Stundenzettel im Ordner, Excel-Tabellen auf dem Laufwerk, Notizen im Kalender: So sehen Arbeitszeitnachweise heute in vielen Betrieben aus. Ab dem 1. Januar 2027 reicht das nicht mehr. §8 BVV verlangt dann elektronische, maschinell auswertbare Entgeltunterlagen, und Arbeitszeitnachweise gehören ausdrücklich dazu. Die Grundlagen der Verordnung findest du im BVV-Leitfaden, hier geht es um deine Zeiterfassung: welche Nachweise betroffen sind, was „maschinell auswertbar” konkret heißt und wie du rechtzeitig umstellst.
Warum Arbeitszeitnachweise Entgeltunterlagen sind
Auf den ersten Blick klingt „Entgeltunterlagen” nach Lohnabrechnung, nicht nach Zeiterfassung. Der Zusammenhang ist aber eng: Immer wenn die Arbeitszeit über die Höhe oder Beitragsfreiheit des Entgelts entscheidet, wird der Arbeitszeitnachweis zur Entgeltunterlage. Das betrifft vor allem:
- Minijobs und kurzfristige Beschäftigungen: Hier musst du Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ohnehin schon nach §17 MiLoG dokumentieren. Der Prüfer will diese Nachweise sehen.
- Steuer- und beitragsfreie Zuschläge: Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge (SFN-Zuschläge) sind nur beitragsfrei, wenn du die tatsächlich geleisteten Stunden nachweisen kannst. Pauschale Zahlungen ohne Nachweis werden bei der Prüfung schnell beitragspflichtig.
- Mindestlohnbranchen nach §2a SchwarzArbG: Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung, Logistik und weitere Branchen mit gesetzlicher Aufzeichnungspflicht.
- Arbeitszeitkonten: Gleitzeit-, Überstunden- und Wertguthabenkonten, deren Salden sich aus den erfassten Zeiten ergeben.
Kurz: Wenn deine Lohnabrechnung auf Arbeitszeiten aufbaut, und das tut sie fast immer, sind die zugrunde liegenden Nachweise ab 2027 digital zu führen.
Was „elektronisch und maschinell auswertbar” konkret heißt
Die BVV verlangt mehr als „irgendwie digital”. Drei Stufen zur Einordnung:
| So liegen deine Nachweise vor | BVV-tauglich ab 2027? |
|---|---|
| Papierstundenzettel im Ordner | Nein |
| Eingescannte Stundenzettel als Foto oder PDF ohne Datenstruktur | Nicht ausreichend, da nicht maschinell auswertbar |
| Digitale Zeiterfassung mit strukturierten Daten (Datum, Beginn, Ende, Pausen, Salden) und Exportfunktion | Ja |
Dazu kommt die Revisionssicherheit: Nachträgliche Korrekturen müssen protokolliert und nachvollziehbar sein. Eine Excel-Tabelle scheitert genau daran, denn jeder kann jede Zelle ändern, ohne Spur. Für den Prüfer ist das kein Nachweis, sondern eine Behauptung.
Ein wichtiges Detail zur Prüfung: Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) überträgt automatisiert die Daten aus deinem Entgeltabrechnungsprogramm. Arbeitszeitnachweise liegen meist nicht im Lohnprogramm und werden vom Prüfer gesondert angefordert. Genau dann brauchst du strukturierte Exporte aus deiner Zeiterfassung, pro Person und Zeitraum, über die gesamte Aufbewahrungsfrist, auch für längst ausgeschiedene Beschäftigte.
Doppelter Druck: BVV trifft Zeiterfassungspflicht
Die BVV-Frist ist nicht die einzige Entwicklung: Seit dem BAG-Beschluss von 2022 bist du ohnehin verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeiten deiner Beschäftigten zu erfassen, und die geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes sieht eine elektronische Erfassung ausdrücklich vor. Die Kurzfassung: Wer jetzt auf digitale Zeiterfassung umstellt, erledigt beide Baustellen mit einem System.
