Timebutler bietet eine vollwertige Zeiterfassung, inklusive virtueller Stempeluhr, umfangreichen Einstellungsmöglichkeiten, Sicht- und Bearbeitungsrechten, Buchen auf Projekte und Kategorien, Arbeitszeitkonten, gesetzlichen und individuellen Pausenregelungen, Auswertungsmöglichkeiten mit Excel-Download und vieles mehr. Alle Nutzer:innen können ihre Zeiten über die virtuelle Stempeluhr erfassen oder per Direkteingabe eingeben. Ebenso kannst du das Zeiterfassungsterminal einsetzen: Dazu rufst du auf einem handelsüblichen Tablet die Timebutler Zeiterfassungsterminal-Ansicht auf und stellst das Tablet am Büroeingang oder Firmeneingang bereit. Alle Mitarbeitenden können sich dann mit wenigen Klicks am Tablet ein-/ausstempeln und Pausen stempeln.
Wenn du zurzeit das Überstundenfeature verwendest und das Zeiterfassungsfeature aktivierst, deaktiviert Timebutler das Überstundenfeature automatisch: Beim Überstundenfeature geben Nutzer:innen die Mehr-/Minderarbeit ein. Beim Zeiterfassungsfeature berechnet Timebutler hingegen die Mehr-/Minderarbeit anhand von Soll-Arbeitszeit und der eingegebenen/aufgezeichneten Arbeitszeiten.
So gehst du am besten vor:
1. Teste die Zeiterfassung
Geh auf www.timebutler.de, melde dich ab, falls du automatisch angemeldet bist, und klick dann rechts oben auf “Live Demo”. Melde dich als fiktive:r Admin-Nutzer:in an und probier die Zeiterfassung aus. Du kannst links auf “Mitarbeiter > Zeiterfassung > Arbeitszeit eingeben” oder auch “Mitarbeiter > Zeiterfassung > Arbeitszeitkonten” klicken. Oder klick rechts oben auf das “00:00”, um die virtuelle Stempeluhr auszuprobieren. Oder klick links unten auf “Einstellungen > Weitere..”, dann rechts auf “Zeiterfassung”, um die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten zu prüfen.
2. Einstellungen für die Zeiterfassung vorbereiten
Du kannst die Einstellungen für die Zeiterfassung vor dem Datum vornehmen, an dem die Zeiterfassung starten soll. So bereitest du alles vor, zum Beispiel die Einstellungen zur Zeiterfassung auswählen oder die Soll-Arbeitszeit der Mitarbeitenden festlegen.
Wenn du die Zeiterfassung aktivierst, deaktiviert Timebutler das Überstundenfeature automatisch. Um die Einstellungen an der Zeiterfassung vorzunehmen, musst du das Zeiterfassungsfeature jedoch aktivieren. Geh also so vor:
Informiere alle Mitarbeitenden, dass das Überstundenfeature in einem bestimmten Zeitfenster vorübergehend abgeschaltet wird, zum Beispiel an einem Freitag zwischen 15:00 und 17:00 Uhr.
An dem Freitag um 15:00 Uhr aktivierst du die Zeiterfassung – das Überstundenfeature deaktiviert Timebutler automatisch. Schalte die Zeiterfassung jedoch nur für einen kleinen Personenkreis frei, zum Beispiel nur für die Nutzer:innen aus der Personalabteilung oder eine:n bestimmten Admin (lies hier, wie du die Zeiterfassung auf bestimmte Nutzer:innen einschränkst). Die Zeiterfassung ist dann zwar aktiviert, jedoch nur für die Nutzer:innen aus der Personalabteilung. Alle anderen Nutzer:innen sehen die Zeiterfassung nicht.
Jetzt kannst du in Ruhe alle Einstellungen für die Zeiterfassung vornehmen. Danach kannst du das Überstundenfeature wieder aktivieren.
3. Umstieg auf die Zeiterfassung
Wenn du dich für die Zeiterfassung entschieden hast, legst du einen Stichtag fest, zu dem du die Zeiterfassung aktivieren möchtest. Hier bietet sich der erste Tag eines Monats an. Melde dich an dem Stichtag mit einem Admin-Nutzer auf timebutler.de an und klick links oben auf “Mitarbeiter > Überstundenkonten”. Lade die Ansicht der Urlaubskonten als Excel-Datei herunter: Die Zahlen in der Spalte “Guthaben” brauchst du später noch.
Klick nun links unten auf “Einstellungen > Weitere..”, dann rechts auf “Zeiterfassung”. Aktiviere die Zeiterfassung, stell bei “Start der Zeiterfassung” das Datum des gewählten Stichtags ein und nimm die weiteren Einstellungen vor. Klick nun links unten auf “Einstellungen > Arbeitszeitsaldo” und trag in der Spalte “Arbeitszeit Saldo zum Start der Zeiterfassung” die Werte ein, die du in der Spalte “Guthaben” bei den Überstundenkonten hattest.
Ab sofort können deine Mitarbeitenden die Arbeitszeiten in Timebutler eingeben oder über die Stempeluhr oder das Zeiterfassungsterminal erfassen – und du nutzt die Zeiterfassung mit allen Features.