Schichtplanung ohne Abstimmungschaos,dafür mit klarer Struktur
Wir wissen, wie viel Zeit und Nerven eine unübersichtliche Schichtplanung kosten kann. Deshalb haben wir es in Timebutler so einfach wie möglich gemacht: Schichten anlegen, Team zuweisen, veröffentlichen – und alle wissen, wann sie arbeiten.
Deine gesamte Schichtplanung – immer im Blick
Du öffnest Timebutler und siehst auf einen Blick: Wer arbeitet wann? Welche Schichten sind bereits besetzt? Wo gibt es noch Lücken? Der Wochenkalender zeigt dir alles, was du brauchst – übersichtlich, ohne langes Suchen, ohne Hin- und Herklicken. Blättere einfach zwischen Wochen vor und zurück – ob für die aktuelle Planung oder den Rückblick auf vergangene Wochen. So hast du jederzeit den vollen Überblick über den Dienstplan deines Teams, egal von wo du arbeitest.
Schichtplan erstellen? In wenigen Minuten erledigt
Eine neue Schicht legst du mit Titel, Datum, Uhrzeit, Abteilung und Standort in weniger als 30 Sekunden an. Und wenn sich einmal etwas ändert – kein Problem. Bestehende Schichten lassen sich jederzeit anpassen oder löschen, solange du noch planst und dein Team noch nichts sieht.
Ändert sich von Woche zu Woche nicht viel? Kopiere einfach die Vorwoche oder übertrage einzelne Tage – und passe nur das an, was sich wirklich geändert hat. So sparst du Zeit und fängst nicht jeden Montag von vorne an.
Immer sehen, wer verfügbar ist
Bevor du jemanden einplanst, siehst du in Timebutler sofort, ob diese Person an dem Tag verfügbar ist – ob sie Urlaub hat, krank gemeldet ist oder schon in einer anderen Schicht eingeplant wurde. Ganz ohne Rückfragen, ganz ohne böse Überraschungen.
Mitarbeitende aus der passenden Abteilung oder dem passenden Standort erscheinen dabei automatisch ganz oben in der Auswahlliste. So findest du schnell die richtigen Personen – und Doppelbuchungen gehören der Vergangenheit an.
Behalte die Kontrolle über deinen Dienstplan
Neue Schichten sind in Timebutler standardmäßig nur für dich und andere Vorgesetzte sichtbar. Solange du noch planst, siehst nur du den Dienstplan. Erst wenn du bereit bist, veröffentlichst du die Woche mit einem einzigen Klick – und alle zugewiesenen Mitarbeitenden sehen ihre Schichten.
Hast du doch noch etwas übersehen? Für aktuelle und zukünftige Wochen kannst du die Veröffentlichung jederzeit zurücknehmen und anpassen. Vergangene Wochen bleiben als verlässlicher Nachweis erhalten – das schützt dich und ist wichtig für eine saubere Dokumentation.
Verantwortung abgeben und trotzdem den Überblick behalten
Du kannst die Schichtplanung an Vorgesetzte weitergeben, ohne die Kontrolle zu verlieren. Jede Führungskraft plant ihren eigenen Bereich, sieht und bearbeitet nur die Schichten, die sie betreffen. Als Admin hast du jederzeit das vollständige Bild über das gesamte Unternehmen.
Arbeiten mehrere Vorgesetzte gleichzeitig an einer Woche? Kein Problem, denn jeder veröffentlicht nur die Schichten aus seinem Bereich. So laufen parallele Planungsprozesse geordnet ab, ganz ohne gegenseitige Überschneidungen.
Pausen, Teilschichten, mehrere Personen – Timebutler denkt mit
Du kannst einer Schicht beliebig viele Mitarbeitende zuweisen, auch mit unterschiedlichen Start- und Endzeiten. Teil- und Vollschichten werden dabei gleichermaßen sauber erfasst.
Pausen kannst du einfach über Zeitblöcke abbilden, zum Beispiel 08:00-12:00 und 13:00-17:00. Nachtschichten über Mitternacht erkennt Timebutler automatisch und ordnet sie den jeweiligen Tagen zu.
