Für viele Arbeitgeber und HR-Teams ist die Zeiterfassungspflicht immer noch mit Unsicherheit verbunden. Durch die Entscheidungen des Bundesarbeitsgerichts (BAG) und der EU ist aber längst klar: Arbeitszeiterfassung ist keine freiwillige Option mehr, sondern eine gesetzliche Pflicht.
Doch ab wann gilt sie genau und was bedeutet das für Unternehmen in der Praxis? Gerade kleine Teams fragen sich: „Müssen wir das wirklich auch machen?“ Die kurze Antwort lautet: Ja, ab der ersten beschäftigten Person.
Rechtlicher Hintergrund: EuGH- und BAG-Urteil
Der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschied bereits 2019, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung bereitstellen müssen.
2022 übernahm das BAG diese Vorgaben und stellte klar:
Jede geleistete Arbeitszeit muss dokumentiert werden, unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) arbeitet seitdem an einer Reform des Arbeitszeitgesetzes, insbesondere der §§ 3 und 16 ArbZG. Die Novelle soll die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung ab 2025/ 2026 verbindlich machen.
Ab wie vielen Mitarbeitenden gilt die Zeiterfassungspflicht?
Die wichtigste Info vorneweg:
Die Zeiterfassungspflicht gilt ab der ersten Mitarbeiterin bzw. dem ersten Mitarbeiter.
Es gibt keine Mindestgröße und keine „Bagatellgrenze“. Damit betrifft die Pflicht:
- Konzerne
- Mittelständische Unternehmen
- Kleinbetriebe mit wenigen Beschäftigten
- Startups
- Vereine
- Familienunternehmen
Nur Einzelunternehmer:innen ohne Personal und freie Selbstständige sind ausgenommen. Viele kleine Teams, die Timebutler nutzen, berichten gerade deshalb, dass sie froh sind, die Anforderungen frühzeitig sauber geregelt zu haben.
Digitale Zeiterfassungspflicht 2026: Was ändert sich für Arbeitgeber?
Mit der geplanten Gesetzesänderung wird digitale Arbeitszeiterfassung zur Norm. Künftig müssen folgende Daten elektronisch erfasst werden:
- Arbeitsbeginn
- Arbeitsende
- Pausen
- Gesamtdauer der Arbeitszeit pro Tag
Excel-Tabellen oder handschriftliche Notizen werden voraussichtlich nicht mehr ausreichen. Wichtig ist auch, dass Beschäftigte ihre Zeiten selbst erfassen dürfen, aber die Verantwortung beim Arbeitgeber liegt. Zusätzlich soll die Pflicht im Arbeitsschutzrecht verankert werden, um Überlastung und Arbeitszeitverstöße zu verhindern.
Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung – geht das zusammen?
Ja, definitiv. Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, nur die Dokumentation wird verpflichtend.
Das bedeutet:
- Mitarbeitende arbeiten weiterhin flexibel
- Die Ergebnisse stehen weiter im Fokus
- Zeiten werden trotzdem erfasst, ganz transparent und ohne Kontrolle von Minute zu Minute
Digitale Systeme schaffen genau hier den Spagat: Sie sorgen für rechtliche Sicherheit, ohne die Freiheit moderner Arbeitsmodelle einzuschränken. Viele Teams berichten, dass Zeiterfassung und Vertrauen sich besser ergänzen, als es auf den ersten Blick scheint.
Mitbestimmung: Rolle des Betriebsrats
Die Einführung oder Umstellung eines Zeiterfassungssystems ist mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
Das bedeutet:
- Betriebsrat frühzeitig einbinden
- Gemeinsame Entscheidung über Tool-Auswahl zur digitalen Zeiterfassung
- Klare Absprachen zu Zugriffsrechten, Auswertungen und Transparenz
Dieser Prozess sorgt in der Praxis oft für mehr Akzeptanz und ein gemeinsames Verständnis.
Umsetzung in der Praxis: So gelingt der Umstieg
1. Passendes System auswählen
Browserbasierte, DSGVO-konforme Lösungen sind leicht vorzubereiten und schnell einsatzbereit.
2. Regeln definieren und einstellen
Pausen, Arbeitszeitgrenzen, Überstunden: klare Richtlinien schaffen Orientierung.
3. Mitarbeitende informieren
Die neu geschaffene Transparenz nimmt Unsicherheiten, was besonders wichtig für Teams mit Vertrauensarbeitszeit ist.
4. Einfacher Start
Moderne Tools sind so gebaut, dass Teams sofort loslegen können. Viele Unternehmen präferieren Tools, die keine Schulung benötigen – etwas, das wir bei Timebutler oft sehen.
5. Auswertung nutzen
Arbeitsabläufe werden transparenter, Überlastung wird früh sichtbar und Compliance lässt sich zuverlässig sicherstellen. Gerade kleine und mittlere Unternehmen profitieren davon, wie schnell sich digitale Zeiterfassung in den Alltag integrieren lässt, ohne zusätzliche Infrastruktur und ohne Installationen. In der Praxis zeigt sich außerdem, dass Auswertungen und Reports, wie sie auch Timebutler bereitstellt, eine wertvolle Grundlage für die Lohnbuchhaltung und interne Abstimmungen sind.
Konsequenzen bei Verstößen
Mit der verpflichtenden elektronischen Zeiterfassung können bei Nichteinhaltung Bußgelder bis zu 30.000 Euro drohen (§ 22 ArbZG). Fehlende Dokumentation kann zudem zu erheblichen Nachteilen in arbeitsrechtlichen Streitfällen führen.
Fazit: Jetzt handeln lohnt sich
Die Zeiterfassungspflicht gilt ab der ersten Mitarbeiterin bzw. dem ersten Mitarbeiter und sie wird ab 2026 verbindlich digital. Unternehmen haben damit noch etwas Zeit, um ihre Abläufe anzupassen und ein System einzuführen, das verlässlich dokumentiert, den gesetzlichen Rahmen erfüllt und gleichzeitig den Arbeitsalltag erleichtert.
Ein digitales Zeiterfassungssystem schafft genau das: Es macht Arbeitszeiten transparent, reduziert Fehlerquellen, entlastet HR und sorgt dafür, dass Teams fair und nachvollziehbar arbeiten können. Viele Unternehmen, die schon heute umstellen, merken schnell, wie viel Struktur und Ruhe eine einfache digitale Lösung in den Alltag bringt, ganz ohne komplizierte Technik.
Digitale Zeiterfassung ist deshalb weit mehr als eine gesetzliche Pflicht. Sie ist eine Chance, Prozesse moderner, klarer und effizienter zu gestalten.
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