Nach mehreren Verschiebungen wurden in Deutschland die ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen auf Papier (Atteste / gelbe Zettel) ab Januar 2023 von einer elektronischen Abfrage abgelöst, der sogenannten elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, auch eAU oder eAttest genannt.
Wir haben die Entwicklung über Monate genau beobachtet und kontinuierlich geprüft, wie die Abfrage der eAtteste im Timebutler eingebunden werden kann. Nach intensiver Prüfung der vom Gesetzgeber bereitgestellten Möglichkeiten und Vorgaben und intensivem Austausch mit den verantwortlichen Stellen haben wir entschieden, die Abfrage der eAtteste im Timebutler bis auf weiteres
nicht anzubieten. Die vielen Gründe, die auch im Interesse der Timebutler Nutzer sind, lesen Sie weiter unten auf dieser Seite.
Wie kann das eAttest abgerufen werden?
Wie oben beschrieben ist ein Abruf des eAttests im Timebutler aus vielen Gründen nicht vorgesehen. Stattdessen haben Sie folgende Möglichkeiten:
1) In vielen Fällen nicht notwendigDie verantwortlichen Stellen haben darüber informiert, dass es in den meisten Fällen nicht erforderlich ist, das eAttest abzuholen. Sofern der Arbeitgeber der Krankmeldung des Mitarbeiters vertraut oder es sich nicht um eine zahlungsbegründete Unterlage handelt, ist es nicht erforderlich, das eAttest abzuholen.
2) LohnabrechnungsprogrammAlle zertifizierten Lohnabrechnungsprogramme sind seit 2022 gesetzlich dazu verpflichtet, eine Möglichkeit zur Abfrage der eAtteste bereitzustellen. In Ihrem Unternehmen oder bei Ihrem Steuerberater ist ein Lohnabrechnungsprogramm im Einsatz und dort können Sie die eAtteste abfrufen. Sprechen Sie Ihre Lohnbuchhaltung oder den Steuerberater darauf an.
3) Ausfüllhilfe sv.netUnter
www.itsg.de/produkte/sv-net/ bietet die ITSG GmbH (Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherungen) eine Möglichkeit, um die eAtteste online abzurufen. Das ist jedoch nur für kleine Unternehmen ohne Lohnbuchhaltungsprogramm sinnvoll, da bei jeder Abfrage alle Daten des Mitarbeiters stets erneut eingetragen werden müssen und die Ausfüllhilfe demnach wenig Komfort für wiederkehrende Abfragen bietet.
Wie kann im Timebutler hinterlegt werden, dass das Attest vorhanden ist?
Im Timebutler können Sie für jeden Krankheitseintrag festlegen, ob das Attest beim Arbeitgeber eingegangen ist oder nicht. Das ist immer schon möglich gewesen und daran ändert sich mit der Einführung des eAttests nichts - zumal das eAttest bei einer Vielzahl von Arbeitnehmern nicht umgesetzt wird und dort das alte Verfahren mit den Attesten auf Papier bestehen bleibt.
Sobald also das ärztliche Attest in Papierform oder das eAttest beim Arbeitgeber eintrifft, können Sie bei dem Krankheitseintrag im Timebutler einstellen, dass das Attest eingegangen ist. Lesen Sie hier, wie Sie den
Attest-Status bei einem Krankheitseintrag ändern.
Welche Gründe sprechen gegen die Abfrage des eAttest im Timebutler?
Die kurze Antwort auf diese Frage lautet:
- Das bereitgestellte Verfahren für die Abfrage der eAtteste erlaubt es nicht, komfortabel und in Echtzeit die gewünschten Daten abzurufen und bereitzustellen.
- Es gibt Anforderungen, wie die Unternehmen die Daten bereitstellen müssen, die zu Mehrfacherfassung der immer gleicher Daten führt und die nur über komplizierte Wege übertragen werden können.
- Viele Arbeitnehmer sind von der eAttest-Abfrage ausgeschlossen, so dass die Atteste auf Papier weiterhin bearbeitet werden müssen.
- Eine falsche Verwendung der Abfragen ist gesetzeswidrig - davor möchten wir unsere Kunden schützen.
- Die Abfragemöglichkeit würde einen aufwändigen und komplizierten Identifikationsprozess der Unternehmen bei Timebutler erzwingen.
Klicken Sie hier, um die ausführliche Antwort zu lesen.
