Manche Unternehmen möchten die Zeiterfassung aktivieren und dabei jedoch vermeiden, dass die Mitarbeiter die Arbeitszeiten eingeben oder aufzeichnen müssen. Stattdessen sollen die Arbeitszeiteinträge automatisch generiert werden, für jeden Arbeitstag und mit der eingestellten Soll-Arbeitszeit für jeden Mitarbeiter.
Eine solche vollautomatische Erstellung von Arbeitszeiteinträgen findet absichtlich nicht statt: der Zweck einer Zeiterfassung ist es, die tatsächliche Arbeitszeit zu erfassen. Auch die gesetzlichen Vorschriften haben das Ziel, dass die Arbeitszeiten durch die Mitarbeiter erfasst werden und korrekt und vollständig sind. Eine Zeiterfassung, bei der automatisiert Arbeitszeiteinträge erstellt werden, erfüllt somit nicht die Anforderungen an eine Zeiterfassung.
Sie haben dennoch mehrere Möglichkeiten, die automatisierte Zeiterfassung fast vollständig zu aktivieren und dabei die Vorgaben auch zu erfüllen:
Automatische Aufzeichnung per Stempeluhr
Sie können die Erfassung dennoch für die Mitarbeiter stark vereinfachen. Aktivieren Sie die
Stempeluhr und legen Sie eine
Pausenregelung fest.
Damit sind Sie fertig.
Die Mitarbeiter müssen nun lediglich an den Tagen, an denen sie arbeiten, die Stempeluhr starten und brauchen sich um nichts weiter kümmern. Timebutler wird die Stempeluhr automatisch um Mitternacht stoppen, die Mindestpause gemäß Pausenregelung hinzufügen und die Ende-Uhrzeit so setzen, dass sich eine Arbeitszeit gemäß der Soll-Arbeitszeit des Mitarbeiters an dem Wochentag ergibt.
Timebutler versendet beim automatischen Stoppen der Stempeluhr eine Benachrichtigungs-Email an den Mitarbeiter, damit dieser den Eintrag nachträglich korrigieren kann. Sie können diese Benachrichtigungs-Email deaktivieren. Melden Sie sich dazu als Admin am Timebutler an, klicken links unten auf "
Einstellungen", dann darunter auf "
Weitere..". Klicken Sie rechts auf die Überschrift "
Zeiterfassung". Hier finden Sie die Option "
Email Benachrichtigung beim Stoppen der Stempeluhr".
Hinweis
Auch wenn diese Möglichkeit des automatischen Stoppens der Stempeluhr besteht, empfiehlt es sich im Sinne einer vollständigen Zeiterfassung, dass die Mitarbeiter auch die Ende-Uhrzeit und die Pausenzeiten stempeln.
ZeiterfassungsterminalSie können (zusätzlich) auch das
Zeiterfassungsterminal auf einem Tablet aktivieren, um den Mitarbeitern eine weitere, bequeme Möglichkeit zu bieten, die Arbeitszeiten zu stempeln.
Mehrere Arbeitszeiteinträge eingeben
Die Mitarbeiter können mehrere Arbeitszeiteinträge vorab eintragen, beispielsweise am Monatsanfang für den gesamten Monat oder am Wochenbeginn für den Rest der Woche.
Über das
Eingabeformular von Arbeitszeiteinträgen können mehrere Arbeitszeiteinträge gleichzeitig erstellt werden. Darin kann auch der Arbeitszeiteintrag für den ersten Tag eingetragen werden und dieser Eintrag für die anderen Tage in der Woche/Monat mit wenigen Mausklicks kopiert werden.
Alternative: Überstundenfeature
Wenn Sie die täglichen Arbeitszeiten nicht erfassen möchten, dann ist das
Überstundenfeature vielleicht die bessere Alternative für Ihr Unternehmen.
Beim Überstundenfeature brauchen die Mitarbeiter nicht die gesamte Arbeitszeit einzugeben, sondern nur Überstunden und Überstundenabbau.
