Timebutler bietet eine vollwertige Zeiterfassung, inklusive virtueller Stempeluhr, umfangreichen Einstellungsmöglichkeiten, Sicht- und Bearbeitungsrechten, Buchen auf Projekte und Kategorien, Arbeitszeitkonten, gesetzlichen und individuellen Pausenregelungen, Auswertungsmöglichkeiten mit Excel-Download und vieles mehr. Jeder Nutzer kann seine Zeiten über die virtuelle Stempeluhr erfassen oder per Direkteingabe eingeben. Ebenso können Sie das Zeiterfassungsterminal einsetzen: dazu rufen Sie auf einem handelsüblichen Tablet die Timebutler Zeiterfassungsterminal-Ansicht auf und stellen das Tablet am Büroeingang oder Firmeneingang bereit. Jeder Mitarbeiter kann sich dann mit wenigen Klicks am Tablet ein-/ausstempeln und Pausen stempeln.
Wenn Sie zurzeit das Überstundenfeature verwenden und das Zeiterfassungsfeature aktivieren, dann wird das Überstundenfeature automatisch deaktiviert: beim Überstundenfeature gibt der Nutzer die Mehr-/Minderarbeit ein. Beim Zeiterfassungsfeature berechnet Timebutler hingegen die Mehr-/Minderarbeit anhand von Soll-Arbeitszeit und der eingegebenen/aufgezeichneten Arbeitszeiten.
Sie sollten stattdessen wie folgt vorgehen:
1. Testen Sie die Zeiterfassung
Gehen Sie auf www.timebutler.de, melden sich ab, falls automatisch angemeldet und klicken dann rechts oben auf "Live Demo". Melden Sie sich als fiktiver Admin-Nutzer an und probieren nun die Zeiterfassung aus. Sie können links auf "
Mitarbeiter > Zeiterfassung > Arbeitszeit eingeben" oder auch "
Mitarbeiter > Zeiterfassung > Arbeitszeitkonten" klicken. Oder klicken Sie rechts oben auf das "00:00", um die virtuelle Stempeluhr auszuprobieren. Oder Sie klicken links unten auf "
Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "
Zeiterfassung", um die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten zu prüfen.
2. Einstellungen für die Zeiterfassung vorbereiten
Sie können die Einstellungen für die Zeiterfassung vor dem Datum vornehmen, an dem die Zeiterfassung starten soll. Auf diese Weise können Sie alle Einstellungen vorab vorbereiten, beispielsweise die
Einstellungen zur Zeiterfassung auswählen oder die
Soll-Arbeitszeit der Mitarbeiter festlegen.
Wenn Sie die Zeiterfassung aktivieren, dann wird das Überstundenfeature automatisch deaktiviert. Um die Einstellungen an der Zeiterfassung vorzunehmen, muss das Zeiterfassungsfeature jedoch aktiviert werden. Gehen Sie also wie folgt vor:
Informieren Sie alle Mitarbeiter, dass das Überstundenfeature in einem bestimmten Zeitfenster vorübergehend abgeschaltet wird, beispielsweise an einem Freitag zwischen 15:00 und 17:00 Uhr.
An dem Freitag um 15:00 Uhr
aktivieren Sie die Zeiterfassung - das Überstundenfeature wird automatisch deaktiviert. Schalten Sie die Zeiterfassung jedoch nur für einen kleinen Personenkreis frei, beispielsweise nur für die Nutzer aus der Personalabteilung oder einen bestimmten Admin (lesen Sie hier, wie Sie die
Zeiterfassung auf bestimmte Nutzer einschränken). Die Zeiterfassung ist dann zwar aktiviert, jedoch nur für die Nutzer aus der Personalabteilung. Alle anderen Nutzer sehen die Zeiterfassung nicht.
Sie können nun in Ruhe alle Einstellungen für die Zeiterfassung vornehmen. Danach können Sie das
Überstundenfeature wieder aktivieren.
3. Umstieg auf die Zeiterfassung
Wenn Sie sich dann für die Zeiterfassung entschieden haben, legen Sie einen Stichtag fest, zu dem Sie die Zeiterfassung aktivieren möchten. Hier bietet sich der erste Tag eines Monats an. Melden Sie sich an dem Stichtag mit einem Admin-Nutzer auf timebutler.de an und klicken links oben auf "
Mitarbeiter > Überstundenkonten". Laden Sie die Ansicht der Urlaubskonten als Excel-Datei herunter: die Zahlen in der Spalte "
Guthaben" werden Sie später noch benötigen.
Klicken Sie nun links unten auf "
Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "
Zeiterfassung". Aktivieren Sie die Zeiterfassung, stellen bei "
Start der Zeiterfassung" das Datum des gewählten Stichtags ein und nehmen die weiteren Einstellungen vor. Klicken Sie nun links unten auf "
Einstellungen > Arbeitszeitsaldo" und tragen in der Spalte "
Arbeitszeit Saldo zum Start der Zeiterfassung" die Werte ein, die Sie in der Spalte "
Guthaben" bei den Überstundenkonten hatten.
Ab sofort können Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeiten im Timebutler eingeben oder über die Stempeluhr oder das Zeiterfassungsterminal erfassen und Sie nutzen die Zeiterfassung mit allen Features.
