Einen automatischen Verfall von Resturlaub gibt es absichtlich nicht, unter anderem weil die Unternehmen unterschiedlich vorgehen: in manchen Unternehmen verfällt der Resturlaub zum Ende März, andere gewähren längere Fristen oder erlauben keinen Übertrag von Resturlaub über den Dezember hinaus. Wieder andere Unternehmen gestatten einzelnen Mitarbeitern oder Abteilungen längere Fristen, usw.
Sie können den verfallenen Urlaub aber halbautomatisch ermitteln, wie im Folgenden beschrieben. Da Resturlaub nur ein Mal im Jahr verfällt, müssen die folgenden Schritte auch nur ein Mal im Jahr durchgeführt werden.
Beispiel zum Verfall von Resturlaub am 31.3.
Nach dem 31.3. melden Sie sich mit einem Admin Nutzer an. Das muss nicht sofort am 1.4. sein, sondern es kann auch erst später im April oder auch Mai sein. Klicken Sie nun links oben auf "
Mitarbeiter", dann unterhalb "
Abwesenheiten" auf "
Urlaubskonten". Klicken Sie rechts oben auf den grünen Button für den Filter und ändern dann die Option "
Alle Urlaubsanträge" auf "
Anträge monatsgenau bis Ende März" und klicken auf den Button "
Anwenden", um den Filter anzuwenden.
Die Seite wird neu geladen und die Urlaubskonten werden unter Berücksichtigung nur der Urlaubsanträge mit Beginn bis Ende März angezeigt. In der Spalte "
Resturlaub" sehen Sie nun für jeden Mitarbeiter, wie viele Resturlaubstage er aus dem letzten Jahr übernommen hat. In der Spalte "
Genehmigter Urlaub" wird Ihnen angezeigt, wie viele Urlaubstage die Summe der Urlaubsanträge mit Startdatum Januar bis März beträgt (anders gesagt: die Anzahl Urlaubstage, die der Mitarbeiter in dem Zeitraum genommen hat). Jetzt brauchen Sie lediglich die zwei Zahlen aus der Spalte "
Resturlaub" und "
Genehmigter Urlaub" vergleichen: bei den Mitarbeitern, bei denen die Zahl genehmigter Urlaub kleiner ist als der Resturlaub, hat der Mitarbeiter bis März weniger Urlaub genommen hat, als er Resturlaub hatte. Die Differenz sind somit die Anzahl verfallener Tage.
Zwei Beispiele:- Ein Mitarbeiter hat 5 Tage Resturlaub und 12 Tage genehmigten Urlaub: für diesen Mitarbeiter verfällt kein Resturlaub, da er bis Ende März mehr als die 5 Tage Resturlaub verbraucht hat.
- Ein Mitarbeiter hat 5 Tage Resturlaub und 3 Tage genehmigten Urlaub: für diesen Mitarbeiter verfallen 2 Tage Urlaub, da er von den 5 Tagen Resturlaub bis Ende März nur 2 Tage genommen hat.
So gehen Sie für jeden Mitarbeiter vor und ermitteln somit die (wenigen) Mitarbeiter, bei denen Urlaubstage verfallen sind. In der Regel sind das sehr wenige oder keine Mitarbeiter, denn die Mitarbeiter achten natürlich darauf, dass kein Urlaub verfällt. Wenn Sie die betroffenen Mitarbeiter und deren Anzahl verfallener Tage ermittelt haben, klicken Sie links unten auf "
Einstellungen", dann darunter auf "
Urlaubsanspruch". Bei den betroffenen Mitarbeitern tragen Sie nun in der Spalte "
Verfallener Urlaub" die zuvor ermittelte Zahl ein und speichern die Änderung.
Timebutler berechnet daraufhin automatisch die Urlaubskonten der Mitarbeiter neu und zieht den verfallenen Urlaub sofort vom Urlaubsguthaben ab.
