Nach mehreren Verschiebungen ersetzt in Deutschland seit Januar 2023 eine elektronische Abfrage die ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen auf Papier (Atteste / gelbe Zettel), die sogenannte elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – kurz eAU oder eAttest.
Wir haben die Entwicklung monatelang eng begleitet und kontinuierlich geprüft, wie wir die Abfrage der eAtteste in Timebutler integrieren können. Nach intensiver Prüfung der vom Gesetzgeber bereitgestellten Möglichkeiten und Vorgaben und engem Austausch mit den verantwortlichen Stellen haben wir entschieden, die Abfrage der eAtteste in Timebutler vorerst nicht anzubieten. Die vielen Gründe dafür – auch im Interesse unserer Timebutler Nutzer:innen – findest du weiter unten auf dieser Seite.
Wie kannst du das eAttest abrufen?
Wie oben beschrieben, kannst du das eAttest in Timebutler aus vielen Gründen nicht abrufen. Stattdessen hast du folgende Möglichkeiten:
1) In vielen Fällen nicht nötig
Die verantwortlichen Stellen sagen, dass du in den meisten Fällen kein eAttest abrufen musst. Vertraut dein Unternehmen der Krankmeldung eines Mitarbeitenden oder handelt es sich nicht um eine zahlungsrelevante Unterlage, musst du kein eAttest abrufen.
2) Lohnabrechnungsprogramm
Alle zertifizierten Lohnabrechnungsprogramme müssen seit 2022 gesetzlich eine Möglichkeit zur Abfrage der eAtteste bereitstellen. In deinem Unternehmen oder bei deinem Steuerbüro läuft ein Lohnabrechnungsprogramm – dort kannst du die eAtteste abrufen. Sprich deine Lohnbuchhaltung oder dein Steuerbüro darauf an.
3) Ausfüllhilfe sv.net
Unter www.itsg.de/produkte/sv-net/ bietet die ITSG GmbH (Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherungen) eine Möglichkeit, eAtteste online abzurufen. Das ist jedoch nur für kleine Unternehmen ohne Lohnabrechnungsprogramm sinnvoll, da du bei jeder Abfrage alle Daten der Mitarbeitenden erneut eintragen musst und die Ausfüllhilfe daher wenig Komfort für wiederkehrende Abfragen bietet.
Wie hinterlegst du in Timebutler, dass das Attest vorliegt?
In Timebutler kannst du für jeden Krankheitseintrag festlegen, ob das Attest im Unternehmen eingegangen ist oder nicht. Das war schon immer möglich und daran ändert sich mit der Einführung der eAtteste nichts – zumal viele Mitarbeitende kein eAttest bekommen und weiterhin das alte Verfahren mit Attesten auf Papier gilt.
Sobald also das ärztliche Attest in Papierform oder das eAttest im Unternehmen eintrifft, kannst du beim Krankheitseintrag in Timebutler einstellen, dass das Attest eingegangen ist. Hier erfährst du, wie du den Attest-Status bei einem Krankheitseintrag änderst.
Hier erfährst du, wie du zusätzliche Krankheitsinformationen hinterlegst, z. B. ob für einen Krankheitseintrag ein eAttest vom Arzt ausgestellt wurde.
Welche Gründe sprechen gegen die Abfrage des eAttests in Timebutler?
Die kurze Antwort auf diese Frage lautet:
- Das bereitgestellte Verfahren lässt keinen komfortablen Echtzeit-Abruf der gewünschten Daten zu.
- Vorgaben zur Datenbereitstellung zwingen Unternehmen zur mehrfachen Erfassung derselben Daten und zu umständlichen Übertragungswegen.
- Viele Mitarbeitende sind von der eAttest-Abfrage ausgeschlossen – Papieratteste bleiben also.
- Falsche Abfragen sind rechtswidrig – davor möchten wir unsere Kund:innen schützen.
- Eine Abfrage würde einen aufwendigen und komplexen Identifikationsprozess der Unternehmen bei Timebutler erzwingen.
Hier findest du die ausführliche Antwort.
