Seit dem BAG-Urteil vom September 2022 ist klar: In Deutschland besteht eine verbindliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung und sie betrifft auch Arztpraxen. Mit der geplanten gesetzlichen Konkretisierung ab 2026 wird die digitale Zeiterfassung endgültig zum Standard.
Für viele Praxen bedeutet das: Arbeitszeiten müssen künftig transparent, nachvollziehbar und rechtssicher dokumentiert werden, unabhängig von Praxisgröße oder Fachrichtung.
Gleichzeitig zeigt sich in der Praxis: Digitale Zeiterfassung entlastet Teams, vermeidet Fehler und schafft Ordnung im Arbeitsalltag. Viele Ärztinnen und Ärzte berichten, dass sie durch einfache browserbasierte Lösungen wie Timebutler deutlich weniger Aufwand bei Abrechnung, Dienstplanung und Urlaubsanträgen haben.
Gesetzliche Grundlagen für Praxen: Das BAG-Urteil und die Pflicht zur Zeiterfassung
Das Bundesarbeitsgericht verpflichtet Arbeitgeber:innen dazu, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Mitarbeitenden zu erfassen. Grundlage sind:
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
- EU-Arbeitszeitrichtlinie
- BAG-Urteil von 2022
Mit der geplanten Reform 2026 wird außerdem die elektronische Zeiterfassung verbindlich. Arztpraxen müssen dann Systeme nutzen, die:
- DSGVO-konform arbeiten
- Daten revisionssicher speichern
- klare Zugriffsrechte definieren
- Zeiten verlässlich dokumentieren
Viele Praxen steigen deshalb schon heute auf digitale Lösungen um, um Prozesse frühzeitig zu stabilisieren.
Ab wann gilt die Zeiterfassungspflicht in Arztpraxen?
Kurz gesagt: Ab jetzt.
Das BAG hat bereits 2022 entschieden, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt, ganz unabhängig vom finalen Gesetzestext. Die geplante Arbeitszeitgesetz-Novelle ab 2026 wird diese Pflicht lediglich weiter konkretisieren und elektronische Systeme vorschreiben.
Das betrifft als jegliche Art von Praxen:
- Hausarztpraxen
- MVZ
- Facharztpraxen
- Praxisgemeinschaften
- Zahnärzt:innen
- Physiotherapie-, Ergo- und Logopädiepraxen
Nur selbstständige Ärzt:innen ohne Mitarbeitende sind ausgenommen.
Digitale Zeiterfassung in der Arztpraxis: Welche Systeme sind erlaubt?
Praxisinhaber:innen können zwischen verschiedenen Modellen wählen:
1. Digitale Zeiterfassung per Browser oder Terminal
manipulationssicher, effizient und rechtlich belastbar
intuitiv nutzbar und für alle zugänglich, z.B. über Systeme wie Timebutler
2. Mobile Erfassung über Smartphone oder Tablet
- besonders praktisch für Hausbesuche oder wechselnde Standorte
Manuelle Stundenzettel
- grundsätzlich noch erlaubt, aber nicht zukunftssicher
- fehleranfällig und kaum revisionssicher
In der Realität setzen die meisten Praxen zunehmend auf digitale Lösungen, weil sie im Alltag weniger Aufwand verursachen und im Stress des Praxisbetriebs zuverlässiger funktionieren.
Welche Anforderungen muss eine Zeiterfassungssoftware erfüllen?
Eine rechtssichere Lösung für Arztpraxen sollte folgende Funktionen bieten:
- Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit
- Automatische Berechnung von Pausen und Überstunden
- Möglichkeit, Urlaubs- und Kranktage zu verwalten
- Exportmöglichkeiten für Lohnbuchhaltung
- DSGVO-konforme Datenspeicherung in der EU
- Rollen- und Rechteverwaltung für begrenzte Zugriffe
Viele Praxen entscheiden sich deshalb für einfache, browserbasierte Systeme wie Timebutler, weil sie ohne Installation auskommen und sofort einsatzbereit sind.
Vorteile digitaler Zeiterfassung in Arztpraxen
Eine moderne Zeiterfassungslösung verbessert nicht nur die rechtliche Sicherheit, sondern vor allem den Praxisalltag. Der Verwaltungsaufwand sinkt deutlich, weil weniger manuell nachgetragen werden muss und das Praxisbüro spürbar Zeit gewinnt.
Arbeitszeiten werden fairer und transparenter dokumentiert, sodass das gesamte Team jederzeit nachvollziehen kann, wie viele Stunden geleistet wurden. Überstunden und Pausen werden automatisch berechnet und die erfassten Zeiten können ohne zusätzlichen Aufwand direkt in die Reports für die Lohnabrechnung übernommen werden. Außerdem behalten Praxisinhaber:innen schneller den Überblick über Abwesenheiten und Dienstplanbedarf.
Bei Prüfungen sorgt die digitale Dokumentation für Entlastung, weil alle Daten sauber und revisionssicher vorliegen. Gerade in kleinen Praxen mit knappen Ressourcen machen diese Effekte einen spürbaren Unterschied.
Datenschutz, DSGVO und Sicherheit
Arztpraxen arbeiten naturgemäß mit sensiblen Daten. Daher gilt:
- Zugriff nur für autorisierte Personen
- Verschlüsselte Speicherung
- nachvollziehbare Rollen- und Rechteverteilung
- transparente Information der Mitarbeitenden
- revisionssichere Aufbewahrung, meist mindestens 2 Jahre
Digitale Systeme wie Timebutler sind so entwickelt, dass diese Anforderungen standardmäßig erfüllt werden, ein klarer Vorteil gegenüber handschriftlichen Listen oder Excel-Tabellen.
Praxisbeispiel: So gelingt die Einführung
Eine kinderärztliche Praxis mit zwei Ärztinnen und acht medizinischen Fachangestellten hatte lange mit unterschiedlichen Stundenzetteln, spontanen Dienstplanwechseln und unklaren Überstundenständen zu kämpfen. Im hektischen Praxisbetrieb blieb oft keine Zeit, Zeiten sofort einzutragen und am Monatsende musste die Praxisleitung fehlende Angaben hinterhertelefonieren/ hinterherlaufen.
Mit der Einführung einer digitalen, browserbasierten Zeiterfassung änderte sich das spürbar. Das Team dokumentierte seine Zeiten direkt am Empfangsrechner oder über das Tablet im Backoffice, ohne zusätzliche Schritte. Kranktage und Urlaube ließen sich zentral verwalten und die Praxis hatte erstmals eine klare Übersicht über Auslastung und Abwesenheiten.
Nach wenigen Wochen zeigte sich, wie stark die Entlastung war: weniger Fehler, weniger Chaos am Monatsende und deutlich weniger Rückfragen aus dem Team. Die Lohnabrechnung lief schneller durch und die Praxis hatte sofort nachvollziehbare Daten zur Hand – gerade in einem Umfeld, in dem viel gleichzeitig passiert. Auch aus Timebutler-Erfahrungen wissen wir, dass gerade solche alltäglichen Verbesserungen den größten Unterschied machen.
Pflicht und Chance für ein moderneres Praxismanagement
Die Zeiterfassung in Arztpraxen ist heute nicht nur gesetzlich notwendig, sondern auch ein echter Effizienzgewinn. Digitale Systeme erleichtern die Verwaltung, stärken die Transparenz im Team und machen die Praxis zukunftssicher, gerade im Hinblick auf die gesetzlichen Anforderungen ab 2026.
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