Urlaubsguthaben kann in Arbeitszeitguthaben umgewandelt werden: es wird Urlaub vom Urlaubskonto abgezogen und im Gegenzug wird das Überstundenguthaben im Arbeitszeitkonto erhöht. Damit kann ein Mitarbeiter Minusstunden auf dem Arbeitszeitkonto mit Urlaub ausgleichen. Ein Admin kann die Umwandlung vornehmen.
Hier ein Beispiel für den Mitarbeiter Schmitt, der mit 8 h im Arbeitszeitkonto im Minus ist und 2 Tage Urlaub (16 h) in Arbeitszeitguthaben umwandeln möchte:
1. Ausbezahlten Urlaub eintragen
Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "
Einstellungen > Urlaubsanspruch". In der Zeile des Mitarbeiters Schmitt erhöhen Sie in der Spalte "
Ausbezahlter Urlaub" die Zahl um 2 Tage. Wenn dort beispielsweise eine 0 steht, tragen Sie eine 2 ein. Klicken Sie dann in der Zeile rechts auf den Button "
Änderungen speichern". Damit werden dem Mitarbeiter sofort 2 Tage Urlaubsguthaben vom Urlaubskonto abgezogen.
Sie sollten den Mitarbeiter darüber informieren, dass die Anzeige der 2 ausbezahlten Urlaubstage nicht als ausbezahlter Urlaub zu verstehen sind, sondern als Ausgleich für das Arbeitszeitkonto (was sich dann letztendlich auch auf das Gehalt auswirkt).
2. Arbeitszeit erhöhen
Nun ist es notwendig, die Arbeitszeit um 16 h zu erhöhen. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten. Entscheiden Sie sich für eine der zwei Möglichkeiten:
1) Arbeitszeitsaldo erhöhenKlicken Sie links unten auf "
Einstellungen > Arbeitszeitsaldo". In der Zeile von Hr. Schmitt erhöhen Sie in der Spalte "
Arbeitszeitsaldo vom Vorjahr" (oder auch "
Arbeitszeitsaldo zum Start der Zeiterfassung am tt.mm.jjjj") den Wert um 16. Wenn dort beispielsweise 21,5 steht, dann ändern Sie das in 37,5 ab. Klicken Sie dann in der Zeile rechts auf "
Änderungen speichern". Damit erhöht sich das Arbeitszeitkonto-Guthaben sofort um 16 h.
2) Arbeitszeit eintragenTragen Sie für den Mitarbeiter Schmitt einen neuen Arbeitszeiteintrag ein, der die Anzahl Stunden beinhaltet, um die die Arbeitszeit erhöht werden soll. In dem Beispiel also einen Arbeitszeiteintrag über 16 h. Diese Arbeitszeit wird sofort im Arbeitszeitkonto angerechnet und erhöht das Arbeitszeitkonto-Guthaben um 16 h.
Bei der Eingabe des Arbeitszeiteintrages sollten Sie in den Bemerkungen einen entsprechenden Kommentar hinzufügen, beispielsweise "16 h Ausgleich durch Umwandlung von Urlaub". Ebenso bietet es sich an, den Arbeitszeiteintrag auf einen Sonntag zu legen: dann gibt es keine Kollision mit einem echten Arbeitszeiteintrag des Mitarbeiters und es wird schnell klar, dass es sich nicht um echte geleistete Arbeitszeit handelt.
