Es gibt im Timebutler eine Vertretungsfunktion, damit Anträge während der Abwesenheit eines Vorgesetzten vom Vertreter genehmigt werden können. Ihre Vorgesetzten nutzen diese Funktion vermutlich auch schon intuitiv, wie folgt:
Wenn ein Vorgesetzter (oder Admin) einen Urlaub oder Krankheit für sich selbst eingibt, dann kann er auch einen Vertreter auswählen. Wenn dann während des Urlaubs oder der Krankheit des Vorgesetzten ein Urlaubsantrag von einem seiner Mitarbeiter eingestellt wird (oder ein anderer genehmigungspflichtiger Antrag), dann erkennt Timebutler, dass der Vorgesetzte abwesend ist und ein Vertreter gewählt wurde. Der Vertreter erhält dann zusätzlich eine Email mit den Informationen zu dem Urlaubsantrag und zwei Buttons, um den Urlaub in Vertretung zu genehmigen oder abzulehnen.
Der Vertreter erhält also während der Abwesenheit des Vorgesetzten nicht die vollen Sichtrechte auf die Mitarbeiter des Vorgesetzten. Stattdessen wird er per Email informiert und kann die einzelnen Anträge über die Email genehmigen/ablehnen. Der Vorgesetzte erhält übrigens weiterhin die Email mit dem Urlaubsantrag seines Mitarbeiters, auch während seines Urlaubs/Krankheit.
Weitere Informationen zu der Vertretungsfunktion erhalten Sie, wenn Sie die Eingabemaske für einen neuen Antrag öffnen und dort neben dem Wort "Vertreter" auf das Symbol mit dem Fragezeichen klicken.
Vertreterfunktion deaktivieren
Es ist möglich, dass die Vertreter-Funktion in Ihrem Unternehmen deaktiviert ist. Ein Admin kann einstellen, ob die oben genannte Vertreterfunktion aktiv sein soll oder nicht. Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "
Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "
Globale Einstellungen". Prüfen/ändern Sie die Option "
Vertreter dürfen Anträge genehmigen".
Vertreterauswahl Pflicht je nach Abwesenheitstyp
Sie können für jeden Abwesenheitstyp individuell einstellen, ob
ein Vertreter ausgewählt werden muss oder nicht.
Nützliche Hinweise zur Vertreterfunktion
- Die Vertreterauswahl hat auch eine Komfortfunktion. In der Regel haben die Mitarbeiter ja einen Kollegen, der sie häufig bis immer vertritt. Wenn der Nutzer eine Abwesenheit eingibt, dann kann er bei der Auswahl des Vertreters die Option aktivieren, dass der gewählte Vertreter zukünftig automatisch vorausgewählt ist. Damit entfällt bei zukünftigen Einträgen die Auswahl des Vertreters und es ist sichergestellt, dass der Vertreter voreingestellt ist.
- Wenn Sie feststellen wollen, wer einen Antrag genehmigt hat, dann gehen Sie in die Detailansicht zu dem Antrag. Hier wird im Kasten "Bearbeitungshistorie" unter anderem angezeigt, wer den Antrag genehmigt hat, mit Zeitstempel.
- Sollte ein Vorgesetzter dauerhaft abwesend sein, beispielsweise wegen absehbar langer Krankheit oder Elternzeit, dann empfiehlt es sich stattdessen, den Mitarbeitern vorübergehend einen anderen Vorgesetzten zuzuordnen. In diesem Fall melden Sie sich als Admin am Timebutler an, klicken links unten auf "Einstellungen > Vorgesetzte" und ordnen die Mitarbeiter des abwesenden Vorgesetzten einem anderen Vorgesetzten zu. Nach der Rückkehr des Vorgesetzten können Sie die Mitarbeiter wieder zurück zuordnen.
Vertretrauswahl aktivierenDie Vertreterauswahl kann vollständig deaktiviert sein. Wenn das der Fall ist, dann kann kein Vertreter ausgewählt werden und die Vertreter-Funktion ist somit nicht möglich.
Prüfen Sie also, ob die Vertreterauswahl aktiviert ist. Melden Sie sich dazu mit einem Admin Nutzer am Timebutler an, klicken links unten auf "
Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "
Globale Einstellungen". Hier finden Sie die Option "
Vertreterauswahl anbieten".
Screenshot:Vertreterauswahl anbieten
