Wenn ein:e Nutzer:in keine Emails von Timebutler bekommt oder nur manche, kann das verschiedene Gründe haben:
Allgemeine Ursachen
Email-Versand deaktiviert
Möglicherweise hat die betroffene Person den Email-Versand deaktiviert. Prüfe, ob für diese Person der Email-Versand aktiviert oder deaktiviert ist.
Email-Adresse falsch oder nicht mehr gültig
Vielleicht wurde in Timebutler eine falsche Email-Adresse eingetragen oder sie ist inzwischen ungültig. Bitte prüfe, ob die Email-Adresse korrekt eingegeben wurde und ob das Email-Postfach noch existiert und Emails empfangen kann. Wenn die Email-Adresse falsch eingetragen ist, kannst du die Email-Adresse ändern.
Spam-Ordner
Eventuell werden die Emails als Spam eingestuft und landen im Spam-Ordner. Bitte prüfe, ob die Emails im Spam-Postfach liegen.
Informations-Emails zu Abwesenheitseinträgen
Keine Email bei eigenständiger Eintragung
Wenn eine Führungskraft einen Antrag für eine mitarbeitende Person eingibt, wird die Email mit der Information über den neuen Antrag absichtlich nicht verschickt, weil die Führungskraft den Antrag selbst eingetragen hat. In der Bearbeitungshistorie kannst du prüfen, ob die Führungskraft den Antrag selbst eingetragen hat.
Urlaubsantrag noch nicht beantragt
Wenn eine mitarbeitende Person einen Urlaubsantrag oder eine andere genehmigungspflichtige Abwesenheit einträgt, den Antrag aber noch nicht auf den Status “Beantragt” setzt, sondern auf “In Bearbeitung”, dann liegt der Urlaubsantrag noch bei der antragstellenden Person und ist bei der Führungskraft noch nicht beantragt. In diesem Fall wird keine Email verschickt, weil die Führungskraft den Antrag noch nicht genehmigen kann. Prüfe, ob der Antrag im Status “Beantragt” steht oder noch nicht beantragt ist.
Kein Email-Versand an Führungskräfte ohne Genehmigungsrechte
In den “Globalen Einstellungen” (melde dich als Admin an, klicke unten auf “Einstellungen”, dann darunter auf “Weitere..”, dann rechts oben auf “Globale Einstellungen”) gibt es eine Option “Vorgesetzte dürfen Anträge genehmigen”. Wenn diese Option deaktiviert ist, dann wird bei neuen genehmigungspflichtigen Anträgen keine Email an Führungskräfte geschickt (aber weiterhin an Admins), weil die Führungskraft keine Rechte zum Genehmigen hat.
Emails im Zusammenhang mit der Vertreterzusage
Emails werden erst nach der Vertreterzusage verschickt
Die Informations-Email an die Führungskraft wird nicht zwingend sofort nach Antragstellung verschickt. Wenn in den “Globalen Einstellungen” (melde dich als Admin an, klicke unten auf “Einstellungen”, dann darunter auf “Weitere..”, dann rechts oben auf “Globale Einstellungen”) die Option “Genehmigungs-Email an Vorgesetzte erst nach Vertreterzusage” aktiviert ist, dann wird die Email nicht sofort nach Antragstellung verschickt, sondern erst, wenn die ausgewählte vertretende Person der Vertretung zugesagt hat.
Keine Genehmigung in Vertretung bei Mitarbeiter-Nutzer:innen
Eine Führungskraft ist im Urlaub und hat eine vertretende Person ausgewählt. Wenn jetzt eine mitarbeitende Person der Führungskraft eine genehmigungspflichtige Abwesenheit einträgt, sendet Timebutler sowohl an die Führungskraft eine Email zur Genehmigung des Antrags als auch an die Vertretung. Die Email an die Vertretung wird jedoch nur gesendet, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:
1) Die vertretende Person muss Admin oder Vorgesetzten-Nutzer:in sein. Wenn die Vertretung ein Mitarbeiter-Nutzer:in ist, erhält sie keine Email (unter anderem, weil Mitarbeitende keine Weisungsbefugnis haben und grundsätzlich keine Anträge genehmigen dürfen).
2) In den “Globalen Einstellungen” (melde dich als Admin an, klicke unten auf “Einstellungen”, dann darunter auf “Weitere..”, dann rechts oben auf “Globale Einstellungen”) muss die Option “Vertreter dürfen Anträge genehmigen” aktiviert sein.
3) Wenn der antragstellenden Person mehrere Vorgesetzte zugeordnet sind, wird ebenfalls keine Email an die Vertretung geschickt. Nur wenn der antragstellenden Person genau eine Führungskraft zugeordnet ist, wird an die Vertretung dieser Führungskraft eine Email geschickt.
Technische Probleme mit der Mail-Zustellung
Mail-Server verweigert Annahme
In manchen Fällen verweigert der Mail-Server die Annahme der Emails von Timebutler und stellt keine davon zu. Sprich bitte mit deinem IT- oder Mailserver-Admin und lass prüfen, ob Emails von Timebutler (timebutler.de) möglicherweise blockiert oder aussortiert werden.
Absender blockiert / Blacklist
Wenn du in deinem Email-Programm eingestellt hast, dass Emails von unseren Absender-Adressen user@timebutler.de und access@timebutler.de blockiert oder gelöscht werden, dann werden die Emails auch nicht zugestellt. Prüfe daher in deinem Email-Programm, ob du so eine Sperre eingerichtet hast. Je nach Email-Programm sind die Einstellungen unterschiedlich, deswegen können wir an dieser Stelle keine konkrete Klickstrecke nennen.
Weitere Ursachen
In über 22 Jahren war fast immer einer der oben genannten Gründe die Ursache dafür, dass Emails nicht zugestellt wurden. Brauchst du trotzdem weitere Hilfe, wende dich bitte an unseren Support und gib auch die Email-Adresse an, bei der das Problem auftritt. Falls es deine eigene Email-Adresse ist, gib uns bitte auch deine Telefonnummer, weil unsere Email-Antwort dich möglicherweise ebenfalls nicht erreicht.