So machst du deine Zeiterfassung BVV-fit
Schritt 1: Ist-Zustand prüfen. Wo entstehen heute Arbeitszeitnachweise, und in welcher Form? Papier und Insellösungen (Excel, Kalender, Zettel) kommen auf die Ablöseliste.
Schritt 2: Digital erfassen statt digital abheften. Der sauberste Weg ist, die Arbeitszeit gar nicht erst auf Papier entstehen zu lassen: Mitarbeitende stempeln digital, Korrekturen laufen über einen dokumentierten Workflow, Salden berechnen sich automatisch.
Schritt 3: Export und Aufbewahrung sicherstellen. Teste, ob du für eine beliebige Person einen vollständigen Nachweis über einen beliebigen Zeitraum ausgeben kannst, strukturiert und mit Korrekturhistorie.
Schritt 4: Sonderfälle regeln. Minijobber, Außendienst, Homeoffice: Jede Gruppe braucht einen praktikablen Erfassungsweg über App, Browser oder Terminal, damit keine Papiernebenbuchhaltung entsteht.
Wie Timebutler das löst
Mit der Zeiterfassung von Timebutler entstehen deine Arbeitszeitnachweise von vornherein BVV-tauglich: Mitarbeitende erfassen ihre Zeiten per Browser oder Stempeluhr, Beginn, Ende und Pausen werden strukturiert gespeichert, Korrekturen sind nachvollziehbar, und du exportierst die Daten bei Bedarf mit wenigen Klicks, pro Person, pro Zeitraum, prüfungsfertig. Auch Überstunden- und Gleitzeitsalden führt das System automatisch mit. Deine Mitarbeitenden stempeln, Timebutler dokumentiert.
FAQ zu digitalen Arbeitszeitnachweisen
1 Sind Arbeitszeitnachweise wirklich Entgeltunterlagen?
Ja. §8 Abs.2 BVV erfasst Unterlagen, aus denen sich die Beitragsberechnung ergibt. Dazu zählen Arbeitszeitnachweise insbesondere bei Minijobs, SFN-Zuschlägen und Arbeitszeitkonten.
2 Reicht meine Excel-Tabelle ab 2027 noch?
Praktisch nein. Excel ist weder revisionssicher noch im Sinne der Prüfung strukturiert auswertbar, denn Änderungen lassen sich nicht nachvollziehen.
3 Muss ich Papierstundenzettel aus früheren Jahren nachdigitalisieren?
Die Pflicht betrifft die laufende Führung ab 2027. Für Altbestände gilt: mit Steuerberater oder Lohnbüro klären, was bis zur nächsten Betriebsprüfung digital verfügbar sein muss.
4 Gilt die Pflicht auch für kleine Betriebe?
Ja. Die BVV kennt ab 2027 keine Ausnahmen nach Betriebsgröße, anders als die geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes.
5 Was ist mit Vertrauensarbeitszeit?
Auch bei Vertrauensarbeitszeit müssen erfasste Zeiten, Zuschläge und Konten dokumentiert sein, sobald sie entgeltrelevant sind. Vertrauen ersetzt den Nachweis nicht.
Fazit
Ab 2027 sind Arbeitszeitnachweise digital, strukturiert und revisionssicher zu führen. Der Papierstundenzettel und die Excel-Liste fallen durch. Die gute Nachricht: Mit einer digitalen Zeiterfassung erledigst du die BVV-Anforderung quasi nebenbei und bist zugleich für die kommende gesetzliche Zeiterfassungspflicht gerüstet. Timebutler nimmt dir dabei die Dokumentationsarbeit ab, denn deine Nachweise entstehen automatisch dort, wo gestempelt wird.
Hinweis: Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Maßgeblich ist die jeweils aktuelle Gesetzeslage.
