Einen automatischen Verfall von Resturlaub gibt es bewusst nicht, unter anderem weil Unternehmen unterschiedlich vorgehen: In manchen Unternehmen verfällt der Resturlaub zum Ende März, andere gewähren längere Fristen oder erlauben keinen Übertrag von Resturlaub über den Dezember hinaus. Wieder andere Unternehmen gestatten einzelnen Mitarbeitenden oder Abteilungen längere Fristen, usw.
Du kannst den verfallenen Urlaub aber halbautomatisch ermitteln, wie im Folgenden beschrieben.
Beispiel zum Verfall von Resturlaub am 31.3.
Nach dem 31.3. meldest du dich als Admin-Nutzer:in an. Das muss nicht direkt am 1.4. sein, das kann auch später im April oder Mai sein. Klicke nun links oben auf “Mitarbeiter”, dann unterhalb “Abwesenheiten” auf “Urlaubskonten”. Klicke rechts oben auf den grünen Button für den Filter, ändere die Option “Alle Urlaubsanträge” auf “Anträge monatsgenau bis Ende März” und klicke auf den Button “Anwenden”, um den Filter anzuwenden.
Die Seite lädt neu und zeigt die Urlaubskonten nur unter Berücksichtigung der Urlaubsanträge mit Beginn bis Ende März. In der Spalte “Resturlaub” siehst du nun pro Person, wie viele Resturlaubstage aus dem letzten Jahr übernommen wurden. In der Spalte “Genehmigter Urlaub” siehst du, wie viele Urlaubstage die Summe der Urlaubsanträge mit Startdatum Januar bis März ergibt (anders gesagt: die Anzahl Urlaubstage, die die Person in dem Zeitraum genommen hat). Vergleiche jetzt einfach die zwei Zahlen aus den Spalten “Resturlaub” und “Genehmigter Urlaub”: Bei den Mitarbeitenden, bei denen “Genehmigter Urlaub” kleiner ist als “Resturlaub”, hat die Person bis März weniger Urlaub genommen, als an Resturlaub vorhanden war. Die Differenz ist die Anzahl verfallener Tage.
Zwei Beispiele:
- Eine Person hat 5 Tage Resturlaub und 12 Tage genehmigten Urlaub: Für diese Person verfällt kein Resturlaub, da sie bis Ende März mehr als die 5 Tage Resturlaub verbraucht hat.
- Eine Person hat 5 Tage Resturlaub und 3 Tage genehmigten Urlaub: Für diese Person verfallen 2 Tage Urlaub, da sie von den 5 Tagen Resturlaub bis Ende März nur 3 Tage genommen hat.
So gehst du für alle Mitarbeitenden vor und ermittelst so die (wenigen) Personen, bei denen Urlaubstage verfallen sind. In der Regel sind das sehr wenige oder keine, denn die Mitarbeitenden achten natürlich darauf, dass kein Urlaub verfällt. Wenn du die betroffenen Mitarbeitenden und deren Anzahl verfallener Tage ermittelt hast, klickst du links unten auf “Einstellungen”, dann darunter auf “Urlaubsanspruch”. Bei den betroffenen Personen trägst du nun in der Spalte “Verfallener Urlaub” die zuvor ermittelte Zahl ein und speicherst die Änderung.
Timebutler berechnet daraufhin automatisch die Urlaubskonten der Mitarbeitenden neu und zieht den verfallenen Urlaub sofort vom Urlaubsguthaben ab.
