Urlaub kann im Timebutler in halben, ganzen oder mehrtägigen Anträgen eingegeben werden, jedoch nicht stundenweise. Der Grund dafür ist, dass nur sehr wenige Unternehmen Urlaub stundenweise planen. Zudem würde die stundenweise Erfassung von Urlaub Timebutler an verschiedensten Stellen und Features stark verkomplizieren.
Sie können eine stundenweise Urlaubsplanung dennoch im Timebutler erreichen, indem Sie dafür das Überstundenfeature zweckentfremden. Wenn Sie das Überstundenfeature aktivieren, dann führt Timebutler für jeden Mitarbeiter ein Überstundenkonto. Sie können für jeden Mitarbeiter einen Überstundenstand zum 1.1. einstellen: dort geben Sie dann den Urlaub in Stunden an. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise 25 Tagen zu 8 Stunden Urlaub hat, dann tragen Sie dort 200 ein (25 x 8 = 200).
Jeder Mitarbeiter kann dann Überstundenabbau beantragen - das entspricht den Urlaubsanträgen. Der Vorgesetzte genehmigt den Überstundenabbau und dann werden die Stunden vom Überstundenkonto abgezogen. Im Überstundenkonto findet sich also immer der aktuelle Urlaubsstand (in Stunden).
Es ergeben sich aber Nachteile aus dieser Alternative, wie folgt:
- Die Links und Buttons für die Urlaubsanträge und Urlaubskonten bleiben weiterhin aktiv, sollten aber von den Mitarbeitern nicht mehr genutzt werden.
- Einige Features im Timebutler gelten speziell für Urlaub, beispielsweise Urlaubssperren und -warnungen oder die Einstellung zum Überziehen des Urlaubskontos, und diese können mit dem Überstundenfeature nicht mehr verwendet werden.
- Das Zeiterfassungsfeature kann nicht aktiviert werden: Sie können Timebutler also ausschließlich für die Abwesenheits- und Urlaubsplanung einsetzen, nicht mehr für die Zeiterfassung.
Wenn Sie das Überstundenfeature für die stundenbasierte Urlaubsplanung dennoch aktivieren möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:
1) Überstundenfeature aktivieren
Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "
Einstellungen", dann darunter auf "
Weitere..", dann rechts auf "
Überstundenfeature". Klicken Sie auf den Button "
Überstundenfeature aktivieren". Auf der Seite haben Sie verschiedene Optionen zur Überstundenverwaltung, die Sie nach Ihren Wünschen einstellen können. Anschließend klicken Sie zur Bestätigung auf den Button "
Überstundenfeature aktivieren"
2) Überstunden genehmigungspflichtig
Klicken Sie dann links unten auf "
Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "
Abwesenheitstypen". Bei "
Überstunden" klicken Sie auf den grünen Button mit dem Bleistift. Entfernen Sie alle Häkchen bei "
Bearbeitungsrechte" und alle bei "
Eigene Einträge löschen". Bei "
Genehmigung" aktivieren Sie die Option "
Der Vorgesetzte muss den Antrag genehmigen". Damit ist sichergestellt, dass wenn ein Mitarbeiter (versehentlich) Überstunden einträgt, was ja das Urlaubskonto erhöhen würde, der Vorgesetzte diesen Antrag einfach ablehnen kann.
3) Urlaubsguthaben in Überstundenkonto übertragen
Klicken Sie links unten auf "
Einstellungen > Urlaubsanspruch". In der Spalte "
Überstundenguthaben vom Vorjahr" können Sie nun das Startguthaben der Überstunden (also das Urlaubskontingent) eintragen.
4) Urlaubssperre einrichten
Klicken Sie links unten auf "
Einstellungen > Urlaubssperre". Erstellen Sie eine neue Urlaubssperre für das gesamte aktuelle Jahr vom 1. Januar bis 31. Dezember (und am besten noch eine für das nächste Jahr), damit kein Mitarbeiter mehr Urlaubsanträge eingeben kann.
5) Mitarbeiter informieren
Geben Sie den Mitarbeitern und Vorgesetzten Bescheid, dass Urlaub nicht mehr über Urlaubsanträge sondern über Überstundenabbau-Anträge verwaltet wird und der Urlaubsstand stundengenau (minutengenau) im Überstundenkonto zu finden ist, nicht mehr im Urlaubskonto.