Die ausführliche Antwort auf diese Frage lautet:
Nicht komfortabel
Mehrere Einschränkungen bei dem Verfahren zum Abholen des eAttests machen den Abruf wenig komfortabel, wie folgt:
Keine Echtzeit-Verfügbarkeit
Wenn ein Mitarbeiter beim Arzt war und dort ein Attest ausgestellt wurde, dann informiert der Mitarbeiter seinen Arbeitgeber. Die Erwartungshaltung ist nun, dass in Zeiten elektronischer Übermittlungsmöglichkeiten das eAttest sofort oder nach wenigen Minuten zum Abruf bereit steht. Der Arbeitgeber fragt nun also das eAttest ab. Leider wird die Meldestelle dann jedoch zurückmelden, dass kein eAttest vorliegt. In den meisten Fällen wird ein eAttest erst Tage nach dem Arztbesuch abrufbar sein, oftmals erst 4-6 Tage nach der Krankmeldung.
Doppelerfassung der Daten, aufwändiger Abgleich
Um die eAtteste abrufen zu können, sieht das Verfahren vor, dass die Personaldaten (Mitarbeitername, Krankenkasse, und andere) aus einer zertifizierten Lohnbuchhaltung in das Zielsystem übertragen werden. Im Timebutler liegen diese Informationen bereits vor. Diese dürfen jedoch ausdrücklich nicht verwendet werden. Stattdessen müssten die Daten aus einer zertifizierten Lohnbuchhaltungssoftware exportiert und in Timebutler importiert werden. Da die Lohnbuchhaltungssoftware-Produkte keine gemeinsame Vorgabe für den Datenaustausch haben, müssten die Unternehmen die exportierten Daten mühselig umwandeln oder überarbeiten, um sie nach Timebutler importieren zu können. Das kann jedochin der Regel nur versiertem IT-Personal zugemutet werden.
Dieser manueller Export und Import der Daten müsste vor jedem Abruf eines eAttests stattfinden, um sicherzugehen, dass das Verfahren den gesetzlichen Vorgaben genügt. Das ist für die Nutzer wenig komfortabel oder genauer: es ist ein nicht zumutbarer, großer Aufwand.
Die exakt gleichen Daten, die importiert werden müssen, liegen im Timebutler bereits vor, dürfen jedochnicht verwendet werden. Die Übertragung der Daten aus einer Lohnbuchhaltung ist ungeachtet der bereits bestehenden Daten Pflicht.
Darüber hinaus muss das Unternehmen sicherstellen, dass die Daten aus einem sogenannten systemgeprüften Lohnabrechnungsprogramm bereitgestellt werden und unverändert importiert werden. Die Daten müssen kontinuierlich geprüft und aktuell gehalten werden.Gefahr des Verstoßes gegen gesetzliche Vorgaben
Ein Abruf des eAttests darf gemäß der gesetzlichen Vorgaben nur dann erfolgen, wenn es zuvor eine Krankmeldung durch einen Mitarbeiter gab und der Arbeitgeber informiert wurde. Daraus ergibt sich:
Sperre des Zugangs möglich
Wenn manche Unternehmen im Timebutler wissentlich oder versehentlich eAttest-Abfragen durchführen würden, denen keine Krankmeldung vorausgeht, dann wäre es möglich, dass Timebutler aufgrund zu vieler ungerechtfertigter Anfragen den Zugriff zur Abfrage von eAttesten für alle Nutzer gesperrt bekommt. Software kann jedoch nicht mit letzter Sicherheit gewährleisten, dass ein Mitarbeiter sich zuvor vielleicht telefonisch oder per Email krank gemeldet hat, bevor das Unternehmen die Abfrage des eAttests aufruft.
Es bestünde also die Gefahr, dass der Zugang zur Abfrage der eAtteste verwehrt wird. Unter diesen Bedingungen kann nicht sichergestellt werden, dass die Abfrage der eAtteste dauerhaft verfügbar ist.
Keine automatische Bereitstellung möglich
Unser Wunschszenario wäre gewesen, dass Timebutler den Unternehmen automatisiert die eAtteste bereitstellt. Dazu müsste Timebutler eine Abfrage über alle offenen eAtteste der Unternehmen stellen können. Damit könnten wir unseren Nutzern bei der Anmeldung am Timebutler bereits die Liste der abrufbaren eAtteste anbieten.
Das ist jedoch nicht erlaubt - es dürfen nur gezielte Abfragen für einzelne Mitarbeiter für bestimmte Termine durchgeführt werden und nur unter der Voraussetzung, dass der Arbeitnehmer die Krankheit zuvor gemeldet hat.Nicht vollständig - Atteste auf Papier gibt es weiterhin
Die Umstellung auf das eAttest wird nicht für alle Arbeitnehmergruppen umgesetzt. So wird es beispielsweise für die große Gruppe der privat krankenversicherten Mitarbeiter keine eAtteste geben, sondern einen Parallelbetrieb von eAttesten und den bekannten Attesten auf Papier.
