Timebutler bietet dir eine vollwertige Zeiterfassung, inklusive virtueller Stempeluhr, umfangreicher Einstellungsmöglichkeiten, Arbeitszeitkonten für alle Mitarbeitenden, Sicht- und Bearbeitungsrechten, Buchungen auf Projekte und Kategorien, Arbeitszeitkonten, gesetzlichen und individuellen Pausenregelungen, Auswertungsmöglichkeiten mit Excel-Download und vieles mehr.
Alle Nutzer:innen können ihre Zeiten über die virtuelle Stempeluhr erfassen oder per Direkteingabe eintragen. Du kannst auch das Zeiterfassungsterminal einsetzen: Dazu rufst du auf einem handelsüblichen Tablet die Timebutler Zeiterfassungsterminal-Ansicht auf und stellst das Tablet am Büro- oder Firmeneingang bereit. Alle Mitarbeitenden können sich dann mit wenigen Klicks am Tablet ein-/ausstempeln und Pausen stempeln.
Du kannst die Zeiterfassung in Timebutler mit wenigen Mausklicks aktivieren. Weil alle Mitarbeitenden, für die die Zeiterfassung aktiv ist, ihre gesamte Arbeitszeit über die Stempeluhr erfassen oder eintragen müssen, informiere sie mit etwas Vorlauf darüber.
Wichtig
Wenn du das Überstunden-Feature aktiviert hast, wird beim Aktivieren des Zeiterfassungs-Features das Überstunden-Feature automatisch und sofort deaktiviert. In diesem Fall lies hier, wie du vom Überstunden-Feature zur Zeiterfassung wechselst.
Du kannst die Zeiterfassung zunächst im kleinen Kreis ausprobieren und dann später auf das gesamte Unternehmen ausweiten - du kannst die Zeiterfassung aber auch sofort für alle Mitarbeitenden freischalten. Im Folgenden ist beschrieben, wie du die Zeiterfassung im kleinen Kreis ausprobierst und dann auf alle Mitarbeitenden ausweitest:
1) Zeiterfassung für eingeschränkten Nutzerkreis aktivieren
Melde dich als Admin auf timebutler.de an und klicke links unten auf “Einstellungen > Weitere..”, dann rechts auf “Zeiterfassung”.
Mit der ersten Option “Zeiterfassung aktivieren” aktivierst du die Zeiterfassung. Bei der zweiten Option “Auf Abteilungen eingrenzen” kannst du sie auf bestimmte Abteilungen begrenzen. Bei der nächsten Option “Start der Zeiterfassung” stellst du das aktuelle Datum ein oder das Datum, an dem du mit der Zeiterfassung starten möchtest. Geh auch die weiteren Optionen auf der Seite durch und klicke dann unten auf der Seite auf den blauen Button “Speichern”.
Wenn du zusätzlich die Zeiterfassung für einzelne Mitarbeitende aktivieren oder deaktivieren möchtest, dann klicke links oben auf “Mitarbeiter”, dann unterhalb des kleinen “Mitarbeiter” auf “Übersicht”. Klicke dann in der Zeile beim gewünschten Nutzerkonto auf das grüne Symbol mit dem Bleistift (=Bearbeiten). Oben bei “Zeiterfassung aktiv?” kannst du die gewünschte Option einstellen. Speichere die Änderung mit einem Klick auf den blauen Button “Speichern” ganz unten auf der Seite.
2) Soll-Arbeitszeiten einstellen
Nachdem du die Zeiterfassung aktiviert hast, klicke links unten auf “Einstellungen > Arbeitstage”. Hier kannst du für alle Mitarbeitenden die tägliche Soll-Arbeitszeit prüfen und ggf. ändern (per Klick auf den blauen Button “Bearbeiten”).
3) Überstunden Start-Guthaben einstellen
Klicke links unten auf “Einstellungen > Arbeitszeitsaldo” (wird nur angezeigt, sobald die Zeiterfassung aktiviert ist). Hier kannst du in der Spalte “Arbeitszeitsaldo zum Start der Zeiterfassung” das Überstunden-Startguthaben der Mitarbeitenden einstellen.
4) Zeiterfassung testen
Damit bist du fertig. Die aktivierten Mitarbeitenden können nun die Arbeitszeiten eingeben oder über die Stempeluhr aufzeichnen (sofern du die Stempeluhr oben bei Schritt 1 aktiviert hast) und du kannst die Liste der Arbeitszeiteinträge einsehen, die Arbeitszeitkonten aufrufen, Zeiten auswerten, herunterladen, usw.
5) Zeiterfassung für alle Mitarbeiter freischalten
Wenn du dich für den Einsatz der Zeiterfassung im gesamten Unternehmen entschieden hast, entferne die Einschränkung der Zeiterfassung auf bestimmte Abteilungen (siehe oben bei Punkt 1). Ebenso solltest du dann das Datum zum Start der Zeiterfassung verschieben, da neu aktivierte Nutzer:innen seit dem bisherigen Start der Zeiterfassung noch keine Arbeitszeiteinträge eingegeben haben und somit ins Minus geraten würden. Und schließlich solltest du dann noch das Überstunden-Startguthaben anpassen, siehe oben bei 3.
Screenshot: Überstunden Start-Guthaben einstellen
