Bei der Eingabe einer Abwesenheit kann auch ein Vertreter ausgewählt werden. Es ist hier
nicht möglich, mehrere Vertreter auszuwählen, sondern es kann nur ein Vertreter gewählt werden.
Der Grund dafür ist, dass zum einen nur sehr wenige Unternehmen eine solche Mehrfachauswahl bei den Vertretern benötigen. Zum anderen würde Timebutler durch eine Auswahl mehrerer Vertreter stark verkompliziert werden: es gibt viele Einstellungsmöglichkeiten im Zusammenhang mit Vertretern, beispielsweise Zusage durch Vertreter, Genehmigung durch Vorgesetzten erst nach Vertreterzusage und andere. Bei mehreren Vertretern würden beispielsweise die Genehmigungsworkflows verkompliziert. Auch könnten einzelne Vertreter die Genehmigung bewusst oder unbewusst verzögern oder unmöglich machen und hätten somit indirekt Weisungsbefugnis erlangt.
Ein weiteres Problem wäre die Anzeige in verschiedensten Ansichten. Beispielsweise in der Listenansicht wird auch der Vertreter und der Status der Vertretungszusage angezeigt. Bei einer Mehrfachauswahl würden die Listenansichten unübersichtlich werden und auseinandergerissen.
Sie haben aber stattdessen folgende Möglichkeit:
Wenn Sie eine Abwesenheit eingeben, dann wählen Sie den Hauptvertreter im dafür vorgesehenen Feld aus. Den zweiten oder auch weitere Vertreter tragen Sie einfach als Anmerkung im Feld "Bemerkungen" ein. Wenn sich die Kollegen dann über die Abwesenheit informieren, ist ersichtlich, wer die weiteren Vertreter sind.
Darüber hinaus hilft oft auch das Feature der Begrenzungen weiter:
Sie können einstellen, dass in bestimmten Abteilungen oder Nutzergruppen (oder im gesamten Unternehmen) eine bestimmte Anzahl Mitarbeiter immer anwesend sein muss. Timebutler stellt dann sicher, dass nicht zu viele Mitarbeiter gleichzeitig Urlaub nehmen. So können Sie beispielsweise festlegen, dass immer mindestens zwei Mitarbeiter aus der Abteilung "Vertrieb" anwesend sein müssen.
Die Begrenzungen können Sie einstellen, indem Sie sich als Admin am Timebutler anmelden und dann links unten auf "
Einstellungen > Begrenzungen" klicken.
