Hier steuert ein Admin Mitteilungen für das gesamte Unternehmen. Die Seite hat zwei Registerkarten.
Allgemeine Einstellungen: Automatische Mitteilungen für Mitarbeitende
Dies ist der Hauptschalter dafür, ob Mitarbeitende automatisch generierte Mitteilungen überhaupt erhalten.
- Deaktiviert: (Standard): Mitarbeitende erhalten keine automatisch generierten Mitteilungen. Admins und Vorgesetzte erhalten sie weiterhin.
- Aktiviert: Mitarbeitende erhalten auch automatische Mitteilungen, z.B. wenn ihr Schichtplan veröffentlicht wird.
Gut zu wissen
- Diese Einstellung betrifft nur automatische, ereignisgesteuerte Mitteilungen. Manuell verfasste Mitteilungen und unternehmensweite Ankündigungen von Timebutler erreichen immer die adressierten Personen.
- Admins und Vorgesetzte erhalten unabhängig von dieser Einstellung immer die Mitteilungen, die sie benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen.
- Wenn du die Einstellung später aktivierst, werden verpasste Mitteilungen nicht rückwirkend erneut zugestellt; sie gilt ab diesem Moment.
Erweiterte Einstellungen
Die Funktion „E-Mail-Kopien an die Personalabteilung oder weitere Personen“ wurde in den Bereich „Mitteilungen“ verschoben. Hier kannst du zusätzlich festlegen, dass auch die Personalabteilung, oder weitere E-Mail-Empfänger:innen, eine Benachrichtigung über eine genehmigungspflichtige Abwesenheit bekommen. Sie werden somit informiert, ohne dass sie eine Genehmigung / Ablehnung erteilen können.
Trage hier die gewünschten Empfänger-E-Mail-Adressen ein. Du kannst die Benachrichtigungen auf Mitarbeitende bestimmter Abteilungen oder Standorte eingrenzen und festlegen, dass nur bei bestimmten Abwesenheitstypen Kopien verschickt werden, zum Beispiel nur bei Urlaub und Krankheit.
Die Empfänger:innen bekommen zuerst eine E-Mail mit einem Link zur Bestätigung, dass sie Benachrichtigungs-E-Mails erhalten möchten. Erst nach der Bestätigung aktivieren wir den Versand der Benachrichtigungs-E-Mails.
Hinweis: Weil Timebutler nur bei genehmigungspflichtigen Anträgen E-Mails verschickt, kannst du Empfänger:innen bei nicht genehmigungspflichtigen Abwesenheiten nicht benachrichtigen.
Einstellungen → Schichtplanung → Schichtzuweisungen akzeptieren / ablehnen
Auf der Seite „Schichtplanungseinstellungen“ gibt es einen separaten Schalter. Wenn dieser aktiviert ist:
- Jede Schichtzuweisung hat Akzeptieren- / Ablehnen-Schaltflächen, also im Postfach, in der E-Mail und im persönlichen Schichtkalender der Empfänger.
- Der/ die Planer:in, der die Zuweisung erstellt hat, erhält eine Informationskopie, wenn der/die Empfänger:in antwortet.
- Eine wöchentliche Schaltfläche “Alle akzeptieren” im Kalender ermöglicht es Mitarbeitenden, eine ganze Woche zu bestätigen. Der/ die Planer:in erhält eine konsolidierte Zusammenfassung, nicht eine Mitteilung pro Schicht. Wenn der Schalter ausgeschaltet ist, sind Schichtmitteilungen rein informativ und es ist keine Antwort erforderlich.