Der Europäische Gerichtshof hat entschieden, dass Arbeitgeber:innen Mitarbeitenden ermöglichen müssen, den bezahlten Jahresurlaub zu nehmen. Außerdem müssen sie Mitarbeitende auffordern, den Resturlaub rechtzeitig zu nehmen und über Verfallfristen informieren.
In Timebutler kannst du Mitarbeitende mit wenigen Klicks individuell über den verbleibenden Resturlaub informieren – auf zwei Arten:
Schriftliche Benachrichtigung mit Unterschrift
Als Admin kannst du mit wenigen Klicks eine PDF-Vorlage herunterladen. Sie enthält für jede:n Mitarbeitende:n den Hinweis auf den individuellen Resturlaub und die Aufforderung, den Resturlaub zu verplanen. Du kannst die PDF-Vorlage ausdrucken und den Mitarbeitenden vorlegen; sie bestätigen den Empfang anschließend mit Unterschrift.
Um die Vorlage für die schriftliche Benachrichtigung herunterzuladen, meldest du dich als Admin in Timebutler an, klickst links unten auf “Einstellungen”, dann darunter auf “Weitere..”, dann rechts auf “Benachrichtigung über verbleibenden Resturlaub”. Klicke auf der Seite auf den Button “PDF Vorlage herunterladen”.
Benachrichtigung per E-Mail
Außerdem kannst du mit Timebutler automatisiert eine persönliche E-Mail an jede:n Mitarbeitende:n senden lassen. Die E-Mail enthält ebenfalls die Infos zum individuellen Resturlaub sowie die Aufforderung, den Resturlaub zu verplanen.
Um die E-Mails automatisiert zu versenden, meldest du dich als Admin in Timebutler an, klickst links unten auf “Einstellungen”, dann darunter auf “Weitere..”, dann rechts auf “Benachrichtigung über verbleibenden Resturlaub”. Klicke auf der Seite auf den Button “E-Mails senden”.
Eigene Textvorlage
Timebutler stellt eine fertige Textvorlage für die Benachrichtigung bereit. Du kannst die Textvorlage ändern und an deine Bedürfnisse anpassen. In deiner Textvorlage kannst du mehrere Platzhalter verwenden, die von Timebutler automatisch ersetzt werden, z. B. mit dem Namen der/des Mitarbeitenden oder dem individuellen Resturlaubs-Anspruch. Die möglichen Platzhalter sind bei der Bearbeitung der Textvorlage beschrieben.
Versandprotokoll
Timebutler protokolliert beim E-Mail-Versand die Namen der Empfänger:innen, die Anzahl der Resturlaubstage und das Datum, an dem du den Versand ausgelöst hast. Bei Unternehmen mit hunderten Mitarbeitenden verschickt Timebutler die E-Mails je nach Unternehmensgröße verteilt über mehrere Stunden, nicht alle gleichzeitig. So sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass die E-Mails als Spam aussortiert werden. Timebutler informiert dich über den Versandzeitraum.
Nachweispflicht
Arbeitgeber:innen sollten nachweisen können, dass sie Mitarbeitende informiert haben. Der E-Mail-Versand ist zwar die bequemere Möglichkeit, macht den Nachweis im Vergleich zur schriftlichen PDF-Vorlage jedoch schwieriger.
