In Timebutler erfasst du Urlaub als halbe, ganze oder mehrtägige Anträge – nicht stundenweise. Das liegt daran, dass nur wenige Unternehmen Urlaub stundenweise planen. Außerdem würde stundenweise Urlaubserfassung Timebutler an vielen Stellen und in mehreren Features stark verkomplizieren.
Du kannst trotzdem eine stundenweise Urlaubsplanung in Timebutler abbilden, indem du dafür das Überstundenfeature nutzt. Wenn du das Überstundenfeature aktivierst, führt Timebutler für jedes Teammitglied ein Überstundenkonto. Du kannst für jedes Teammitglied einen Überstundenstand zum 1.1. einstellen: Dort gibst du den Urlaub in Stunden an. Wenn eine Person zum Beispiel 25 Tage à 8 Stunden Urlaub hat, trägst du dort 200 ein (25 x 8 = 200).
Mitarbeitende können dann Überstundenabbau beantragen – das entspricht den Urlaubsanträgen. Die Führungskraft genehmigt den Überstundenabbau, danach werden die Stunden vom Überstundenkonto abgezogen. Im Überstundenkonto siehst du also immer den aktuellen Urlaubsstand (in Stunden).
Diese Alternative hat aber folgende Nachteile:
- Die Links und Buttons für Urlaubsanträge und Urlaubskonten bleiben aktiv, Mitarbeitende sollen sie aber nicht mehr nutzen.
- Einige Features in Timebutler gelten speziell für Urlaub, beispielsweise Urlaubssperren und -warnungen oder die Einstellung zum Überziehen des Urlaubskontos. Mit dem Überstundenfeature kannst du diese nicht mehr verwenden.
- Das Zeiterfassungsfeature kann nicht aktiviert werden: Du nutzt Timebutler also ausschließlich für die Abwesenheits- und Urlaubsplanung, nicht für die Zeiterfassung.
Wenn du das Überstundenfeature für die stundenbasierte Urlaubsplanung trotzdem aktivieren möchtest, geh bitte so vor:
1) Überstundenfeature aktivieren
Melde dich als Admin bei Timebutler an und klicke links unten auf “Einstellungen”, dann darunter auf “Weitere..”, dann rechts auf “Überstundenfeature”. Klicke auf den Button “Überstundenfeature aktivieren”. Auf der Seite findest du verschiedene Optionen zur Überstundenverwaltung, die du nach deinen Wünschen einstellen kannst. Anschließend klickst du zur Bestätigung auf den Button “Überstundenfeature aktivieren”
2) Überstunden genehmigungspflichtig
Klicke dann links unten auf “Einstellungen > Weitere..”, dann rechts auf “Abwesenheitstypen”. Bei “Überstunden” klickst du auf den grünen Button mit dem Bleistift. Entferne alle Häkchen bei “Bearbeitungsrechte” und alle bei “Eigene Einträge löschen”. Bei “Genehmigung” aktivierst du die Option “Der Vorgesetzte muss den Antrag genehmigen”. So stellst du sicher, dass die Führungskraft Anträge einfach ablehnen kann, wenn Mitarbeitende (versehentlich) Überstunden eintragen würden, was das Urlaubskonto erhöhen würde.
3) Urlaubsguthaben in Überstundenkonto übertragen
Klicke links unten auf “Einstellungen > Urlaubsanspruch”. In der Spalte “Überstundenguthaben vom Vorjahr” kannst du nun das Startguthaben der Überstunden (also das Urlaubskontingent) eintragen.
4) Urlaubssperre einrichten
Klicke links unten auf “Einstellungen > Urlaubssperre”. Erstelle eine neue Urlaubssperre für das gesamte aktuelle Jahr vom 1. Januar bis 31. Dezember (und am besten noch eine für das nächste Jahr), damit niemand mehr Urlaubsanträge eingeben kann.
5) Mitarbeitende informieren
Informiere Mitarbeitende und Führungskräfte, dass Urlaub nicht mehr über Urlaubsanträge sondern über Überstundenabbau-Anträge verwaltet wird und der Urlaubsstand stundengenau (minutengenau) im Überstundenkonto zu finden ist, nicht mehr im Urlaubskonto.