Für das Bearbeiten von Abwesenheitseinträgen gilt dasselbe wie beim Bearbeiten von Urlaubsanträgen:
Abwesenheitseinträge im Status “Genehmigt” oder “Bearbeitung abgeschlossen” kannst du nachträglich nicht ändern. Das dient der Revisionssicherheit und verhindert Manipulationen an Anträgen: Wenn das möglich wäre, könntest du zum Beispiel für deinen letzten dreiwöchigen Sommerurlaub einen Homeoffice-Eintrag anlegen, damit der Urlaubsantrag gelöscht wird. Anschließend würdest du den Homeoffice-Eintrag löschen und hättest deinen Urlaub unbemerkt rückgängig gemacht.
Einträge im Status “In Bearbeitung” kannst du dagegen jederzeit ändern.
Um einen genehmigten Urlaubsantrag zu ändern, musst du den Abwesenheitseintrag löschen und einen neuen Abwesenheitseintrag eingeben.
Mitarbeitende können den Abwesenheitseintrag nicht selbst löschen. Stattdessen geht eine Storno-Anfrage per E-Mail an den/die Vorgesetzte:n. Der/ die Vorgesetzte kann den Storno-Antrag genehmigen; dann löscht Timebutler den Abwesenheitseintrag und informiert dich. Danach kannst du den neuen Abwesenheitseintrag eingeben.
Vorgesetzte und Admins können Abwesenheitseinträge löschen & anschließend einen neuen Abwesenheitseintrag eingeben.
Für Admins gibt es eine Komfortfunktion:
Trägt ein:e Mitarbeiter:in zum Beispiel einen zweiwöchigen Urlaub ein und wird in der zweiten Woche krank, erfasst du als Admin nur den einwöchigen Krankheitseintrag. Timebutler erkennt, dass sich der Krankheitseintrag mit dem Urlaubsantrag überschneidet und bietet dir an, den bestehenden Urlaubsantrag automatisch zu kürzen.
Als Admin trägst du also lediglich den neuen Eintrag ein und bestehende Einträge werden automatisch gekürzt, in zwei Teile aufgeteilt oder gelöscht – je nachdem, wie der neue Eintrag den bestehenden überdeckt.
Bearbeiten und Löschen von Abwesenheitseinträgen erlauben
Als Admin kannst du für jeden Abwesenheitstyp (Schulung, Homeoffice, usw.) einstellen, wann Nutzer:innen diesen bearbeiten oder löschen dürfen. Du kannst also erlauben, dass Mitarbeitende zum Beispiel Homeoffice immer selbst bearbeiten, ändern und löschen dürfen – ohne Storno-Antrag an die vorgesetzte Person. Hier erfährst du, wie du die Bearbeitungs- und Löschrechte für Abwesenheiten änderst.