Um Mitternacht prüft Timebutler automatisch, ob es Stempeluhren gibt, bei denen der Mitarbeitende vergessen hat, diese zu stoppen. Diese Stempeluhren werden automatisch gestoppt und die Ende-Uhrzeit wird so gesetzt, dass sich die Soll-Arbeitszeit des Wochentages und Mitarbeitenden ergibt, unter Beachtung der Pausenregelung des Mitarbeitenden.
Hier kannst du alle Details zu automatisch gestoppten Arbeitszeiteinträgen lesen.
Der Arbeitszeiteintrag wird also mit der Soll-Arbeitszeit des Mitarbeitenden gespeichert. Diese entspricht aber in nahezu jedem Fall nicht der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit. Deswegen wird der Mitarbeitende aufgefordert, die Ende-Uhrzeit zu korrigieren (auch per E-Mail).
Ein Admin kann einstellen, ob dieser automatisch gestoppte Arbeitszeiteintrag sofort im Arbeitszeitkonto angerechnet werden soll oder ob der Eintrag erst dann im Arbeitszeitkonto angerechnet werden soll, wenn der Mitarbeitende die Ende-Uhrzeit korrigiert hat. Letztere Option hat den Vorteil, dass dem Mitarbeitenden nicht sofort die Soll-Arbeitszeit angerechnet wird, bevor er die Ende-Uhrzeit bearbeitet hat - schließlich hat er wahrscheinlich nicht exakt die Soll-Arbeitszeit geleistet.
Einstellung zur Anrechnung im Arbeitszeitkonto
Die Einstellung kannst du wie folgt vornehmen: melde dich als Admin an deinem Timebutler Nutzerkonto an, klicke links unten auf “Einstellungen”, dann darunter auf “Weitere..”. Klicke rechts auf die Überschrift “Zeiterfassung”. Hier findest du die Einstellung “Status beim automatischen Stoppen der Stempeluhr”. Du kannst eine der zwei Optionen wählen:
Option 1: Bei automatisch gestoppten Arbeitszeiteinträgen den Status auf “In Bearbeitung” setzen. Die Arbeitszeit wird erst angerechnet, wenn die Ende-Uhrzeit korrigiert wurde.
Wenn die Stempeluhr gestoppt wird und der Arbeitszeiteintrag gespeichert, dann wird der Status auf “In Bearbeitung” gesetzt. Der Arbeitszeiteintrag wird damit noch nicht in dem Arbeitszeitkonto eingerechnet.
Der Mitarbeitende kann den Arbeitszeiteintrag bearbeiten und die Ende-Uhrzeit korrigieren. Erst danach wird der Arbeitszeiteintrag im Arbeitszeitkonto eingerechnet
Beispiel: Ein Mitarbeitender startet die Stempeluhr um 9:00 Uhr und vergisst diese zu stoppen. Um Mitternacht wird die Stempeluhr automatisch gestoppt. Die Soll-Arbeitszeit für den Mitarbeiter beträgt 8 h und die Mindestpause bei der Arbeitszeit beträgt 30 Minuten. Der Arbeitszeiteintrag wird dann mit einer Ende-Uhrzeit 17:30 Uhr und 30 Minuten Pausen gespeichert, somit also mit 8 h Arbeitszeit. Da der Status auf “In Bearbeitung” gesetzt wird, werden die 8 h Arbeitszeit noch nicht im Arbeitszeitkonto berücksichtigt.
Wenn der Mitarbeitender die Ende-Uhrzeit später korrigiert, wird der Status auf “Bearbeitung abgeschlossen” geändert (falls die Änderung genehmigungspflichtig ist, wird der Status zunächst auf “Beantragt” geändert) und dann wird die neue Arbeitszeit angerechnet.
Option 2: Bei automatisch gestoppten Arbeitszeiteinträgen die Arbeitszeit sofort anwenden, noch bevor der Mitarbeitende die Ende-Uhrzeit korrigiert hat.
Wenn die Stempeluhr gestoppt wird und der Arbeitszeiteintrag gespeichert, dann wird der Status auf “Bearbeitung abgeschlossen” gesetzt. Der Arbeitszeiteintrag wird sofort im Arbeitszeitkonto eingerechnet.
Beispiel: Ein Mitarbeitender startet die Stempeluhr um 9:00 Uhr und vergisst diese zu stoppen. Um Mitternacht wird die Stempeluhr automatisch gestoppt. Die Soll-Arbeitszeit für den Mitarbeitenden beträgt 8 h und die Mindestpause bei der Arbeitszeit beträgt 30 Minuten. Der Arbeitszeiteintrag wird dann mit einer Ende-Uhrzeit 17:30 Uhr und 30 Minuten Pausen gespeichert, somit also mit 8 h Arbeitszeit. Diese 8 h Arbeitszeit werden sofort im Arbeitszeitkonto berücksichtigt.
Wenn der Mitarbeitende die Ende-Uhrzeit später korrigiert, wird die neue Arbeitszeit angerechnet (falls die Änderung genehmigungspflichtig ist, wird der Status zunächst auf “Beantragt” geändert).
Hinweis: Du kannst einstellen, dass Änderungen an bestehenden Arbeitszeiteinträgen vom Vorgesetzten genehmigt werden müssen. Die Option findest du in den Einstellungen zur Zeiterfassung.
Einstellung sollte bei automatischer Aufzeichnung nicht aktiviert werden Wenn du die Arbeitszeiteinträge automatisiert aufzeichnen lassen möchten, dann solltest du die hier genannte Option deaktivieren: die automatisch gestoppten Arbeitszeiteinträge sollten dann sofort im Arbeitszeitkonto eingerechnet werden, da ja nicht erwartet wird, dass der Mitarbeitende die Ende-Uhrzeit bearbeitet.
Hier kannst du alle Details zum automatisierten Erstellen der Arbeitszeiten lesen.