Wenn Sie die virtuelle Stempeluhr für die Zeiterfassung aktivieren, dann können die Mitarbeiter die Arbeitszeit über die Stempeluhr in ihrem Nutzerkonto im Timebutler aufzeichnen. Da Timebutler auch über ein Smartphone genutzt werden kann, könnte die Stempeluhr auf diese Weise also schon von zu Hause oder noch auf dem Weg zur Arbeit gestartet werden.
Es entsteht also der Wunsch, das Einstempeln der Arbeitszeit in der virtuellen Stempeluhr auf bestimmte Orte/Bereiche oder auch IP-Adressen begrenzen zu können (sogenanntes Geo-Fencing).
Zugriffbeschränkung auf IP-Adressen
Ein Admin kann den
Zugriff auf bestimmte IP-Adressen einschränken. Das kann eine Möglichkeit sein, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter die Stempeluhr nur dann verwenden können, wenn sie sich im Firmennetzwerk befinden.
Beachten Sie jedoch, dass der Zugriff auf Timebutler von außerhalb des Firmennetzwerks damit vollständig blockiert wird. Die Mitarbeiter können also nicht beispielsweise zu Hause Urlaub beantragen oder sich über die Abwesenheitssituation der Kollegen am nächsten Tag informieren.
Es gibt weitere Möglichkeiten, um den Zugriff speziell auf die Stempeluhr zu beschränken, wie folgt:
Geo-Fencing über die Positionsdaten
Ein Geo-Fencing über die Positionsdaten der Mitarbeiter ist technisch und rechtlich sehr problematisch: aus datenschutzrechtlichen Gründen darf der Arbeitgeber die Positionsdaten der Mitarbeiter nicht ohne weiteres überwachen oder erfassen.
Auch aus technischer Sicht sprechen mehrere Gründe dagegen. Zum einen haben die Mitarbeiter möglicherweise kein Smartphone oder Gerät mit GPS-Positionierung oder haben die GPS-Positionierung deaktiviert oder blockiert. Weiterhin ist es problemlos möglich, die GPS-Position beliebig zu manipulieren. Im Google Play Store oder Apple App Store können kostenlose "Fake GPS" Apps heruntergeladen werden, mit denen der Mitarbeiter die GPS-Position beliebig setzen kann.
Das Geo-Fencing über die Positionsdaten wird also absichtlich nicht angeboten, um die Unternehmen vor rechtlichen Konsequenzen zu schützen und da es keine verlässliche Sicherheit bietet. Stattdessen gibt es folgende Lösungen:
Alternativen
Stichpobenartige PrüfungWenn Sie sich mit einem Admin-Nutzer im Timebutler anmelden, dann bekommen Sie gleich auf der Startseite oben die Information über die Stempeluhren angezeigt, also welche Stempeluhren gerade laufen, ruhen oder pausiert sind. Mit Klick darauf gelangen Sie zur
Statusansicht der Stempeluhren, auf der Sie für jeden Mitarbeiter die Startuhrzeit der gerade laufenden Stempeluhr angezeigt bekommen.
Wenn Sie hier stichprobenartig prüfen, welcher Mitarbeiter noch nicht im Büro ist, aber die Stempeluhr schon gestartet hat, dann können Sie die Kollegen gezielt darauf ansprechen. Oftmals reicht es aus, den betroffenen Mitarbeiter ein Mal darauf anzusprechen, um das Problem dauerhaft zu beheben.
ZeiterfassungsterminalAlternativ können Sie auch das Timebutler
Zeiterfassungsterminal auf einem Tablet aktivieren und das Tablet am Büroeingang bereitstellen. Dann können Sie festlegen, dass nur am Zeiterfassungsterminal die Stempeluhr gestartet (oder auch gestoppt) werden darf. So können Sie sichergehen, dass die Mitarbeiter sich im Büro befinden, wenn sie die Zeit starten.
Für Außendienstmitarbeiter oder Mitarbeiter im Homeoffice können Sie das Stempeln über die Stempeluhr im Nutzerkonto hingegen erlauben.
Lesen Sie hier, wie Sie für manche Mitarbeiter das Stempeln der Arbeitszeit
nur am Zeiterfassungsterminal erlauben.
Screenshot: Einschränkung auf IP-Adressen
