Als Admin kannst du die Daten aus der Personalakte nach beliebigen Filterkriterien auswerten.
Melde dich dazu als Admin bei Timebutler an und klicke links auf “Berichte”, dann darunter auf “Personalakte”. Jetzt kannst du Filterkriterien für die Felder der Personalakte festlegen und Filterkriterien für die Auswahl der Mitarbeitenden.
Personalakte Filterkriterien
Im Bereich der Personalakte-Filterkriterien kannst du ein neues Filterkriterium hinzufügen. Du kannst dann ein beliebiges Datenfeld aus der Personalakte auswählen und je nach Datentyp stehen unterschiedliche Bedingungen zur Auswahl: Bei einem Feld vom Typ Datum kannst du z. B. auf eine bestimmte Woche filtern, bei einem Feld vom Typ Text auf eine bestimmte Mindestlänge.
Wenn nötig, erstelle mehrere Filterkriterien. Die Filterkriterien sind UND-verknüpft, das heißt: Bei der Auswertung findest du nur die Personalakten und Mitarbeitenden, bei denen alle Filterkriterien zutreffen.
Mitarbeitende Filterkriterien
Über die Mitarbeitenden-Filterkriterien legst du fest, welche Personalakten welcher Mitarbeitenden ausgewertet werden sollen.
So kannst du z. B. nur die Personalakten der Mitarbeitenden eines bestimmten Standorts oder einer bestimmten Abteilung durchsuchen.
Auswertung ausführen
Wenn du die Auswertung per Klick auf den Button “Anzeigen” startest, siehst du die Mitarbeitenden, bei denen alle Filterkriterien zutreffen. Aus Platzgründen siehst du hier nur die Felder aus der Personalakte, die in den Filterkriterien eingestellt wurden (jedoch nicht mehr als 7 Felder).
Über den Button “Herunterladen” kannst du alle Daten aus der Personalakte herunterladen, z. B. als Excel-Datei. Die heruntergeladene Datei enthält alle Datenfelder der Digitalen Personalakte.
Damit du für häufig benötigte Auswertungen nicht jedes Mal die Filterkriterien neu einstellen musst, kannst du Auswertungen und Suchen speichern.
Mit den Suchfavoriten greifst du noch schneller auf häufig genutzte Auswertungen zu. Die Favoriten erscheinen auf dem Dashboard und können mit einem Mausklick aufgerufen werden.
Beispiele
Auswertung: Bei welchen Mitarbeitenden endet die Probezeit in den nächsten 30 Tagen?
Auswertung: Welche geringfügig Beschäftigten sind gesetzlich krankenversichert?
