Die Datenschutz-Grundverordnung legt unter anderem fest, dass persönliche Daten nicht länger aufbewahrt und verarbeitet werden sollen, als notwendig. Timebutler hilft Ihnen dabei, diese Vorgabe zu erfüllen: Sie können im Timebutler einstellen, dass die Mitarbeiterdaten nach einer bestimmten Zeit automatisch gelöscht werden. Darüber hinaus können Sie für die Dokumente, die Sie in der
digitalen Personalakte hochladen , ein eigenes Löschdatum einstellen.
Einstellungen für das automatische Löschen
Sie können festlegen, wie lange die persönlichen Daten aufbewahrt werden und wann sie automatisch gelöscht werden sollen. Melden Sie sich als Admin am Timebutler an, klicken links unten auf "
Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "
Automatisches Löschen von Daten".
Hier können Sie die Aufbewahrungsdauer für die Mitarbeiterdaten einstellen sowie getrennt davon die Aufbewahrungsdauer für die Dokumente der Personalakte.
Protokoll über automatische Löschvorgänge
Auf der Seite erhalten Sie unter "
Protokoll über automatische Löschvorgänge" auch den Einblick, welche Löschvorgänge durchgeführt wurden und wer die Einstellung zu welchem Zeitpunkt geändert hat.
Welche Mitarbeiterdaten werden gelöscht?
Es werden lediglich die Bewegungsdaten der Mitarbeiter gelöscht, die älter als der eingestellte Zeitraum sind:
- Abwesenheitseinträge
- Arbeitszeiteinträge
- Überstundeneinträge und Überstundenabbau-Anträge
- Urlaubsanspruchswerte
- Urlaubssperren
- Änderungsanträge für Arbeitszeiten
Die Nutzerkonten werden
nicht gelöscht.
Welche Mitarbeiteraten werden nicht gelöscht?
Es werden nur die Daten gelöscht, wie oben beschrieben. Weitere Daten werden
nicht gelöscht, beispielsweise:
- Nutzerkonten
- Einstellungen
- Feiertage, Feiertagsregelungen
- Nutzergruppen
- Personalakte
- usw.
Welche Dokumente der Personalakte werden gelöscht?
Es werden alle Dokumente gelöscht, bei denen das Datum, an dem das Dokument zu Timebutler hochgeladen wurde, älter ist als der eingestellte Zeitraum.
Dokumente werden nach Einstelldatum gelöscht
Die Dokumente in der Personalakte werden auf Basis des Datums gelöscht, an dem sie im Timebutler hochgeladen wurden. Es wird also nicht des Erstellungsdatum des Dokuments oder ein anderes Datum verwendet.
Welche Daten in der Personalakte werden nicht gelöscht?
In der Personalakte werden nur die Dokumente gelöscht, siehe oben. Alle anderen Daten in der Personalakte werden nicht gelöscht.
Wann werden die Daten gelöscht?
- Wenn Sie die Einstellungen zum Aufbewahren/Löschen der Daten ändern, dann werden innerhalb der folgenden 48 Stunden die betroffenen Daten gelöscht.
- Weiterhin wird regelmäßig und automatisch eine Löschroutine ausgeführt, die alte Daten ermittelt und automatisch löscht, gemäß Ihren Einstellungen.
Wie können die nicht gelöschten Daten dennoch gelöscht werden?
Wenn Sie das Nutzerkonto und die Daten nicht mehr benötigen, dann
löschen Sie das Nutzerkonto. Damit werden alle Daten des Nutzers unwiderruflich gelöscht, inklusive aller Daten und den Dokumenten der Personalakte.
Können gelöschte Daten wiederhergestellt werden?
Die gesetzliche Vorgabe fordert, dass die Daten endgültig und unwiderruflich gelöscht werden. Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist das Löschen also ein endgültiger und unwiderruflicher Vorgang. Die Daten können nicht wiederhergestellt werden.
Die Daten werden gemäß Vorgaben aus dem Datenschutz unwiderruflich gelöscht. Die gelöschten Daten können also nicht wiederhergestellt werden. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht einen zu kurzen Zeitraum einstellen.
Screenshot: Einstellung zum automatischen Löschen der Daten
