Für die Rückstellung für offenen Urlaub ist es notwendig zu ermitteln, wie viele Urlaubstage die Mitarbeiter zu einem bestimmten Monat noch verfügbar haben. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
1) Urlaubskonten aufrufen
Melden Sie sich als Admin oder Vorgesetzter am Timebutler an und klicken links oben auf "
Mitarbeiter > Abwesenheiten > Urlaubskonten".
2) Auf Monat eingrenzen
Klicken Sie auf der Seite rechts oben auf den grünen Button "
Filter anzeigen". Sie finden hier die Option "
Bis Monat", mit der Sie eingrenzen können, bis zu welchem Monat die Urlaubsanträge eingerechnet werden sollen.
Sie haben zwei Möglichkeiten:
Option "
Anträge monatsgenau bis Ende -Monat-": Wenn Sie beispielsweise die Option "Anträge monatsgenau bis Ende April" einstellen, dann werden nur die Urlaubstage von Januar bis Ende April eingerechnet. Urlaubstage, die in den Mai oder später fallen, werden ignoriert. Mit dieser Filtereinstellung können Sie also das Urlaubskonto monatsgenau berechnen lassen.
Option "
Anträge mit Beginn bis Ende -Monat-": Wenn Sie beispielsweise die Option "Anträge mit Beginn bis Ende April" einstellen, dann werden alle Urlaubsanträge vollständig eingerechnet, die zwischen Januar und April beginnen - auch wenn diese in den Mai hineinragen. Ein Urlaubsantrag, der im April startet und bis in den Mai reicht, wird dann dennoch mit der gesamten Anzahl Urlaubstage eingerechnet, inklusive der Tage, die in den Mai fallen.
Nachdem Sie die passende Option für den gewünschten Monat gewählt haben, klicken Sie auf den Button "
Anwenden", um den Filter anzuwenden.
3) Auswerten
Die Seite wird neu geladen und nun werden die Urlaubskonten angezeigt unter Berücksichtigung nur derjenigen Urlaubsanträge, die Sie im Filter eingestellt haben, also beispielsweise nur der Urlaubsanträge, die spätestens im Juni beginnen. In der Spalte "
Verbleibender Urlaub" können Sie nun ablesen, wie viele Urlaubstage die Mitarbeiter im Anschluss noch übrig haben, also in dem Beispiel ab Juli.
4) Herunterladen
Sie können diese Daten nun mit einem Mausklick auf den Button "
Herunterladen" als Excel-Datei oder CSV-Datei herunterladen und beispielsweise an den Steuerberater oder das Lohnbüro weiterleiten.
Hinweis:
Wenn Sie beispielsweise die Filtereinstellung "Anträge mit Beginn bis Ende Juni" gewählt haben, dann wird ein Urlaubsantrag, der am 25.6. startet und am 5.7. endet, voll eingerechnet, also inklusive der Tage, die in den Juli fallen. Das ist beabsichtigt: für Urlaubsanträge, die im Betrachtungszeitraum beginnen, muss in der Regel für die gesamte Anzahl Tage des Urlaubsantrages keine Rückstellung gebildet werden.
Sollten Sie dennoch eine monatsgenaue Berechnung wünschen, dann wählen Sie die Option "Anträge monatsgenau bis Ende Juni"
Monatsscharfe Auswertung auch im Auslastungsbericht
Eine monatsgenaue Auswertung der Urlaubstage erhalten Sie auch im
kumulierten Auslastungsbericht möglich, wie folgt:
Klicken Sie links auf "
Berichte > Auslastungsbericht" und stellen den gewünschten Zeitraum ein, beispielsweise Januar bis Juni. Stellen Sie bei "
Berichtstyp" die Option "
Kumuliert" ein und wählen die Option "
Für alle Abwesenheitstypen Spalten anzeigen, auch wenn kein Eintrag existiert.". Klicken Sie dann auf den Button "
Anzeigen". In der Spalte "
Urlaub" sehen Sie nun die exakte Anzahl genehmigter Urlaubstage für den gewählten Zeitraum. Auch diesen Bericht können Sie mit einem Mausklick als Excel-Datei herunterladen.