Die ausführliche Antwort auf diese Frage lautet:
Nicht komfortabel
Mehrere Einschränkungen im Verfahren zum Abholen des eAttests machen den Abruf wenig komfortabel, zum Beispiel:
Keine Echtzeit-Verfügbarkeit
War eine Person beim Arzt und hat ein Attest bekommen, informiert sie ihr Unternehmen. In Zeiten elektronischer Übermittlung erwarten viele, dass das eAttest sofort oder nach wenigen Minuten bereitsteht. Ruft das Unternehmen das eAttest ab, meldet die Stelle jedoch oft, dass kein eAttest vorliegt. In den meisten Fällen ist ein eAttest erst Tage nach dem Arztbesuch abrufbar, häufig erst 4-6 Tage nach der Krankmeldung.
Doppelerfassung der Daten, aufwändiger Abgleich
Das Verfahren verlangt, dass Personaldaten (Name der Mitarbeitenden, Krankenkasse und weitere) aus einer zertifizierten Lohnbuchhaltung in das Zielsystem fließen. In Timebutler liegen diese Informationen zwar bereits vor, du darfst sie dafür aber ausdrücklich nicht verwenden. Stattdessen müsstest du die Daten aus einer zertifizierten Lohnbuchhaltungssoftware exportieren und in Timebutler importieren. Da Lohnbuchhaltungsprogramme keinen einheitlichen Austauschstandard haben, müsstest du die exportierten Daten oft mühsam umwandeln oder überarbeiten, um sie in Timebutler importieren zu können – das gelingt in der Regel nur versiertem IT-Personal.
Diesen manuellen Export und Import müsstest du vor jedem Abruf eines eAttests wiederholen, um sicherzugehen, dass das Verfahren den gesetzlichen Vorgaben genügt. Das ist für Nutzer:innen nicht zumutbar.
Die exakt gleichen Daten liegen in Timebutler bereits vor, du darfst sie aber nicht verwenden. Die Übertragung der Daten aus einer Lohnbuchhaltung ist Pflicht – ungeachtet der bereits vorhandenen Daten.
Außerdem muss dein Unternehmen sicherstellen, dass die Daten aus einem sogenannten systemgeprüften Lohnabrechnungsprogramm bereitgestellt werden und unverändert importiert werden. Ihr müsst die Daten kontinuierlich prüfen und aktuell halten.
Risiko, gegen gesetzliche Vorgaben zu verstoßen
Du darfst ein eAttest nur abrufen, wenn zuvor eine Krankmeldung durch eine:n Mitarbeitende:n eingegangen ist und das Unternehmen informiert wurde. Daraus folgt:
Sperre des Zugangs möglich
Wenn Unternehmen in Timebutler wissentlich oder versehentlich eAttest-Abfragen ohne vorherige Krankmeldung durchführen, riskieren wir, dass die Meldestelle Timebutler den Zugriff zur Abfrage von eAttesten für alle Nutzer:innen sperrt. Software kann jedoch nie mit letzter Sicherheit gewährleisten, ob sich jemand zuvor vielleicht telefonisch oder per E‑Mail krankgemeldet hat, bevor das Unternehmen die Abfrage startet.
Damit besteht das Risiko, dass der Zugang zur Abfrage der eAtteste verwehrt wird. Unter diesen Bedingungen können wir nicht sicherstellen, dass die Abfrage der eAtteste dauerhaft verfügbar ist.
Keine automatische Bereitstellung möglich
Unser Wunschszenario: Timebutler stellt Unternehmen eAtteste automatisiert bereit. Dazu müsste Timebutler alle offenen eAtteste eines Unternehmens abfragen dürfen. Dann könnten wir unseren Nutzer:innen bei der Anmeldung in Timebutler bereits die Liste der abrufbaren eAtteste anbieten.
Das ist jedoch nicht erlaubt – zulässig sind nur gezielte Abfragen für einzelne Mitarbeitende zu bestimmten Terminen und nur unter der Voraussetzung, dass die Person die Krankheit zuvor gemeldet hat.
Nicht vollständig - Atteste auf Papier gibt es weiterhin
Die Umstellung auf das eAttest gilt nicht für alle Gruppen. Für die große Gruppe der privat krankenversicherten Mitarbeitenden wird es beispielsweise keine eAtteste geben – eAtteste und die bekannten Papieratteste laufen parallel.
In Einzelfällen stellt die Praxis für berechtigte Mitarbeitende dennoch kein eAttest aus, z. B. bei einer technischen Störung, fehlender digitaler Signatur oder wenn diese nicht erneuert wurde. In diesem Fall bekommt die Person weiterhin ein Attest auf Papier, das an die Krankenkasse geschickt werden muss. Versäumt die Person das, entsteht zu dieser Krankheit nie ein eAttest – es bleibt dauerhaft nicht abrufbar.
