Wenn dein Unternehmen in mehrere Gesellschaften oder Standorte aufgeteilt ist, hast du zwei Möglichkeiten, alle Mitarbeitenden aller Gesellschaften / Standorte im Timebutler anzulegen:
1) Mehrere Standorte in einem Nutzerkreis
Du kannst alle Mitarbeitenden aller Standorte in einem Nutzerkreis anlegen. Du kannst Nutzer:innen aus Standort A problemlos nur Sichtrechte auf (bestimmte) Nutzer:innen aus Standort A geben und nicht auf andere Standorte. Du kannst bei Bedarf aber auch Nutzer:innen aus Standort A Sichtrechte auf Nutzer:innen aus Standort B geben. Eine Ausnahme gibt es jedoch: Nutzer:innen mit Admin-Rechten sehen immer alle Nutzer:innen, also auch alle aus allen Standorten.
2) Je Standort ein eigener Nutzerkreis (also mehrere Nutzerkreise)
Für die Mitarbeitenden jedes Standorts erstellst du einen eigenen Nutzerkreis. So sind die Mitarbeitenden eines Standorts in einem eigenen, komplett getrennten Nutzerkreis. Dann kann keine:r aus Standort A Nutzer:innen aus einem anderen Standort sehen, auch nicht Admins.
Entscheidung zur Variante 1) oder Variante 2)
So triffst du die Entscheidung zwischen Variante 1) und Variante 2):
- Wenn es Admin-Nutzer:innen geben soll, die nur die Mitarbeitenden aus dem eigenen Standort sehen dürfen, nicht aber Mitarbeitende aus einem anderen Standort, dann wähle Variante 2).
- Wenn in den verschiedenen Standorten die allgemeinen Einstellungen exakt gleich sein dürfen (Einstellungen zu den Abwesenheitstypen, alle globalen Einstellungen, Corporate Design, Einstellungen zur Zeiterfassung), dann kannst du Variante 1) verwenden. Wenn du jedoch unterschiedliche Einstellungen je Standort benötigst, musst du Variante 2) verwenden, weil diese allgemeinen Einstellungen immer für alle Nutzer:innen im Nutzerkreis gelten.
Wenn du dich für 1) oder 2) entschieden hast, dann geh wie folgt vor:
Bei Entscheidung für “1) Ein Nutzerkreis für alle Standorte”:
Melde dich mit einem Admin-Konto am Timebutler an und lege einfach alle Nutzerkonten für alle Mitarbeitenden aller Standorte an. Beim Erstellen der Nutzerkonten kannst du das Feld “Standort” entsprechend ausfüllen, damit du später auch z. B. nach Standort filtern kannst.
Bei Entscheidung für “2) Ein Nutzerkreis je Standort”:
In jedem Nutzerkreis registriert eine Person eine neue Firma bei Timebutler und erstellt damit einen neuen Nutzerkreis. Dazu rufst du www.timebutler.de auf (falls automatisch angemeldet, dann bitte abmelden) und klickst rechts oben auf “Registrieren”.
Hinweis:
Wenn du dich für mehrere Nutzerkreise entscheidest, aber trotzdem möchtest, dass eine bestimmte Person Einsicht auf alle Nutzer:innen aller Standorte hat, dann ist das möglich, indem in jedem der verschiedenen Nutzerkreise der Admin ein neues Nutzerkonto vom Typ “Admin” für diese Person erstellt (dazu müssen jedoch verschiedene E-Mail-Adressen angegeben werden, da es in Timebutler keine zwei Nutzerkonten mit gleicher E-Mail-Adresse geben kann).
Die Person kann sich dann mit einem der Nutzerkonten im jeweiligen Nutzerkreis des Standorts anmelden und so die verschiedenen Standorte einsehen. Zum Wechsel in einen anderen Nutzerkreis meldet sie sich ab und mit den Zugangsdaten des anderen Standorts wieder an.