Der Europäische Gerichtshof hat in einem Urteil festgelegt, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ermöglichen muss, den bezahlten Jahresurlaub wahrzunehmen. Der Arbeitnehmer muss weiterhin dazu aufgefordert werden, den Resturlaub rechtzeitig zu nehmen und muss über die Verfallfristen informiert werden.
Im Timebutler gibt es zwei Möglichkeiten, die Mitarbeiter mit wenigen Mausklicks individuell über den verbleibenden Resturlaub zu benachrichtigen:
Schriftliche Benachrichtigung mit Unterschrift
Ein Admin kann mit wenigen Mausklicks eine PDF-Vorlage herunterladen, in der für jeden Mitarbeiter der Hinweis auf den individuellen Resturlaub aufgeführt ist, zusammen mit der Aufforderung den Resturlaub zu verplanen. Die PDF-Vorlage kann ausgedruckt und den Mitarbeitern vorgelegt werden, die anschließend den Empfang des Schreibens per Unterschrift quittieren.
Um die Vorlage für die schriftliche Benachrichtigung herunterzuladen, melden Sie sich als Admin am Timebutler an, klicken links unten auf "
Einstellungen", dann darunter auf "
Weitere..", dann rechts auf "
Benachrichtigung über verbleibenden Resturlaub". Klicken Sie auf der Seite auf den Button "
PDF Vorlage herunterladen".
Benachrichtigung per E-Mail
Es gibt darüber hinaus die Möglichkeit, mit Timebutler automatisiert eine persönliche E-Mail an jeden Mitarbeiter senden zu lassen. In der E-Mail ist ebenfalls die Information über den individuellen Resturlaub aufgeführt, zusammen mit der Aufforderung den Resturlaub zu verplanen.
Um die E-Mails automatisiert zu versenden, melden Sie sich als Admin am Timebutler an, klicken links unten auf "
Einstellungen", dann darunter auf "
Weitere..", dann rechts auf "
Benachrichtigung über verbleibenden Resturlaub". Klicken Sie auf der Seite auf den Button "
E-Mails senden".
Eigene Textvorlage
Timebutler stellt eine fertige Textvorlage für die Benachrichtigung bereit. Sie können die Textvorlage ändern und an Ihre Bedürfnisse anpassen. In Ihrer Textvorlage können Sie mehrere Platzhalter verwenden, die von Timebutler automatisch ersetzt werden, beispielsweise mit dem Namen des Mitarbeiters oder dem individuellen Resturlaubs-Anspruch des Mitarbeiters. Die möglichen Platzhalter sind bei der Bearbeitung der Textvorlage beschrieben.
Versandprotokoll
Timebutler protokolliert beim E-Mail-Versand den Name des Empfängers, die Anzahl Resturlaubstage und das Datum, an dem der Versand beauftragt wurde. Bei Unternehmen mit hunderten Mitarbeitern werden die E-Mails nicht gleichzeitig verschickt, sondern je nach Unternehmensgröße verteilt über mehrere Stunden. Damit wird die Wahrscheinlichkeit verringert, dass die E-Mails als Spam aussortiert werden. Timebutler informiert sich über den Versand-Zeitraum.
Nachweispflicht
Der Arbeitgeber sollte nachweisen können, dass er den Arbeitnehmer informiert hat. Der E-Mail-Versand ist also zwar die komfortablere Möglichkeit, erschwert jedoch im Gegensatz zur schriftlichen PDF-Vorlage die Möglichkeit, den Nachweis zu erbringen.