So funktioniert die Schichtplanung mit Timebutler
Egal in welcher Branche du arbeitest: Überall dort, wo Teams in festen Zeitfenstern arbeiten, sorgt eine gute Schichtplanung für mehr Überblick, weniger Stress und klare Abläufe. Und so funktioniert das neue Modul:
Schicht anlegen
Titel, Datum und Uhrzeit festlegen. Optional kannst du Abteilung und Standort hinzufügen – passende Mitarbeitende werden dir direkt vorgeschlagen.
Team zuweisen
Mitarbeitende auswählen. Die Verfügbarkeitsanzeige zeigt dir sofort, wer eingeplant werden kann. Auch unterschiedliche Zeiten sind problemlos möglich.
Veröffentlichen
Plan freigeben und fertig: Dein Team sieht alle Schichten direkt in Timebutler – aktuell und jederzeit abrufbar.
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Häufige Fragen zur Schichtplanung mit Timebutler
1 Was ist eine Schicht in Timebutler?
Eine Schicht ist ein geplanter Arbeitszeitraum mit Datum, Start- und Endzeit. Du kannst optional Abteilung und Standort hinterlegen – Timebutler zeigt dir dann bei der Zuweisung automatisch die passenden Mitarbeitenden ganz oben an. Einer Schicht lassen sich mehrere Personen zuweisen, jede mit individuellen Arbeitszeiten. Nachtschichten über Mitternacht erkennt Timebutler übrigens automatisch und stellt sie korrekt auf zwei Tagen dar.
2 Wer kann Schichten erstellen und bearbeiten?
Admins haben vollen Zugriff auf alle Schichten im Unternehmen. Vorgesetzte können Schichten anlegen und bearbeiten, aber nur innerhalb ihres eigenen Bereichs, also für Schichten, die sie selbst erstellt haben oder bei denen alle zugewiesenen Mitarbeitenden in ihrem Einsichtsbereich liegen. So kannst du Verantwortung an Teamleitungen weitergeben und trotzdem immer den vollen Überblick behalten.
3 Wann sehen Mitarbeitende ihren Dienstplan?
Erst wenn du bereit bist und die Woche veröffentlichst. Bis dahin ist der Plan nur für dich und andere Vorgesetzte sichtbar – du kannst also in aller Ruhe planen, tauschen und anpassen. Sobald du auf „Alle Schichten veröffentlichen“ klickst, sehen alle zugewiesenen Mitarbeitenden ihre Schichten unter „Meine Daten → Schichten → Kalenderansicht“. Ob sie dabei auch die Schichten von Kolleginnen und Kollegen sehen, lässt sich bequem in den Einstellungen festlegen.
4 Für welche Branchen eignet sich die Schichtplanung?
Für alle, die mit Schichten arbeiten – ob Einzelhandel, Pflege, Produktion, Gastronomie oder hybride Büro-Teams. Überall dort, wo ein klarer, verlässlicher Dienstplan gefragt ist, hilft Timebutler dabei, die Planung einfacher und übersichtlicher zu machen. Und das ohne kompliziertes Setup oder stundenlange Einarbeitung.
5 Kann ich dieselbe Person mehreren Schichten zuweisen?
Ja, das ist problemlos möglich. Wenn jemand zum Beispiel zwei Teilschichten mit Pause übernimmt, kannst du ihn oder sie einfach beiden Blöcken zuweisen. Timebutler zeigt dir dabei immer die aktuelle Verfügbarkeit und weist dich darauf hin, wenn jemand an dem Tag bereits eingeplant oder abwesend ist. Die Entscheidung liegt natürlich immer bei dir.
6 Was passiert, wenn ich eine Schicht lösche?
Wenn du eine Schicht löschst, werden alle zugehörigen Zuweisungen automatisch mit entfernt. Mitarbeitende sehen die Schicht dann nicht mehr in ihrer Ansicht. Für vergangene Wochen empfehlen wir, Schichten lieber stehen zu lassen, denn sie dienen als historischer Nachweis und können bei Bedarf für die Dokumentation wichtig sein.