp festlegen. Wenn diese überschritten werden, meldet Timebutler das sofort. So können Führungskräfte rechtzeitig reagieren. Über rollenbasierte Zugriffsrechte lässt sich außerdem genau steuern, wer welche Daten einsehen oder bearbeiten darf. Damit sorgt Timebutler nicht nur für Transparenz und Sicherheit, sondern hilft Unternehmen aktiv dabei, alle gesetzlichen Anforderungen einzuhalten.

5. Timebutler vs. traditionelle Zeiterfassungstools: Zentrale Verwaltung

Traditionelle Tools erfordern oft den Einsatz mehrerer Systeme, um Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Mitarbeiterdaten zu verwalten. Arbeitsstunden werden in einer Tabelle festgehalten, Personalunterlagen liegen in einem Cloud-Ordner, Urlaubsanträge kommen per E-Mail und Überstunden werden über Chat oder App genehmigt. Diese Systeme kommunizieren nicht miteinander und früher oder später gehen Informationen verloren. Ein paar typische Szenarien, die jedes Unternehmen kennt, das Abwesenheiten und Arbeitszeiten noch manuell verwaltet:

• Eine Person beantragt Urlaub, aber niemand prüft den aktuellen Resturlaub.
• Überstunden werden genehmigt, ohne dass klar ist, wie viele Stunden bereits geleistet wurden.
• Zwei Mitarbeitende bearbeiten verschiedene Versionen derselben Tabelle und es fällt niemandem auf.

Timebutler löst dieses Problem, indem alles auf einer zentralen Plattform zusammenläuft. Arbeitszeiterfassung, Abwesenheitsanträge, Personalakten und Freigaben befinden sich im selben System. So sehen Vorgesetzte auf einen Blick alle relevanten Informationen: erfasste Stunden, Überstundenverlauf, Urlaubsstände und Genehmigungen. Wenn alles miteinander verknüpft ist, lassen sich gesetzliche Vorgaben leichter einhalten, Anträge präziser bearbeiten und sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte behalten den Überblick, ohne ständiges Hin und Her.

Welche Zeiterfassungslösung passt besser zu deinem Team?

Nachdem du gesehen hast, wie Timebutler im Vergleich zu klassischen Zeiterfassungstools abschneidet, stellt sich die Frage: Welche Lösung macht für euer Unternehmen wirklich Sinn? Bleib bei klassischen Tools, wenn:

• euer Team aus weniger als drei Personen besteht
• ihr feste, planbare Arbeitszeiten habt
• ihr keine komplexen Anforderungen an Arbeitsrecht oder Compliance erfüllen müsst
• jemand im Team Spaß an Tabellenpflege hat und genug Zeit dafür mitbringt

Wechselt zu Timebutler, wenn:

• dein Team regelmäßig an mehreren Standorten oder mobil arbeitet
• ihr mit unvollständigen Zeiteinträgen, ungenauen Daten oder langen Freigabeprozessen kämpft
• euch gesetzliche Anforderungen, wie das Arbeitszeitgesetz wichtig sind
• du wöchentlich mehrere Stunden mit manueller Verwaltung verbringst
• Führungskräfte Zeiten und Anträge auch unterwegs freigeben sollen.

Die Wahrheit ist: Mobile Teams entwachsen klassischen Tools schnell. Was als einfache Tabelle beginnt, wird bald zu einem unübersichtlichen Konstrukt aus Workarounds, manuellen Prozessen und rechtlichen Risiken. Wenn du diesen Mehraufwand schon spürst – sei es durch fehlende Einträge, zähe Freigaben oder unklare Dokumentation – dann ist es Zeit, den nächsten Schritt zu gehen. Teste Timebutler kostenlos und erlebe, wie Zeiterfassung funktioniert, wenn sie wirklich zu deinem Team und eurer Arbeitsweise passt.