Manche Unternehmen wollen die Zeiterfassung aktivieren, aber vermeiden, dass Mitarbeitende Arbeitszeiten eingeben oder aufzeichnen müssen. Stattdessen sollen Arbeitszeiteinträge automatisch erzeugt werden – für jeden Arbeitstag und mit der hinterlegten Soll-Arbeitszeit für alle Mitarbeitenden.
So etwas wie eine vollautomatische Erstellung von Arbeitszeiteinträgen gibt es bewusst nicht: Der Zweck der Zeiterfassung ist, die tatsächliche Arbeitszeit zu erfassen. Auch gesetzliche Vorgaben zielen darauf ab, dass Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten selbst erfassen – korrekt und vollständig. Eine Zeiterfassung, die Arbeitszeiteinträge automatisch erzeugt, erfüllt diese Anforderungen nicht.
Du hast trotzdem mehrere Möglichkeiten, die Erfassung weitgehend zu automatisieren und dabei die Vorgaben einzuhalten:
Automatische Aufzeichnung per Stempeluhr
Du kannst die Erfassung für Mitarbeitende stark vereinfachen. Aktiviere die Stempeluhr und lege eine Pausenregelung fest.
Damit bist du fertig.
Mitarbeitende müssen dann nur an ihren Arbeitstagen die Stempeluhr starten und sich um nichts weiter kümmern. Timebutler stoppt die Stempeluhr automatisch um Mitternacht, fügt die Mindestpause gemäß Pausenregelung hinzu und setzt die Endzeit so, dass die Soll-Arbeitszeit für diesen Wochentag erreicht wird.
Hinweis:
Auch wenn die Stempeluhr automatisch stoppen kann, empfehlen wir für eine vollständige Zeiterfassung, dass Mitarbeitende auch die Endzeit und Pausen stempeln.
Zeiterfassungsterminal
Du kannst zusätzlich das Zeiterfassungsterminal auf einem Tablet aktivieren, um Mitarbeitenden eine weitere, bequeme Möglichkeit zum Stempeln der Arbeitszeiten zu bieten.
Mehrere Arbeitszeiteinträge eingeben
Mitarbeitende können mehrere Arbeitszeiteinträge vorab eintragen – zum Beispiel zu Monatsbeginn für den ganzen Monat oder zum Wochenstart für den Rest der Woche. Über das Eingabeformular für Arbeitszeiteinträge können mehrere Arbeitszeiteinträge gleichzeitig erstellt werden. Mitarbeitende können dort auch den Eintrag für den ersten Tag anlegen und ihn mit wenigen Klicks auf die anderen Tage der Woche/des Monats kopieren.
Alternative: Überstundenfeature
Wenn du die täglichen Arbeitszeiten nicht erfassen willst, ist das Überstundenfeature vielleicht die bessere Lösung für dein Unternehmen. Beim Überstundenfeature müssen Mitarbeitende nicht die gesamte Arbeitszeit eingeben, sondern nur Überstunden und Überstundenabbau.