Wenn Sie das Arbeitszeitkonto in der Ansicht
Überstundenguthaben zum Stichtag aufrufen und dort für einen oder mehrere Mitarbeiter in der Spalte "
Überstundenguthaben am tt.mm.jjjj" eine sehr hohe, negative Zahl angezeigt wird, dann kann das folgende Ursachen haben:
Startdatum der Zeiterfassung nicht eingestellt
Ein Admin kann das Startdatum der Zeiterfassung einstellen. Wenn das nicht geschehen ist, dann kann es zu einem hohen negativen Überstundenstand kommen. Wenn Sie beispielsweise am 1. Mai mit der Zeiterfassung beginnen, aber kein Startdatum der Zeiterfassung eingetragen haben, dann erwartet Timebutler, dass für alle Tage von Januar bis April die Arbeitszeiten erfasst wurden. Da aber kein Mitarbeiter Arbeitszeiten vor dem 1. Mai eingetragen hat, ergeben sich sehr viele Minusstunden.
Um das Startdatum der Zeiterfassung zu prüfen oder einzustellen, melden Sie sich mit einem Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "
Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "
Zeiterfassung". Ändern Sie die Option "
Start der Zeiterfassung" und klicken dann unten auf der Seite auf den blauen Button "
Speichern". Timebutler berechnet das Arbeitszeitkonto sofort neu.
Startdatum bei einem neuen Mitarbeiter nicht korrekt eingestellt
Wenn ein Mitarbeiter neu in das Unternehmen eintritt und Sie ein Nutzerkonto für den Mitarbeiter erstellen, dann können Sie neben dem Eintrittsdatum auch das Startdatum der Zeiterfassung für diesen Mitarbeiter individuell einstellen. Wenn das Startdatum der Zeiterfassung nicht angegeben wurde, dann kommt es zu dem gleichen Problem wie in dem Abschnitt oben auf dieser Seite beschrieben.
Um das Startdatum der Zeiterfassung für den Mitarbeiter zu prüfen oder einzustellen, melden Sie sich mit einem Admin am Timebutler an und klicken links oben auf "
Mitarbeiter > Mitarbeiter > Übersicht", dann bei dem gewünschten Mitarbeiter auf das grüne Symbol mit dem Bleistift (=Bearbeiten). Ändern Sie die Option "
Start der Zeiterfassung" und klicken dann unten auf der Seite auf den blauen Button "
Speichern". Timebutler berechnet das Arbeitszeitkonto für den Mitarbeiter sofort neu.
Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit, Elternzeit, ... nicht eingetragen
Wenn ein Mitarbeiter eine längere Abwesenheit Urlaub, Krankheit, Elternzeit, usw. nicht einträgt, dann erfolgt im Arbeitszeitkonto keine Berücksichtigung bei der Soll-Arbeitszeit. Ein Mitarbeitr, der beispielsweise einen 8-wöchig Elternzeit nicht einträgt, wird in den 8 Wochen keine Arbeitszeiten eintragen und bekommt dann für 8 Wochen Überstunden abgezogen.
Sie können das prüfen, indem Sie die
Kalenderansicht der Arbeitszeiteinträge aufrufen. Wenn über mehrere Tage die Kalendertage dunkelrot markiert sind, dann sind hier viele Minusstunden angefallen und wahrscheinlich liegt das Problem vor, dass ein Urlaubsantrag, Krankheitseintrag oder andere Abwesenheit vergessen wurde einzutragen. Tragen Sie den Urlaubs oder die Abwesenheit ein, dann wird das Arbeitszeitkonto sofort neu berechnet.
Abwesenheit im falschen Status
In manchen Fällen wurde der Urlaubsantrag oder Krankheitseintrag zwar eingegeben, dann aber nicht beantragt, noch nicht genehmigt oder im Status "In Bearbeitung" eingegeben. In diesem Fall muss der Eintrag beantragt und genehmigt oder in den Status "Bearbeitung abgeschlossen" gestellt werden, damit er im Arbeitszeitkonto mit eingerechnet wird.
