Die Zeiterfassung bietet viele Einstellungen, damit du sie optimal an die Bedürfnisse in deinem Unternehmen anpassen kannst.
Einstellungen bearbeiten
Die Einstellungen für die Zeiterfassung öffnest du, indem du dich als Admin bei Timebutler anmeldest, dann links unten auf “Einstellungen > Weitere..” klickst und dann rechts auf “Zeiterfassung”.
Ausgewählte Einstellungen
Eingabe über das Eingabeformular erlauben
Du kannst festlegen, dass Mitarbeitende Arbeitszeiten nur über die virtuelle Stempeluhr oder das Zeiterfassungsterminal erfassen dürfen und sie nicht direkt im Eingabeformular eintragen dürfen. Entferne dazu bei der Option “Einträge eingeben” die Häkchen bei “Vorgesetzte” und/oder “Mitarbeitende”.
Die Stempeluhr aktivierst du über die Option “Stempeluhr”.
Du kannst festlegen, dass bestimmte Mitarbeitende nur am Zeiterfassungsterminal die Stempeluhr starten dürfen (und auf Wunsch auch nur dort stoppen).
Änderungen an Arbeitszeiteinträgen genehmigungspflichtig
Mit den Einstellungen “Eigene Einträge bearbeiten” und “Eigene Einträge löschen” legst du fest, ob Nutzer:innen ihre Arbeitszeiteinträge selbst ändern oder löschen dürfen, oder ob zuerst ein Änderungs-/Storno-Antrag an die vorgesetzte Person geschickt wird und diese die Änderung vorher genehmigen muss.
Mit der nächsten Option “Fremde Einträge bearbeiten” legst du außerdem fest, ob die vorgesetzte Person oder Admins die Genehmigung erteilen.
Wenn du einstellst, dass nur Admins die Änderungsanträge genehmigen, dann verschickt Timebutler die E-Mail mit der Benachrichtigung über einen neuen Antrag wie folgt:
- Wenn die vorgesetzte Person ein Admin-Nutzerkonto hat, verschickt Timebutler die E-Mail nur an das Admin-Nutzerkonto der vorgesetzten Person.
- Wenn die vorgesetzte Person kein Admin-Nutzerkonto hat (sondern ein Vorgesetzten-Nutzerkonto), verschickt Timebutler die E-Mail an alle Admins. Alle Admins können die Genehmigung erteilen.
Zeitliche Einschränkungen
Es gibt verschiedene Optionen, mit denen du die Eingabe von Arbeitszeiten zeitlich einschränken kannst. Prüfe die Optionen “Eingabe in der Zukunft”, “Eingabe in der Vergangenheit”, “Früheste Start-Uhrzeit” und “Arbeitszeiten-Sperre für Vormonate”.