In Einzelfällen wird das eAttest für berechtigte Mitarbeiter dennoch nicht ausgestellt, beispielsweise wenn es eine technische Störung in einer Arztpraxis gibt oder eine sogenannte digitale Signatur fehlt oder nicht erneuert wurde. In diesem Fall bekommt der Mitarbeiter weiterhin ein Attest auf Papier ausgehändigt, das an die Krankenkasse geschickt werden muss. Sollte der Mitarbeiter das versäumen, wird das eAttest zu der Krankheit nie ausgestellt werden können und wird nie abrufbar sein.Gefahr des Verstoßes gegen den Datenschutz
Damit die sensiblen, personalbezogenen Krankheitsdaten nicht von beliebigen Stellen abgefragt werden können, muss das abfragende System schriftlich zusichern, dass die Nutzer des Systems "sich bei der Meldestelle oder deren Vertragspartner identifiziert haben". Um das zu gewährleisten, müssen umfangreiche Vorgaben des BSI (Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik) erfüllt sein.
Um diese Vorgaben zu erfüllen, wäre ein umfangreicher und aufwändiger Identifikationsprozess der Unternehmen inkl. Prüfung der Berechtigung auf den Zugriff bestimmter Daten notwendig. Diese Identifizierung muss zudem regelmäßig sichergestellt und somit wiederholt werden. Das Dokument des BSI, das die Anforderungen an diese Identifikation beschreibt, umfasst zum Zeitpunkt der Einführung der eAtteste 60 Seiten.
Zwar könnte ein solcher Identifikationsprozess erstellt werden, jedoch wäre das mit erheblichem Aufwand für die Unternehmen verbunden und für Timebutler gäbe es keine vollständige Sicherheit, ob in Einzelfällen nicht doch unberechtigt Krankheitsdaten von Mitarbeitern aus Drittunternehmen abgefragt werden und die Timebutler Abfrage dafür missbraucht wird. Diese Verstöße könnten zu rechtlichen Konsequenzen sowohl bei Timebutler als auch den Unternehmen führen. Wir möchte unsere Kunden und Timebutler davor schützen.Technische Komplexität und Änderung der Schnittstelle
Auf der Gegenstelle zur Abfrage der eAtteste stehen zum Zeitpunkt der Einführung der eAtteste ca. 30 Gegenstellen (Krankenkassen), die teilweise unterschiedliche Verschlüsselungsverfahren verwenden. In manchen Fällen weicht auch die Schnittstellenbeschreibung voneinander ab und die Erfahrung von anderen Unternehmen ist, dass die Abfrage von eAttesten manchmal manuell nachgearbeitet werden muss.
Die Implementierung des Abrufs der eAtteste sieht mehrere Audits und die Erfüllung eines umfangreichen Pflichtenheftes vor, das zum Zeitpunkt der Einführung der eAtteste 100 Kriterien umfasst und um weitere Kriterien ergänzt werden soll. Zusätzlich zur Systemprüfung muss bei einer erstmaligen Systemuntersuchung die Ordnungsmäßigkeit des Abrufes und deren Praktikabilität durch Pilotprüfungen bei mindestens zwei verschiedenen Arbeitgebern innerhalb von neun Monaten seit Abschluss der Systemprüfung nachgewiesen werden. Der vorgeschriebene Zertifizierungsprozess sieht somit einen mindestens 9-monatigen Prozess vor, realistischerweise müssen jedoch weitere Vorlaufzeiten eingeplant werden.
Weiterhin gibt es gesetzliche Vorgaben zur Versionierung. Wenn Änderungen an den Vorgaben für die Abfrage der eAtteste festgelegt werden, dann steht den abfragenden Systemen nur ein sehr begrenzter Zeitraum zur Verfügung, um das System an die neuen Vorgaben umgehend anzupassen und die Änderungen prüfen und zertifizieren zu lassen. Werden diese Zeiträume nicht eingehalten, kann die Zertifizierung entzogen werden und damit der Abruf von eAttesten plötzlich unmöglich gemacht werden.
Unter diesen Bedingungen kann nicht sichergestellt werden, dass die Abfrage der eAtteste dauerhaft verfügbar ist.Keine Echtzeitabfrage
Wie oben beschrieben werden die eAtteste voraussichtlich erst 4-6 Tage nach der Krankmeldung abrufbereit sein. Darüber hinaus dürfen Abfragen nur erfolgen, wenn zuvor eine Meldung durch den Arbeitgeber stattgefunden hat. Eine automatische Bereitstellung durch Timebutler, wie wir sie uns gewünscht hätten, ist also nicht erlaubt und somit nicht möglich.
Zusätzlich darf die Schnittstelle zur eAttest-Abfrage nur maximal 4 x je Stunde abgerufen werden. Die Unternehmen könnten also das eAttest nicht sofort abfragen, sondern es müsste eine Wartezeit von bis zu 15 Minuten eingehalten werden.
