Um Mitternacht prüft Timebutler automatisch, ob es Stempeluhren gibt, bei denen der Mitarbeiter vergessen hat, diese zu stoppen. Diese Stempeluhren werden automatisch gestoppt und die Ende-Uhrzeit wird so gesetzt, dass sich die
Soll-Arbeitszeit des Wochentages und Mitarbeiters ergibt, unter Beachtung der
Pausenregelung des Mitarbeiters.
Lesen Sie hier alle Details zu
automatisch gestoppten Arbeitszeiteinträgen.
Der Arbeitszeiteintrag wird also mit der Soll-Arbeitszeit des Mitarbeiters gespeichert. Diese entspricht aber in nahezu jedem Fall nicht der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit. Deswegen wird der Mitarbeiter aufgefordert, die Ende-Uhrzeit zu korrigieren (auch per E-Mail).
Ein Admin kann einstellen, ob dieser automatisch gestoppte Arbeitszeiteintrag sofort im Arbeitszeitkonto angerechnet werden soll oder ob der Eintrag erst dann im Arbeitszeitkonto angerechnet werden soll, wenn der Mitarbeiter die Ende-Uhrzeit korrigiert hat. Letztere Option hat den Vorteil, dass dem Mitarbeiter nicht sofort die Soll-Arbeitszeit angerechnet wird, bevor er die Ende-Uhrzeit bearbeitet hat - schließlich hat er wahrscheinlich nicht exakt die Soll-Arbeitszeit geleistet.
Einstellung zur Anrechnung im Arbeitszeitkonto
Die Einstellung können Sie wie folgt vornehmen: melden Sie sich als Admin an Ihrem Timebutler Nutzerkonto an, klicken links unten auf "
Einstellungen", dann darunter auf "
Weitere..". Klicken Sie rechts auf die Überschrift "
Zeiterfassung". Hier finden Sie die Einstellung "
Status beim automatischen Stoppen der Stempeluhr". Sie können eine der zwei Optionen wählen:
Option 1: Bei automatisch gestoppten Arbeitszeiteinträgen den Status auf "In Bearbeitung" setzen. Die Arbeitszeit wird erst angerechnet, wenn die Ende-Uhrzeit korrigiert wurde.
Wenn die Stempeluhr gestoppt wird und der Arbeitszeiteintrag gespeichert, dann wird der Status auf "In Bearbeitung" gesetzt. Der Arbeitszeiteintrag wird damit noch nicht in dem Arbeitszeitkonto eingerechnet.
Der Mitarbeiter kann den Arbeitszeiteintrag bearbeiten und die Ende-Uhrzeit korrigieren. Erst danach wird der Arbeitszeiteintrag im Arbeitszeitkonto eingerechnet
Beispiel:Ein Mitarbeiter startet die Stempeluhr um 9:00 Uhr und vergisst diese zu stoppen. Um Mitternacht wird die Stempeluhr automatisch gestoppt. Die Soll-Arbeitszeit für den Mitarbeiter beträgt 8 h und die Mindestpause bei der Arbeitszeit beträgt 30 Minuten. Der Arbeitszeiteintrag wird dann mit einer Ende-Uhrzeit 17:30 Uhr und 30 Minuten Pausen gespeichert, somit also mit 8 h Arbeitszeit. Da der Status auf "In Bearbeitung" gesetzt wird, werden die 8 h Arbeitszeit noch nicht im Arbeitszeitkonto berücksichtigt.
Wenn der Mitarbeiter die Ende-Uhrzeit später korrigiert, wird der Status auf "Bearbeitung abgeschlossen" geändert (falls die Änderung genehmigungspflichtig ist, wird der Status zunächst auf "Beantragt" geändert) und dann wird die neue Arbeitszeit angerechnet.
Option 2: Bei automatisch gestoppten Arbeitszeiteinträgen die Arbeitszeit sofort anwenden, noch bevor der Mitarbeiter die Ende-Uhrzeit korrigiert hat.
Wenn die Stempeluhr gestoppt wird und der Arbeitszeiteintrag gespeichert, dann wird der Status auf "Bearbeitung abgeschlossen" gesetzt. Der Arbeitszeiteintrag wird sofort im Arbeitszeitkonto eingerechnet.
Beispiel:Ein Mitarbeiter startet die Stempeluhr um 9:00 Uhr und vergisst diese zu stoppen. Um Mitternacht wird die Stempeluhr automatisch gestoppt. Die Soll-Arbeitszeit für den Mitarbeiter beträgt 8 h und die Mindestpause bei der Arbeitszeit beträgt 30 Minuten. Der Arbeitszeiteintrag wird dann mit einer Ende-Uhrzeit 17:30 Uhr und 30 Minuten Pausen gespeichert, somit also mit 8 h Arbeitszeit. Diese 8 h Arbeitszeit werden sofort im Arbeitszeitkonto berücksichtigt.
Wenn der Mitarbeiter die Ende-Uhrzeit später korrigiert, wird die neue Arbeitszeit angerechnet (falls die Änderung genehmigungspflichtig ist, wird der Status zunächst auf "Beantragt" geändert).
Hinweis:Sie können einstellen, dass Änderungen an bestehenden Arbeitszeiteinträgen vom Vorgesetzten genehmigt werden müssen. Die Option finden Sie in den
Einstellungen zur Zeiterfassung.
Einstellung sollte bei automatischer Aufzeichnung nicht aktiviert werdenWenn Sie die Arbeitszeiteinträge automatisiert aufzeichnen lassen möchten, dann sollten Sie die hier genannte Option deaktivieren: die automatisch gestoppten Abreitszeiteinträge sollten dann sofort im Arbeitszeitkonto eingerechnet werden, da ja nicht erwartet wird, dass der Mitarbeiter die Ende-Uhrzeit bearbeitet.
Lesen Sie hier alle Details zum
automatisierten Erstellen der Arbeitszeiten
