Du kannst in Timebutler Kurzarbeit eintragen und einstellen, dass das Arbeitszeitkonto automatisch entsprechend reduziert wird. Geh je nach vorgesehenem Kurzarbeitszeitmodell so vor:
Kurzarbeitszeitmodell 1: Wenn Mitarbeitende zu 50% oder 100% in Kurzarbeit sind (keine Bruchteile):
Abwesenheitstyp “Kurzarbeit” erstellen
Melde dich als Admin bei Timebutler an und klicke links unten auf “Einstellungen > Weitere..”, dann rechts auf “Abwesenheitstypen”. Erstelle einen neuen Abwesenheitstyp “Kurzarbeit” (oder “Freigestellt wegen Kurzarbeit”). Aktiviere die Option “Verringert die Soll-Arbeitszeit”. Lege fest, ob alle Nutzer:innen das eingeben dürfen oder nur Admins (und ggf. Vorgesetzte), und speichere die Änderung.
Eintragen von Kurzarbeit
Jetzt kannst du für einzelne Mitarbeitende Kurzarbeit eintragen, genauso wie andere Abwesenheiten wie Krankheit, Schulung, Homeoffice usw.: per Klick direkt im Kalender oder links über die Klickstrecke “Mitarbeitende > Abwesenheiten > Abwesenheit eintragen”.
Du kannst auch bequem Serieneinträge anlegen, wie bei anderen Abwesenheiten auch, zum Beispiel “Im Zeitraum 1.4.-1.7. an jedem Montag und Freitag”. Klicke dazu in der Maske für die Eingabe der Abwesenheit auf die Option “Serieneintrag erstellen”.
Ebenso kannst du Masseneinträge anlegen, also für viele Mitarbeitende. Klicke links oben auf “Mitarbeitende > Abwesenheiten > Abwesenheit eintragen”, dann neben der Auswahlbox für die Person auf den Link “Masseneintrag”.
Kurzarbeit und Arbeitszeitkonto
Für Tage mit Kurzarbeit setzt Timebutler die Soll-Arbeitszeit auf 0 – weil die Mitarbeitenden nicht arbeiten müssen (bei halben Kurzarbeitseinträgen wird die Soll-Arbeitszeit halbiert). So rechnet Timebutler das Arbeitszeitkonto automatisch korrekt.
Kurzarbeitszeitmodell 2: Flexible, variierende Arbeitszeit oder Arbeitszeit mit anderen Prozentwerten als 50% oder 100%:
Hier hast du zwei Möglichkeiten:
Alternative 1: Soll-Arbeitszeit reduzieren
Du kannst einstellen, dass Mitarbeitende in einem bestimmten Zeitraum z. B. 20% weniger arbeiten.
Die Mitarbeitenden erfassen ihre Arbeitszeiten weiterhin ganz normal und geben entsprechend etwa 20% weniger ein, weil sie wissen, dass sie weniger arbeiten sollen. Timebutler erfasst die Kurzarbeit dabei nicht gesondert, es wirkt einfach so, als würden die Mitarbeitenden 20% weniger arbeiten.
Informiere deine Lohnbuchhaltung einmalig, welche Mitarbeitenden 20% Kurzarbeit machen – sie kann dann automatisch berechnen, wie viele Stunden Kurzarbeit im Monat anfallen.
Melde dich dafür als Admin bei Timebutler an und klicke links unten auf “Einstellungen > Arbeitstage”. Klicke bei einer Person auf den blauen Button “Bearbeiten”. Klicke dann auf den blauen Button “Neuen Zeitraum hinzufügen”. Jetzt kannst du die unterschiedlichen Soll-Arbeitszeiten und Wochenarbeitstage für die Zeit vor der Kurzarbeitsphase und ab dem Start der Kurzarbeitsphase einstellen.
Nach dem Ende der Kurzarbeitsphase fügst du einen weiteren Zeitraum für die Zeit danach hinzu und erhöhst die Soll-Arbeitszeit wieder.
Alternative 2: Soll-Arbeitszeit unverändert lassen, Mitarbeitende erfassen Kurzarbeit separat
Alternativ lässt du die Soll-Arbeitszeit unverändert und jede Person erfasst zusätzlich zur Arbeitszeit die Kurzarbeit, indem sie dafür einen separaten Arbeitszeiteintrag anlegt.
Wenn jemand beispielsweise Mo-Fr 8h arbeitet und ab dem nächsten Monat Mo-Fr jeweils 6 h arbeitet und 2 h Kurzarbeit macht, erfasst die Person von Mo-Fr wie üblich die Arbeitszeit (es sind dann eher ca. 6 h, weil klar ist, dass weniger gearbeitet wird) und zusätzlich jeden Tag einen Arbeitszeiteintrag über 2 h und bucht ihn auf die Kategorie “Kurzarbeit”. Am Monatsende kannst du dann auswerten, wie viel Kurzarbeit und wie viel echte Arbeit jede Person geleistet hat.
Dazu musst du die Kategorie “Kurzarbeit” erstellen. Melde dich als Admin bei Timebutler an und klicke links unten auf “Einstellungen > Weitere…”, dann rechts auf “Zeiterfassung”, dann auf den Reiter “Kategorie”.
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