Urlaub und Krankheit zieht Timebutler automatisch im Arbeitszeitkonto ab. Bei allen anderen Abwesenheitstypen hast du zwei Möglichkeiten:
1) Wird im Arbeitszeitkonto nicht abgezogen
Standardmäßig zieht Timebutler andere Abwesenheitstypen im Arbeitszeitkonto nicht ab.
Wenn jemand zum Beispiel an einem Montag 8 h Soll-Arbeitszeit hat und für den Tag eine Fortbildung (oder Berufsschule oder Homeoffice) einträgt, wird diese an dem Tag nicht automatisch angerechnet. Wenn also für den Montag nur die Abwesenheit Fortbildung eingetragen ist und kein Arbeitszeiteintrag, rechnet Timebutler an dem Tag 8 h Soll-Arbeitszeit und 0 h Ist-Arbeitszeit. Das ergibt 8 h Minusstunden.
2) Abwesenheitstypen festlegen, die die Soll-Arbeitszeit reduzieren
Als Admin kannst du für jeden Abwesenheitstyp individuell einstellen, dass er die Soll-Arbeitszeit reduziert.
Wenn du das zum Beispiel für Fortbildung aktivierst, rechnet Timebutler so: Jemand hat für Montag 8 h Soll-Arbeitszeit. Für den Montag ist ein Tag Fortbildung eingetragen. Timebutler reduziert an diesem Tag automatisch die Soll-Arbeitszeit. Es gibt keinen Arbeitszeiteintrag. Weil die Soll-Arbeitszeit reduziert wird, hat die Person an dem Tag trotz “fehlendem” Arbeitszeiteintrag ein Saldo von 0 h. Es reicht also, Fortbildung einzutragen; ein zusätzlicher Arbeitszeiteintrag ist nicht nötig.
Wenn du dich für 1) entscheidest, gilt die einfache Regel: Mitarbeitende erfassen immer alle geleisteten Arbeitszeiten, unabhängig davon, ob sie im Büro, in einer Fortbildung, in der Berufsschule oder anderswo geleistet wurden. Es reicht also nicht, zum Beispiel nur Fortbildung einzutragen und keine Arbeitszeit. Der Vorteil dieser Variante: Für jeden Tag lässt sich die Arbeitszeit minutengenau erfassen.
Wenn du dich für 2) entscheidest, gilt: Mitarbeitende tragen nur die Abwesenheit ein (z. B. Fortbildung), keinen Arbeitszeiteintrag. Nachteil: Die Arbeitszeit lässt sich nicht minutengenau angeben; Timebutler zieht die tägliche Soll-Arbeitszeit ab, unabhängig von der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit.
Um die Einstellung zu prüfen oder zu ändern, für welche Abwesenheitstypen die Soll-Arbeitszeit reduziert wird, melde dich als Admin bei Timebutler an, klick links unten auf “Einstellungen > Weitere..”, dann rechts auf “Abwesenheitstypen”. In der Spalte “Verringert die Soll-Arbeitszeit” siehst du, bei welchen Abwesenheiten diese Option aktiv ist. Um die Einstellung zu ändern, klick in der Zeile der gewünschten Abwesenheit links auf den grünen Button mit dem Bleistift (=Bearbeiten). Setz dann das Häkchen bei “Verringert die Soll-Arbeitszeit” und speichere die Änderung durch Klick auf den Button “Speichern”.
Screenshot zur Einstellung “Abwesenheit verringert die Soll-Arbeitszeit”
