Im Timebutler gibt es eine Vertretungsfunktion, damit eine Vertretung Anträge während der Abwesenheit einer Führungskraft genehmigen kann. Vorgesetzte nutzen diese Funktion vermutlich schon intuitiv, etwa so:
Wenn eine Führungskraft (oder ein Admin) eigenen Urlaub oder Krankheit einträgt, kann sie auch eine Vertretung auswählen. Geht während dieser Abwesenheit ein Urlaubsantrag von einer ihrer Mitarbeitenden ein (oder ein anderer genehmigungspflichtiger Antrag), erkennt Timebutler die Abwesenheit und die gewählte Vertretung. Die Vertretung erhält zusätzlich eine E-Mail mit Infos zum Urlaubsantrag und zwei Buttons, um den Urlaub in Vertretung zu genehmigen oder abzulehnen.
Die Vertretung bekommt während der Abwesenheit der Führungskraft keine vollen Sichtrechte auf deren Mitarbeitende. Stattdessen informiert Timebutler per E-Mail, und die Vertretung kann die einzelnen Anträge direkt aus der E-Mail genehmigen oder ablehnen. Die Führungskraft erhält übrigens weiterhin die E-Mail mit dem Urlaubsantrag ihrer Mitarbeitenden, auch während Urlaub oder Krankheit.
Weitere Infos zur Vertretungsfunktion findest du, wenn du die Eingabemaske für einen neuen Antrag öffnest und dort neben dem Wort “Vertreter” auf das Symbol mit dem Fragezeichen klickst.
Vertreterfunktion deaktivieren
Eventuell ist die Vertreter-Funktion in deinem Unternehmen deaktiviert. Ein Admin kann festlegen, ob die oben genannte Vertreterfunktion aktiv ist oder nicht. Melde dich als Admin im Timebutler an und klicke links unten auf “Einstellungen > Weitere..”, dann rechts auf “Globale Einstellungen”. Prüfe/ändere die Option “Vertreter dürfen Anträge genehmigen”.
Vertreterauswahl Pflicht je nach Abwesenheitstyp
Du kannst für jeden Abwesenheitstyp individuell festlegen, ob eine Vertretung ausgewählt werden muss oder nicht.
Nützliche Hinweise zur Vertreterfunktion
- Die Vertreterauswahl hat auch eine Komfortfunktion. In vielen Teams gibt es eine Person, die häufig die Vertretung übernimmt. Wenn du eine Abwesenheit eingibst, kannst du bei der Auswahl der Vertretung die Option aktivieren, dass die gewählte Vertretung künftig automatisch vorausgewählt ist. Dann entfällt bei zukünftigen Einträgen die Auswahl, und es ist sichergestellt, dass die Vertretung voreingestellt ist.
- Wenn du sehen willst, wer einen Antrag genehmigt hat, geh in die Detailansicht des Antrags. Im Kasten “Bearbeitungshistorie” siehst du unter anderem, wer den Antrag genehmigt hat, mit Zeitstempel.
- Ist eine Führungskraft dauerhaft abwesend, z. B. wegen absehbar langer Krankheit oder Elternzeit, ordne den Mitarbeitenden vorübergehend eine andere Führungskraft zu. In diesem Fall meldest du dich als Admin am Timebutler an, klickst links unten auf “Einstellungen > Vorgesetzte” und ordnest die Mitarbeitenden der abwesenden Führungskraft einer anderen Führungskraft zu. Nach der Rückkehr kannst du die Mitarbeitenden wieder zurück zuordnen.
Vertreterauswahl aktivieren
Die Vertreterauswahl kann vollständig deaktiviert sein. Wenn das der Fall ist, kannst du keine Vertretung auswählen und die Vertreter-Funktion ist somit nicht möglich.
Prüfe also, ob die Vertreterauswahl aktiviert ist. Melde dich dazu mit einem Admin-Nutzer am Timebutler an, klicke links unten auf “Einstellungen > Weitere..”, dann rechts auf “Globale Einstellungen”. Hier findest du die Option “Vertreterauswahl anbieten”.
Screenshot: Vertreterauswahl anbieten
