Wenn Ihr Unternehmen in mehrere Gesellschaften oder Standorte unterteilt ist, dann gibt es zwei Möglichkeiten, die Mitarbeiter aller Gesellschaften / Standorte im Timebutler anzulegen:
1) Mehrere Standorte in einem Nutzerkreis
Sie können alle Mitarbeiter aller Standorte in einem Nutzerkreis erstellen. Es ist problemlos möglich, Nutzer aus dem Standort A nur Sichtrechte auf (bestimmte) Nutzer aus Standort A zu geben und nicht auf andere Standorte. Es ist aber auch möglich, Nutzer aus Standort A Sichtrechte auf Nutzer aus Standort B zu geben, falls gewünscht. Eine Ausnahme gibt es jedoch: Nutzer mit Admin-Rechten sehen immer alle Nutzer, somit also auch alle Nutzer aus allen Standorten.
2) Je Standort ein eigener Nutzerkreis (also mehrere Nutzerkreise)
Für die Mitarbeiter jedes Standortes wird ein eigener Nutzerkreis erstellt. Damit sind die Mitarbeiter eines Standortes in einem eigenen, völlig separierten Nutzerkreis. Es ist dann in keiner Weise möglich, dass ein Nutzer aus Standort A einen Nutzer aus einem anderen Standort B sieht, auch nicht für Admins.
Entscheidung zur Variante 1) oder Variante 2)Die Entscheidung für die erste oder zweite Variante können Sie wie folgt treffen:
- Wenn es Admin-Nutzer geben soll, die nur die Mitarbeiter aus dem eigenen Standort sehen dürfen, nicht aber Mitarbeiter aus einem anderen Standort, dann muss Variante 2) gewählt werden.
- Wenn in den verschiedenen Standorten die allgemeinen Einstellungen exakt gleich sein dürfen (Einstellungen zu den Abwesenheitstypen, alle Globale Einstellungen, Corporate Design, Einstellungen zur Zeiterfassung), dann können Sie Variante 1) verwenden. Wenn Sie jedoch unterschiedliche Einstellungen je nach Standort benötigen, dann muss Variante 2) verwendet werden, weil diese allgemeinen Einstellungen immer für alle Nutzer im Nutzerkreis gelten.
Wenn Sie sich für 1) oder 2) entschieden haben, dann können Sie wie folgt vorgehen:
Bei Entscheidung für "1) Ein Nutzerkreis für alle Standorte":Melden Sie sich mit einem Admin-Nutzer am Timebutler an und erstellen einfach alle Nutzerkonten für alle Mitarbeiter aller Standorte. Beim Erstellen der Nutzerkonten können Sie das Feld "Standort" entsprechend befüllen, damit Sie später auch beispielsweise nach Standort filtern können.
Bei Entscheidung für "2) Ein Nutzerkreis je Standort": Aus jedem Nutzerkreis registriert ein Mitarbeiter eine neue Firma am Timebutler und erstellt damit einen neuen Nutzerkreis. Dazu rufen Sie www.timebutler.de auf (falls automatisch angemeldet, dann bitte abmelden) und klicken rechts oben auf "Registrieren".
Hinweis:
Wenn Sie sich für mehrere Nutzerkreise entscheiden, aber dennoch möchten, dass ein bestimmter Mitarbeiter doch Einsicht auf alle Nutzer aller Standorte hat, dann ist das möglich, indem in jedem der verschiedenen Nutzerkreise der Admin ein neues Nutzerkonto vom Typ "Admin" für den Mitarbeiter erstellt (dazu müssen jedoch verschiedene Email-Adressen angegeben werden, da es keine zwei Nutzerkonten mit gleicher Email-Adresse im Timebutler geben kann).
Der Mitarbeiter kann sich dann mit einem der Nutzerkonten an dem jeweiligen Nutzerkreis des Standorts anmelden und so die verschiedenen Standorte einsehen. Zum Wechsel in einen anderen Nutzerkreis meldet er sich ab und mit den Zugangsdaten des anderen Standorts wieder an.
