Wenn du die virtuelle Stempeluhr für die Zeiterfassung aktivierst, können Mitarbeitende ihre Arbeitszeit über die Stempeluhr im eigenen Nutzer:innenkonto in Timebutler aufzeichnen. Da Timebutler auch auf dem Smartphone läuft, könnten sie die Stempeluhr so schon von zu Hause oder noch auf dem Weg zur Arbeit starten.
Daher entsteht der Wunsch, das Einstempeln der Arbeitszeit in der virtuellen Stempeluhr auf bestimmte Orte/Bereiche oder auch IP-Adressen zu begrenzen (Geo-Fencing).
Zugriffsbeschränkung auf IP-Adressen
Ein Admin kann den Zugriff auf bestimmte IP-Adressen einschränken. Das kann helfen sicherzustellen, dass Mitarbeitende die Stempeluhr nur verwenden können, wenn sie sich im Firmennetzwerk befinden.
Beachte aber, dass du damit den Zugriff auf Timebutler von außerhalb des Firmennetzwerks komplett blockierst. Mitarbeitende können dann z. B. zu Hause keinen Urlaub beantragen oder sich über die Abwesenheiten der Kolleg:innen am nächsten Tag informieren.
Es gibt weitere Möglichkeiten, den Zugriff gezielt auf die Stempeluhr zu beschränken, z. B.:
Geo-Fencing über die Positionsdaten
Geo-Fencing über die Positionsdaten von Mitarbeitenden ist technisch und rechtlich sehr problematisch: Aus Datenschutzgründen darf der Arbeitgeber Positionsdaten von Mitarbeitenden nicht ohne Weiteres überwachen oder erfassen.
Auch technisch spricht vieles dagegen. Manche Mitarbeitende haben kein Smartphone oder kein Gerät mit GPS-Positionierung oder haben GPS deaktiviert bzw. blockiert. Außerdem lässt sich die GPS-Position leicht manipulieren. Im Google Play Store oder Apple App Store können kostenlose “Fake GPS”-Apps heruntergeladen werden, mit denen Mitarbeitende die GPS-Position beliebig setzen können.
Wir bieten Geo-Fencing über Positionsdaten bewusst nicht an, um Unternehmen vor rechtlichen Konsequenzen zu schützen und weil es keine verlässliche Sicherheit bietet. Stattdessen gibt es folgende Lösungen:
Alternativen
Stichprobenartige Prüfung
Wenn du dich mit einem Admin-Account in Timebutler anmeldest, siehst du oben auf der Startseite Infos zu den Stempeluhren: welche gerade laufen, ruhen oder pausieren. Mit Klick darauf kommst du zur Statusansicht der Stempeluhren, in der du für jede Person die Startzeit der aktuell laufenden Stempeluhr siehst. Wenn du hier stichprobenartig prüfst, wer noch nicht im Büro ist, die Stempeluhr aber schon gestartet hat, kannst du die Kolleg:innen gezielt ansprechen. Oft reicht es, die betroffene Person einmal darauf anzusprechen, um das Problem dauerhaft zu lösen.
Zeiterfassungsterminal
Alternativ kannst du das Timebutler Zeiterfassungsterminal auf einem Tablet aktivieren und das Tablet am Büroeingang bereitstellen. Dann legst du fest, dass die Stempeluhr nur am Zeiterfassungsterminal gestartet (oder auch gestoppt) werden darf. So stellst du sicher, dass sich Mitarbeitende im Büro befinden, wenn sie die Zeit starten.
Für Außendienst oder Homeoffice kannst du das Stempeln über die Stempeluhr im Nutzer:innenkonto hingegen erlauben.
Lies hier, wie du für manche Mitarbeitende das Stempeln der Arbeitszeit nur am Zeiterfassungsterminal erlauben.
Einschränkung auf IP-Adressen
Ein Admin kann den Zugriff auf bestimmte IP-Adressen einschränken. Dann sind allerdings alle Timebutler-Funktionen auf den IP-Adressbereich beschränkt, nicht nur die Stempeluhr.