Du kannst für jeden Abwesenheitstyp (Schulung, Homeoffice, Dienstreise, …) festlegen, ob bei der Eingabe der Abwesenheit eine Vertretung ausgewählt werden muss oder nicht.
Pflicht zur Vertreterauswahl einstellen
Melde dich als Admin bei Timebutler an und klicke links unten auf “Einstellungen > Weitere..”, dann rechts auf “Abwesenheitstypen”. In der Spalte “Vertreterauswahl Pflicht” siehst du, bei welchen Abwesenheitstypen eine Vertretung ausgewählt werden muss.
Um die Einstellung zu ändern, klicke in der Zeile des Abwesenheitstyps links auf den grünen Button mit dem Bleistift (=Bearbeiten). Ändere die Einstellung “Vertreterauswahl Pflicht” und klicke dann unten auf den Button “Speichern”.
Die Änderung gilt ab sofort für neue Einträge.
Screenshot: Einstellung zur Pflichtangabe der Vertreterauswahl
Auswahlpflicht je nach Mitarbeitenden unterschiedlich
Die Einstellung gilt für alle Mitarbeitenden gleichermaßen. Du kannst die Pflicht zur Vertreterauswahl nicht für bestimmte Personen aktivieren und für andere deaktivieren. Wenn bestimmte Führungskräfte oder Mitarbeitende keine Vertretung auswählen sollen, hast du folgende Alternativen:
- Die Führungskraft oder die betreffende Person wählt trotzdem eine Vertretung. Das ist auch für die Mitarbeitenden der Führungskraft hilfreich, weil sie wissen, an wen sie sich während des Urlaubs / der Abwesenheit der Führungskraft wenden können.
- Du kannst ein neues Nutzer:innenkonto mit dem Namen “Dummy Vertreter” (und der Auswahl “Mitarbeiter ohne Email-Adresse”) erstellen. Die Führungskraft oder die betreffende Person kann dann als Vertretung “Dummy Vertreter” auswählen.
Vertreterauswahl aktivieren
Die Vertreterauswahl kann vollständig deaktiviert sein. Wenn das der Fall ist, prüft Timebutler die Pflichtangabe nicht, weil niemand eine Vertretung auswählen kann.
Prüfe also, ob die Vertreterauswahl aktiviert ist. Melde dich dazu als Admin bei Timebutler an, klicke links unten auf “Einstellungen > Weitere..”, dann rechts auf “Globale Einstellungen”. Hier findest du die Option “Vertreterauswahl anbieten”.