Risiko, gegen den Datenschutz zu verstoßen
Damit niemand unberechtigt sensible, personenbezogene Krankheitsdaten abfragen kann, muss das abfragende System schriftlich zusichern, dass sich die Nutzer:innen des Systems bei der Meldestelle oder deren Vertragspartner identifiziert haben. Um das zu gewährleisten, gelten umfangreiche Vorgaben des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik).
Um diese Vorgaben zu erfüllen, bräuchte es einen umfangreichen, aufwändigen Identifikationsprozess der Unternehmen inkl. Prüfung der Berechtigung auf den Zugriff bestimmter Daten. Diese Identifizierung musst du zudem regelmäßig sicherstellen und somit wiederholen. Das BSI-Dokument, das die Anforderungen an diese Identifikation beschreibt, umfasste zum Zeitpunkt der Einführung der eAtteste 60 Seiten.
Wir könnten einen solchen Identifikationsprozess zwar erstellen, er wäre für Unternehmen jedoch mit erheblichem Aufwand verbunden. Zudem hätten wir keine vollständige Sicherheit, ob in Einzelfällen nicht doch unberechtigt Krankheitsdaten von Mitarbeitenden aus Drittunternehmen abgefragt und die Timebutler-Abfrage dafür missbraucht wird. Diese Verstöße könnten zu rechtlichen Konsequenzen sowohl bei Timebutler als auch bei Unternehmen führen. Wir möchten unsere Kund:innen und Timebutler davor schützen.
Technische Komplexität und Änderung der Schnittstelle
Zum Zeitpunkt der Einführung der eAtteste stehen auf der Gegenseite zur Abfrage der eAtteste ca. 30 Gegenstellen (Krankenkassen), die teilweise unterschiedliche Verschlüsselungsverfahren verwenden. In manchen Fällen weichen auch die Schnittstellenbeschreibungen voneinander ab, und die Erfahrung anderer Unternehmen zeigt, dass sie Abfragen von eAttesten manchmal manuell nacharbeiten müssen.
Die Implementierung des Abrufs der eAtteste erfordert mehrere Audits und die Erfüllung eines umfangreichen Pflichtenhefts, das zum Zeitpunkt der Einführung der eAtteste 100 Kriterien umfasst und um weitere Kriterien ergänzt werden soll. Zusätzlich zur Systemprüfung muss bei einer erstmaligen Systemuntersuchung die Ordnungsmäßigkeit des Abrufs und deren Praktikabilität durch Pilotprüfungen bei mindestens zwei verschiedenen Arbeitgebern innerhalb von neun Monaten seit Abschluss der Systemprüfung nachgewiesen werden. Der vorgeschriebene Zertifizierungsprozess dauert somit mindestens 9 Monate, realistischerweise sind jedoch weitere Vorlaufzeiten einzuplanen.
Weiterhin gibt es gesetzliche Vorgaben zur Versionierung. Wenn Änderungen an den Vorgaben für die Abfrage der eAtteste festgelegt werden, bleibt den abfragenden Systemen nur ein sehr begrenzter Zeitraum, um das System an die neuen Vorgaben umgehend anzupassen und die Änderungen prüfen und zertifizieren zu lassen. Werden diese Zeiträume nicht eingehalten, kann die Zertifizierung entzogen werden und damit der Abruf von eAttesten plötzlich unmöglich werden.
Unter diesen Bedingungen können wir nicht sicherstellen, dass die Abfrage der eAtteste dauerhaft verfügbar ist.
Keine Echtzeitabfrage
Wie oben beschrieben, sind eAtteste voraussichtlich erst 4-6 Tage nach der Krankmeldung abrufbereit. Darüber hinaus sind Abfragen nur erlaubt, wenn zuvor eine Meldung durch das Unternehmen stattgefunden hat. Eine automatische Bereitstellung durch Timebutler, wie wir sie uns gewünscht hätten, ist also nicht erlaubt und somit nicht möglich.
Zusätzlich darf die Schnittstelle zur eAttest-Abfrage nur maximal 4 x je Stunde aufgerufen werden. Unternehmen könnten das eAttest also nicht sofort abrufen, sondern müssten eine Wartezeit von bis zu 15 Minuten einhalten.