Arbeitszeiteinträge nicht eingetragen
Wenn ein Mitarbeiter seine Arbeitszeiteinträge nicht einträgt, dann wird Timebutler bei jedem fehlenden Tag die Soll-Arbeitszeit vom Überstundenguthaben abziehen. Bei der Zeiterfassung ist es also notwendig,
alle Arbeitszeiten einzutragen.
Sie können das prüfen, indem Sie die
Kalenderansicht der Arbeitszeiteinträge aufrufen. Wenn über mehrere Tage die Kalendertage dunkelrot markiert sind, dann sind hier viele Minusstunden angefallen und möglicherweise liegt das Problem vor, dass vergessen wurde, für die Tage Arbeitszeiteinträge einzugeben. Klicken Sie auf einen der Tage, dann bekommen Sie angezeigt, ob und welche Arbeitszeiten eingetragen sind. Der Mitarbeiter kann die Arbeitszeiten dann einfach nachtragen, dann wird das Arbeitszeitkonto automatisch neu berechnet.
Falsches Arbeitszeitsaldo zum Start der Zeiterfassung
Sie können für jeden Mitarbeiter einstellen, mit welchem Überstundenguthaben der Mitarbeiter zum Start der Zeiterfassung beginnt (=Arbeitszeitsaldo zum Start der Zeiterfassung).
Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise zum Start der Zeiterfassung 42 Überstunden Saldo hatte, im Timebutler jedoch beispielsweise 10 Stunden Startsaldo eingetragen sind, dann wird im Timebutler nicht der korrekte Überstundenstand angezeigt werden können. Prüfen und korrigieren Sie das Arbeitszeitsaldo zum Start der Zeiterfassung, wie folgt:
Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "
Einstellungen", dann darunter auf "
Arbeitszeitsaldo". Falsl notwendig, wechseln Sie über die Buttons oberhalb der Liste in das Kalenderjahr, in dem Sie mit der Zeiterfassung begonnen haben. Prüfen Sie die die Überstundenstände in der Spalte "
Arbeitszeitsaldo zum Start der Zeiterfassung" und korrigieren diese, falls notwendig.
Abwesenheit verringert die Soll-Arbeitszeit nicht (beispielsweise Elternzeit, Mutterschutz, unbezahlter Urlaub, ...)
Urlaub und Krankheit wird automatisch im Arbeitszeitkonto abgezogen. Bei allen anderen Abwesenheitstypen kann eingestellt werden, ob diese auch im Arbeitszeitkonto eingerechnet werden sollen oder nicht.
Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter 8 Wochen Elternzeit eingetragen hat und für den Abwesenheitstyp "Elternzeit" eingestellt ist, dass dieser Abwesenheitstyp nicht im Arbeitszeitkonto angerechnet werden soll, dann wird Timebutler für die 8 Wochen Überstunden im Arbeitszeitkonto abziehen.
Sie können das Problem beheben, in dem Sie einstellen, welche Abwesenheiten die Soll-Arbeitszeit im Arbeitszeitkonto verringern sollen. Lesen Sie hier, wie Sie einstellen, dass
Abwesenheiten die Soll-Arbeitszeit verringern.
Arbeitszeitsaldo am 1.1. falsch oder entspricht nicht Arbeitszeitsaldo 31.12.
In manchen Fällen kann es dazu kommen, das das Arbeitszeitsaldo am 1.1. eine sehr hohe negative Zahl aufweist oder dass es nicht mit dem Arbeitszeitsaldo vom 31.12. des Vorjahres übereinstimmt. Wenn das Startsaldo am 1.1. also zu gering ist, dann ergibt sich auch für die nachfolgenden Tage in dem Jahr ein zu niedriges Überstundenguthaben.
Das Problem können Sie mit wenigen Mausklicks beheben. Lesen Sie hier, wie Sie vorgehen, wenn das
Arbeitszeitsaldo am 1.1. falsch ist.
